Catering software beheert je inventaris door automatisch je voorraad bij te houden, van ingrediënten tot serviesgoed. Het systeem koppelt gerechten aan ingrediënten, berekent automatisch je inkoop en waarschuwt je bij lage voorraden. Zo heb je altijd real-time inzicht in wat je hebt, wat je nodig hebt en wanneer je moet bestellen.
Wat is inventarisbeheer in catering software?
Inventarisbeheer in catering software is het digitaal bijhouden van al je voorraad. Dit betekent dat je niet meer met lijstjes op papier of Excel-sheets hoeft te werken, maar dat alles automatisch wordt geregistreerd in één systeem.
Het gaat om veel meer dan alleen ingrediënten tellen. Moderne catering software houdt bij wat je hebt, wat je gebruikt per gerecht en wanneer je moet bijbestellen. Denk aan vlees, groenten, specerijen, maar ook serviesgoed, glazen en decoratiemateriaal.
Voor cateringbedrijven is dit belangrijk omdat je vaak met grote hoeveelheden werkt en veel verschillende events tegelijk plant. Zonder goed overzicht loop je het risiko dat je ingrediënten tekort komt of juist te veel inkoopt.
Hoe werkt automatische voorraadtracking?
Automatische voorraadtracking werkt door slimme koppelingen tussen je gerechten en ingrediënten. Wanneer je een offerte maakt, berekent het systeem meteen hoeveel van elk ingrediënt je nodig hebt.
Het proces werkt zo: je koppelt elk gerecht aan de benodigde ingrediënten met hoeveelheden. Als je een buffet voor 50 personen offereert, weet het systeem direct dat je bijvoorbeeld 5 kilo kip, 2 kilo rijst en 3 liter room nodig hebt.
Na elk event wordt je voorraad automatisch bijgewerkt. Je hoeft niet meer handmatig bij te houden wat je hebt gebruikt. Het systeem trekt de gebruikte hoeveelheden af van je voorraad en geeft je een actueel overzicht.
Welke voordelen biedt digitaal voorraadbeheer?
Het grootste voordeel van digitaal voorraadbeheer is tijdsbesparing. Je hoeft niet meer urenlang te tellen en te rekenen wat je nodig hebt voor komende events.
Daarnaast maak je minder fouten. Handmatig rekenen gaat vaak mis, vooral bij grote aantallen. Digitaal voorraadbeheer rekent precies uit wat je nodig hebt en voorkomt vergissingen.
Je bespaart ook geld door betere planning. Je koopt niet meer te veel in omdat je bang bent dat je iets tekort komt. Het systeem laat precies zien wat je hebt en wat je nog nodig hebt.
| Handmatig beheer | Digitaal beheer |
|---|---|
| Veel tijd kwijt aan tellen | Automatische berekeningen |
| Kans op fouten | Nauwkeurige gegevens |
| Onduidelijk overzicht | Real-time inzicht |
| Te veel inkoop | Optimale hoeveelheden |
Hoe stel je minimumvoorraden in?
Minimumvoorraden instellen begint met het bepalen van je veiligheidsvoorraad per ingrediënt. Dit is de hoeveelheid die je altijd op voorraad wilt hebben voor noodgevallen.
Kijk naar je gemiddelde verbruik per week en hoe lang het duurt voordat een nieuwe bestelling binnenkomt. Als je wekelijks 10 kilo bloem gebruikt en je leverancier heeft 3 dagen levertijd, stel je minimum dan in op ongeveer 5 kilo.
Het systeem stuurt automatisch waarschuwingen wanneer je onder dit minimum komt. Zo kun je op tijd bestellen zonder dat je events in gevaar komen door tekorten.
Vergeet niet om seizoenen en drukke perioden mee te nemen. Voor de feestdagen wil je waarschijnlijk hogere minimumvoorraden dan in rustige zomermaanden.
Wat gebeurt er bij ingrediëntentekorten?
Bij ingrediëntentekorten krijg je direct een automatische waarschuwing van je catering software. Het systeem laat zien welke ingrediënten te laag zijn en voor welke geplande events je ze nodig hebt.
Goede software biedt ook alternatieve oplossingen. Als je bijvoorbeeld geen verse zalm meer hebt, kan het systeem voorstellen om gerookte zalm te gebruiken of een ander visgerecht aan te bieden.
Je kunt ook automatische bestellingen instellen. Wanneer een ingrediënt onder het minimum komt, genereert het systeem automatisch een bestelling bij je vaste leverancier.
Voor acute tekorten kun je snel zien welke leveranciers het ingrediënt op voorraad hebben en wat de levertijden zijn. Zo voorkom je dat je klanten moet teleurstellen.
Hoe integreer je leveranciers in je inventarissysteem?
Leveranciers integreren begint met het koppelen van hun productcatalogus aan jouw ingrediëntenlijst. Zo weet het systeem welke leverancier welk product levert en tegen welke prijs.
Moderne catering software kan automatisch prijzen updaten wanneer leveranciers hun tarieven aanpassen. Dit voorkomt verrassingen bij het maken van offertes en houdt je marges op peil.
Je kunt ook automatische bestelprocedures instellen. Wanneer bepaalde ingrediënten onder het minimum komen, stuurt het systeem automatisch een bestelling naar de juiste leverancier.
Voor grotere cateringbedrijven is het handig om meerdere leveranciers per ingrediënt te koppelen. Zo kun je altijd de beste prijs kiezen of uitwijken naar een andere leverancier als je vaste partner niet kan leveren.
Waarom is real-time inventaris zo belangrijk?
Real-time inventaris geeft je actueel inzicht in je voorraad op elk moment van de dag. Dit is belangrijk omdat de cateringbranche snel beweegt en je vaak last-minute aanpassingen moet maken.
Met real-time gegevens kun je direct zien of je een nieuwe opdracht kunt aannemen. Je hoeft niet eerst naar de keuken of het magazijn om te controleren wat je hebt. Het systeem toont meteen of je voldoende ingrediënten hebt.
Ook voor kostenbeheer is dit waardevol. Je ziet direct de impact van elk event op je voorraad en kunt sneller bijsturen als kosten oplopen. Dit helpt je om winstgevend te blijven.
Voor je klantenservice maakt het een groot verschil. Je kunt klanten direct een betrouwbaar antwoord geven over beschikbaarheid en levertijden, zonder dat je eerst moet uitzoeken wat je hebt.
Goed inventarisbeheer is de basis voor een succesvol cateringbedrijf. Het geeft je controle over je kosten, voorkomt teleurgestelde klanten en bespaart je veel tijd. Met moderne catering software wordt dit proces volledig geautomatiseerd, zodat je je kunt focussen op wat je het beste doet: fantastisch eten maken en events organiseren. Wij bij Catermonkey hebben deze functionaliteiten ontwikkeld om cateraars te helpen hun bedrijf efficiënter te runnen en meer tijd over te houden voor hun klanten.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Heb je vragen over inventarisbeheer of andere mogelijkheden binnen catering software? Kom je met ideeën waar je mee worstelt? Catermonkey denkt graag met je mee over hoe ons platform jouw bedrijf kan ondersteunen en welke oplossingen het beste bij jouw situatie passen.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Plan hier je vrijblijvende brainstormsessie en ontdek hoe we samen jouw bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren.
