Facturatie in catering software werkt door het automatisch omzetten van goedgekeurde offertes naar professionele facturen. Het systeem neemt alle gegevens over van de offerte, berekent automatisch BTW-tarieven en koppelt direct aan je boekhouding. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een naadloze overgang van verkoop naar administratie.
Wat is facturatie in catering software?
Facturatie in catering software is een geïntegreerde functie die het hele proces van factuurcreatie automatiseert. In plaats van handmatig facturen maken, zet het systeem goedgekeurde offertes automatisch om naar professionele facturen.
De software houdt rekening met alle specifieke aspecten van de cateringbranche. Denk aan verschillende BTW-tarieven voor producten en diensten, vooruitfacturering voor evenementen en de koppeling met werklijsten voor je team.
Het grote voordeel is dat je geen dubbel werk meer hebt. Alle informatie die je al hebt ingevoerd bij de offerte, wordt automatisch overgenomen. Dit voorkomt typfouten en zorgt ervoor dat je facturen altijd kloppen met wat je hebt afgesproken.
Hoe maak je automatisch facturen aan in catering software?
Het proces van automatische factuurcreatie begint zodra een klant je offerte goedkeurt. Met één klik zet het systeem de offerte om naar een definitieve factuur.
Eerst stel je factuursjablonen in met je bedrijfsgegevens, logo en huisstijl. Je bepaalt welke informatie standaard op je facturen komt te staan en hoe ze eruit moeten zien.
Vervolgens configureer je de automatiseringsregels. Je kunt instellen wanneer facturen automatisch worden verstuurd, of je vooruitfacturering wilt gebruiken en hoe restbetalingen worden afgehandeld.
Na goedkeuring van de offerte genereert het systeem direct een factuur met alle juiste gegevens. De factuur wordt automatisch opgeslagen in het systeem en kan direct per e-mail worden verstuurd naar de klant.
Welke gegevens worden automatisch overgenomen bij facturatie?
Alle klantgegevens uit de offerte worden automatisch overgenomen naar de factuur. Dit omvat contactinformatie, factuuradressen en specifieke klantvoorkeuren.
De complete menusamenstelling met prijzen, aantallen personen en eventuele extra services worden één op één overgenomen. Ook datum, tijd en locatie van het evenement staan automatisch op de factuur.
Bijzondere afspraken die je hebt gemaakt, zoals kortingen, toeslagen voor weekend-evenementen of extra kosten voor transport, worden ook automatisch meegenomen.
| Gegevenstype | Wat wordt overgenomen |
|---|---|
| Klantinformatie | Naam, adres, e-mail, telefoonnummer |
| Evenementdetails | Datum, tijd, locatie, aantal personen |
| Producten & diensten | Menu-items, prijzen, aantallen, toeslagen |
| Financiële gegevens | Kortingen, BTW-tarieven, totaalbedragen |
Hoe werkt BTW-berekening in catering facturatie?
De BTW-berekening gebeurt automatisch op basis van vooraf ingestelde tarieven per product of dienst. Het systeem herkent of het om voedingsmiddelen, dranken of cateringdiensten gaat en past het juiste BTW-tarief toe.
Voor de meeste voedingsmiddelen geldt het lage BTW-tarief van 9%, terwijl voor alcoholische dranken en bepaalde diensten het hoge tarief van 21% wordt gehanteerd. Het systeem houdt deze verschillen automatisch bij.
Bij gemengde bestellingen wordt per regel het juiste BTW-tarief berekend. Op de factuur zie je een duidelijk overzicht van de verschillende BTW-tarieven en bedragen, zodat alles transparant is voor je klant en boekhouder.
Het systeem zorgt er ook voor dat je BTW-aangifte klopt door alle gegevens correct bij te houden en te categoriseren volgens de geldende regelgeving.
Kan je facturen aanpassen na het aanmaken?
Ja, je kunt facturen aanpassen na het aanmaken, maar dit gebeurt op een gecontroleerde manier om je administratie correct te houden. Het systeem houdt bij welke wijzigingen je maakt en waarom.
Voor kleine correcties zoals een verkeerd telefoonnummer of een spellingsfout, kun je de factuur direct aanpassen. Voor grotere wijzigingen in bedragen of producten maakt het systeem automatisch een creditnota aan.
Als je een factuur volledig moet annuleren, genereert het systeem een creditnota voor het volledige bedrag. Vervolgens kun je een nieuwe, correcte factuur aanmaken.
Alle wijzigingen worden gelogd zodat je altijd kunt terugzien wat er is aangepast. Dit is belangrijk voor je boekhouding en eventuele controles.
Hoe koppel je facturatie aan je boekhouding?
De koppeling met je boekhouding gebeurt via directe integraties met bekende boekhoudpakketten. Het systeem exporteert automatisch alle factuurgegevens naar je boekhoudprogramma.
Moderne catering software ondersteunt Peppol voor veilige en gestandaardiseerde factuurverzending. Dit betekent dat je facturen direct in het systeem van je klanten terechtkomen en betalingen sneller worden verwerkt.
De synchronisatie werkt in beide richtingen. Wanneer een klant een factuur betaalt, wordt dit automatisch bijgewerkt in je catering software. Zo heb je altijd een actueel overzicht van openstaande facturen.
Je bespaart hiermee veel tijd omdat je niet meer handmatig gegevens hoeft over te tikken tussen verschillende systemen. Bovendien voorkom je fouten die kunnen ontstaan bij handmatige invoer.
Waarom maakt facturatie in catering software het verschil?
Goede facturatiefuncties maken het verschil omdat ze je complete bedrijfsvoering stroomlijnen. Je bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook je cashflow en klantrelaties.
Door automatisering maak je minder fouten en zien je facturen er altijd professioneel uit. Klanten krijgen sneller hun factuur en kunnen deze direct online bekijken en betalen.
De koppeling tussen offertes, werklijsten en facturen zorgt ervoor dat iedereen in je team weet wat er speelt. Je keukenpersoneel ziet wat er geleverd moet worden, en je administratie weet precies wat er gefactureerd is.
Het overzicht dat je krijgt over je omzet, marges en openstaande facturen helpt je betere zakelijke beslissingen te nemen. Je ziet direct welke evenementen het meest winstgevend zijn en waar je je focus op moet leggen.
Met Catermonkey krijg je al deze facturatiemogelijkheden in één gebruiksvriendelijk systeem. Zo kun je je focussen op wat je het beste doet: fantastische evenementen verzorgen voor tevreden klanten.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Heb je vragen over facturatie in catering software of wil je weten hoe Catermonkey jouw bedrijf kan ondersteunen? Kom gerust met je ideeën of vragen naar ons toe! We denken graag mee over hoe ons platform jouw cateringbedrijf naar een hoger niveau kan tillen.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Klik hier om een vrijblijvende brainstormsessie in te plannen en ontdek hoe we samen jouw catering administratie kunnen optimaliseren.
