Een cateringfactuur is meer dan alleen een rekening. Het is een juridisch document dat aan strenge eisen moet voldoen volgens Nederlandse wetgeving. Of je nu een kleine cateringservice runt of een groot evenementenbureau beheert, de Belastingdienst stelt duidelijke regels over welke gegevens verplicht op elke factuur moeten staan. Fouten in je facturatie kunnen leiden tot boetes en problemen met je administratie. In dit artikel leggen we je precies uit welke verplichte gegevens factuur nodig zijn en hoe je ervoor zorgt dat je cateringadministratie altijd op orde is.
Basisgegevens die altijd op je factuur horen
Elke cateringfactuur moet beginnen met de fundamentele bedrijfsgegevens. Deze factuurvereisten Nederland zijn wettelijk verplicht en vormen de basis van een geldige factuur.
Je bedrijfsnaam moet exact overeenkomen met de naam zoals deze bij de Kamer van Koophandel staat geregistreerd. Daarnaast vermeld je je volledige bedrijfsadres, inclusief postcode en plaats. Je KvK-nummer en BTW-nummer zijn ook verplicht, tenzij je onder de BTW-vrijstellingsgrens valt.
De factuurdatum en een uniek factuurnummer zijn onmisbaar. Het factuurnummer moet opeenvolgend zijn, dus je kunt niet zomaar nummers overslaan. Dit helpt de Belastingdienst bij controles en houdt je eigen administratie overzichtelijk.
| Gegeven | Verplicht | Opmerking |
|---|---|---|
| Bedrijfsnaam | Ja | Zoals geregistreerd bij KvK |
| Bedrijfsadres | Ja | Volledig adres met postcode |
| KvK-nummer | Ja | 8-cijferig nummer |
| BTW-nummer | Ja* | *Indien BTW-plichtig |
| Factuurnummer | Ja | Uniek en opeenvolgend |
| Factuurdatum | Ja | Datum van uitgifte |
BTW-informatie correct vermelden op cateringfacturen
BTW op cateringfacturen kan ingewikkeld zijn omdat verschillende producten en diensten onder verschillende tarieven vallen. Voor de meeste cateringdiensten geldt het hoge BTW-tarief van 21%, maar er zijn uitzonderingen.
Levensmiddelen die je levert zonder verdere dienstverlening (zoals alleen bezorgen) vallen vaak onder het lage tarief van 9%. Maar zodra je ook personeel levert voor bediening of als je ter plaatse kookt, wordt het hele pakket belast met 21% BTW.
Op je BTW factuur catering moet je per BTW-tarief het nettobedrag, het BTW-percentage, het BTW-bedrag en het brutobedrag vermelden. Alcoholische dranken vallen altijd onder het hoge tarief, net als alle vormen van horeca-dienstverlening.
Verschillende BTW-tarieven in de praktijk
- 9% BTW: Alleen levering van levensmiddelen zonder dienstverlening
- 21% BTW: Catering met bediening, warme maaltijden, alcoholische dranken
- 0% BTW: Export naar landen buiten de EU (met juiste documentatie)
Klantgegevens en leveringsdetails specificeren
Je klantgegevens moeten volledig en correct zijn. Dit betekent de officiële bedrijfsnaam (bij zakelijke klanten), het BTW-nummer van de klant (indien van toepassing) en het factuuradres. Als het leveringsadres afwijkt van het factuuradres, vermeld dan beide adressen duidelijk.
Voor evenementen is het handig om ook de eventdatum, locatie en contactpersoon te vermelden. Dit helpt bij discussies achteraf en zorgt voor duidelijkheid over wat er geleverd is en wanneer. Bewaar altijd de originele aanvraag of het getekende contract als ondersteuning van je factuur.
Bij particuliere klanten volstaat de naam en het adres, maar zorg ervoor dat deze gegevens kloppen. Foutieve klantgegevens kunnen leiden tot problemen bij het innen van je factuur en bij eventuele controles.
Producten en diensten duidelijk omschrijven
De omschrijving van je producten en diensten moet zo duidelijk zijn dat een buitenstaander begrijpt wat er geleverd is. “Catering bruiloft” is te vaag. Beter is: “Buffet voor 80 personen inclusief bediening, 3-gangen menu, drankarrangement en materiaal”.
Vermeld per regel het aantal, de omschrijving, de prijs per eenheid en het totaalbedrag. Als je verschillende menu’s of pakketten aanbiedt, maak dan een aparte regel voor elk onderdeel. Dit maakt je factuur transparant en professioneel.
Voor facturatie catering is het belangrijk om ook extra’s zoals personeel, materiaalverhuur of transportkosten apart te vermelden. Zo voorkom je discussies achteraf en kan de klant precies zien waar hij voor betaalt. Een geautomatiseerd offertes systeem kan je helpen om consistent alle details vast te leggen die later op de factuur terugkomen.
Wat gebeurt er bij onjuiste factuurgegevens?
Fouten in je facturatie kunnen dure gevolgen hebben. De Belastingdienst kan boetes opleggen als je facturen niet voldoen aan de wettelijke eisen. Deze boetes kunnen oplopen tot duizenden euro’s, afhankelijk van de ernst en frequentie van de fouten.
Veel voorkomende fouten zijn: ontbrekende BTW-nummers, onjuiste BTW-berekeningen, niet-opeenvolgende factuurnummers en onduidelijke omschrijvingen. Als je een fout ontdekt, stuur dan zo snel mogelijk een creditnota en een nieuwe, correcte factuur.
Bij systematische fouten kan de Belastingdienst je hele administratie onder de loep nemen. Dit kost niet alleen geld, maar ook veel tijd en stress. Investeren in goede cateringadministratie voorkomt deze problemen.
Hoe fouten voorkomen en corrigeren
- Controleer elke factuur voordat je hem verstuurt
- Gebruik vaste sjablonen met alle verplichte velden
- Automatiseer waar mogelijk om typefouten te voorkomen
- Bij fouten: stuur creditnota en nieuwe factuur
- Bewaar alle correspondentie over correcties
Digitale facturatie en bewaartermijnen
Digitale facturen zijn volledig gelijkwaardig aan papieren facturen, mits ze voldoen aan dezelfde eisen. Je kunt facturen versturen per e-mail, maar zorg ervoor dat ze in een leesbaar formaat zijn (meestal PDF) en alle verplichte gegevens bevatten.
De Belastingdienst factuur regels schrijven voor dat je alle facturen minimaal zeven jaar moet bewaren. Dit geldt voor zowel verzonden als ontvangen facturen. Digitale opslag is toegestaan, maar zorg ervoor dat de bestanden niet kunnen worden gewijzigd en dat je altijd toegang hebt tot de gegevens.
Elektronische handtekeningen zijn niet verplicht voor facturen, maar kunnen wel handig zijn voor contracten en offertes. Als je werkt met digitale workflows, zorg dan voor goede back-ups en beveiligde opslag van al je financiële documenten.
Cloud-opslag wordt steeds populairder omdat het automatische back-ups en toegang vanaf elke locatie mogelijk maakt. Let wel op dat je cloudprovider voldoet aan Nederlandse privacywetgeving en dat je gegevens veilig zijn.
Een goede facturatie catering workflow bespaart je veel tijd en zorgt ervoor dat je nooit meer belangrijke gegevens vergeet. Met moderne software kun je facturen automatisch genereren vanuit je offertes, waardoor alle gegevens consistent blijven en het risiko op fouten minimaal wordt. Een professioneel cateringplatform kan je hierbij ondersteunen met geïntegreerde facturatiefuncties.
Wil je jouw factuurproces volledig automatiseren en altijd zeker zijn van correcte gegevens? Bij Catermonkey helpen we cateringbedrijven dagelijks om hun administratie te stroomlijnen. Van offerte tot factuur, alles in één systeem met automatische BTW-berekeningen en koppelingen naar bekende boekhoudpakketten. Voor meer informatie over hoe we je kunnen helpen, kun je altijd contact met ons opnemen.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Heb je vragen over het optimaliseren van je factuurproces of wil je weten hoe Catermonkey jouw cateringbedrijf kan ondersteunen? We denken graag met je mee! Of je nu ideeën hebt voor het verbeteren van je administratie of specifieke uitdagingen wilt bespreken, ons team staat klaar om samen met jou te kijken hoe ons platform je bedrijf verder kan helpen.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Klik hier om een vrijblijvende brainstormsessie in te plannen en ontdek hoe we samen jouw cateringadministratie naar een hoger niveau kunnen tillen.
