Als eigenaar van een cateringbedrijf weet je dat de administratie behoorlijk wat tijd kan kosten. Het goede nieuws? De juiste boekhoudsoftware voor cateringbedrijven kan dit drastisch veranderen. In 2025 zijn er specifieke oplossingen die perfect aansluiten bij de unieke behoeften van de cateringbranche, van projectadministratie tot voorraadkoppeling. In dit artikel ontdek je welke opties het beste bij jouw bedrijf passen en waar je op moet letten bij je keuze.
Wat maakt boekhoudsoftware geschikt voor cateringbedrijven?
Cateringbedrijven hebben andere eisen dan een gewone winkel of kantoor. Jouw administratie draait om events, wisselende omzetten en complexe inkopen. Een standaard boekhoudprogramma schiet hier vaak tekort.
Projectadministratie staat bovenaan de lijst van must-haves. Elk event is eigenlijk een apart project met eigen kosten, omzet en winstmarge. Je wilt per opdracht kunnen zien of je winst hebt gemaakt.
Daarnaast heb je te maken met seizoensgebonden pieken en dalen in je omzet, wat vraagt om flexibele rapportages. De BTW-behandeling bij catering kan lastig zijn. Denk aan verschillende tarieven voor afhaal versus ter plaatse consumeren, of de 9% voor bepaalde producten. Je boekhoudsoftware moet dit automatisch kunnen verwerken.
Voorraadkoppeling is een ander belangrijk punt. Je ingrediënten moeten gekoppeld zijn aan je gerechten, zodat je inkoop automatisch wordt bijgehouden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten in je kostencalculatie.
Top 5 boekhoudsoftware opties voor catering in 2025
Na onderzoek naar verschillende oplossingen zijn dit de vijf beste opties voor administratie software catering:
| Software | Beste voor | Sterke punten | Prijsklasse |
|---|---|---|---|
| Exact Online | Grote cateringbedrijven | Uitgebreide projectadministratie, goede koppelingen | €25-50/maand |
| Moneybird | Startende cateraars | Gebruiksvriendelijk, betaalbaar, goede factuurmodule | €8-18/maand |
| Snelstart | MKB cateringbedrijven | Nederlandse software, goede ondersteuning | €15-35/maand |
| Visma eAccounting | Groeiende bedrijven | Sterke rapportages, mobiele app | €12-25/maand |
| Twinfield | Professionele cateraars | Krachtige functionaliteiten, goede accountantskoppelingen | €30-60/maand |
Elke optie heeft zijn eigen voordelen. Moneybird is perfect als je net begint en een eenvoudige oplossing zoekt. Exact Online biedt de meeste mogelijkheden voor complexere administraties, terwijl Snelstart een goede middenweg vormt.
Welke functies zijn belangrijk voor cateringadministratie?
Bij het kiezen van financiële software voor je cateringbedrijf zijn bepaalde functies onmisbaar. Projectboekhouding staat bovenaan. Je moet per event kunnen zien wat je kosten en opbrengsten zijn.
Een goede offertemodule helpt enorm. Je kunt prijzen berekenen, marges instellen en direct vanuit het systeem professionele offertes versturen. Sommige pakketten koppelen zelfs automatisch aan je website.
Voorraadkoppeling wordt vaak onderschat, maar is goud waard. Als je ingrediënten koppelt aan gerechten, wordt je inkoop automatisch berekend. Dit geeft je real-time inzicht in je werkelijke kosten per event.
Integraties met planningsoftware maken je leven een stuk makkelijker. Je planning, inkoop en facturatie werken dan naadloos samen. Denk ook aan koppelingen met je bankrekening voor automatische boekingen.
Mobiele toegang is tegenwoordig standaard. Je wilt onderweg facturen kunnen versturen of snel kosten kunnen invoeren. Een goede app is daarom geen luxe meer.
Kosten van boekhoudsoftware voor cateringbedrijven
De kosten voor boekhouding cateringbedrijven 2025 variëren flink. Voor een startend bedrijf kun je al vanaf €8 per maand aan de slag. Grotere bedrijven betalen vaak €50 tot €100 per maand voor uitgebreide functionaliteiten.
Let op setup kosten. Sommige leveranciers rekenen eenmalig €100 tot €500 voor implementatie en training. Dit kan de moeite waard zijn als je veel tijd bespaart bij de overstap.
Veel pakketten rekenen per gebruiker. Als je team groeit, stijgen je kosten mee. Vraag altijd naar pakketdeals voor meerdere gebruikers.
Vergeet de kosten voor koppelingen niet. Integraties met je website, betaalsystemen of andere software kosten vaak extra. Reken op €10 tot €30 per maand per koppeling.
De goedkoopste optie is niet altijd de beste. Als software je 5 uur per week bespaart, verdient een duurdere oplossing zichzelf snel terug.
Veelgemaakte fouten bij het kiezen van boekhoudprogramma’s
De grootste fout is kiezen voor de goedkoopste optie zonder naar functionaliteit te kijken. Een boekhoudpakket catering moet bij je bedrijf passen, niet andersom.
Veel ondernemers vergeten hun accountant te betrekken bij de keuze. Je accountant moet kunnen werken met het systeem dat je kiest. Vraag vooraf of er goede koppelingen zijn.
Onderschat de implementatietijd niet. Overstappen naar nieuwe software kost tijd en energie. Plan dit in een rustige periode en zorg voor goede begeleiding.
Een andere valkuil is te veel focussen op de huidige situatie. Denk ook aan de toekomst. Als je wilt groeien, kies dan software die meegroeit.
Vergeet training niet. Het beste systeem is waardeloos als je team er niet mee kan werken. Investeer in goede training voor jezelf en je medewerkers.
Implementatie tips voor nieuwe boekhoudsoftware
Start met een grondige voorbereiding. Maak een lijst van alle functionaliteiten die je nodig hebt. Denk aan offertes, facturatie, voorraad en rapportages.
Plan de overstap zorgvuldig. Kies een moment waarop je niet te druk bent met events. Het begin van een nieuw boekjaar is vaak ideaal.
Datamigratieadviezen zijn belangrijk. Exporteer al je klantgegevens, openstaande facturen en voorraadgegevens uit je huidige systeem. Test de import grondig voordat je live gaat.
Begin klein en bouw langzaam op. Implementeer niet alle functionaliteiten tegelijk. Start met de basis zoals facturatie en voeg stap voor stap functies toe.
Zorg voor goede training van je personeel. Plan sessies in en geef iedereen tijd om te wennen aan het nieuwe systeem. Houd rekening met een leercurve van enkele weken.
Test alles voordat je volledig overstapt. Draai een periode parallel met je oude systeem om zeker te zijn dat alles goed werkt.
De keuze voor de juiste boekhoudsoftware kan je cateringbedrijf naar een hoger niveau tillen. Door te focussen op jouw specifieke behoeften en zorgvuldig te implementeren, bespaar je tijd en krijg je beter inzicht in je bedrijf. Bij Catermonkey begrijpen we deze uitdagingen en bieden we daarom ook facturatie en administratie optimalisatie als onderdeel van onze all-in-one oplossing voor cateringprofessionals. Wil je meer weten over hoe onze software jouw administratie kan vereenvoudigen? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.
Klaar voor een vrijblijvende brainstorm?
Heb je vragen over boekhoudsoftware voor je cateringbedrijf of wil je weten hoe Catermonkey je kan ondersteunen? We nodigen je graag uit voor een vrijblijvende brainstormsessie. Kom met al je ideeën en vragen – ons team denkt graag mee over hoe ons platform jouw bedrijf kan helpen groeien en je administratie kan vereenvoudigen.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Klik hier om een afspraak in te plannen en ontdek de mogelijkheden voor jouw cateringbedrijf.
