Handmatige inkoop kost je tijd, geld en overzicht. Je besteedt uren aan het handmatig invoeren van bestellingen, vergelijken van prijzen en het bijhouden van administratie. Daarbij maak je sneller fouten zoals verkeerde hoeveelheden bestellen of dubbele bestellingen plaatsen. Geautomatiseerde inkoop horeca systemen daarentegen besparen tijd, reduceren fouten en geven je realtime inzicht in je voorraad en kosten.
Waarom kiezen tussen handmatige en geautomatiseerde inkoop?
De keuze tussen handmatige en geautomatiseerde inkoop bepaalt hoe efficiƫnt je cateringbedrijf draait. Handmatige inkoop betekent dat je alles zelf moet uitzoeken, berekenen en bijhouden. Dit kost niet alleen veel tijd, maar leidt ook tot onnodige stress en fouten.
Bij handmatige inkoop werk je met Excel-sheets, notitieblokjes en telefoontjes naar leveranciers. Je moet zelf uitrekenen hoeveel ingrediƫnten je nodig hebt voor elk event. Vergeet je iets te bestellen? Dan sta je met lege handen.
Geautomatiseerde systemen nemen dit werk uit je handen. Ze berekenen automatisch wat je nodig hebt op basis van je menu’s en het aantal gasten. Je krijgt overzichtelijke bestellijsten per leverancier en mist nooit meer een bestelling.
Wat zijn de grootste tijdverspillers bij handmatige inkoop?
Handmatige inkoop vreet letterlijk je tijd op. Je bent uren bezig met taken die eigenlijk in minuten gedaan kunnen zijn. Het handmatig invoeren van bestellingen alleen al kost je dagelijks kostbare tijd die je beter kunt besteden aan je klanten.
De grootste tijdverspillers zijn:
- Prijzen vergelijken bij verschillende leveranciers via telefoon of email
- Bestellingen handmatig invoeren in verschillende systemen
- Uitrekenen hoeveel ingrediƫnten je nodig hebt per event
- Bijhouden van leveringen en facturen in Excel
- Zoeken naar oude bestellingen en prijzen
Al deze taken kosten je gemakkelijk enkele uren per dag. Tijd die je veel beter kunt besteden aan het groeien van je bedrijf of het perfectioneren van je gerechten.
Welke fouten maak je sneller bij handmatige inkoopprocessen?
Menselijke fouten zijn onvermijdelijk bij handmatige processen. Je kunt nog zo zorgvuldig zijn, maar vergissingen sluipen er altijd in. Deze fouten kosten je direct geld en kunnen je reputatie schaden.
De meest voorkomende fouten bij handmatige inkoop zijn:
| Type fout | Gevolg | Kosten |
|---|---|---|
| Verkeerde hoeveelheden bestellen | Te veel of te weinig ingrediƫnten | Voedselverspilling of tekorten |
| Prijsfouten in berekeningen | Verkeerde inkoopkosten | Lagere winstmarge |
| Vergeten bestellingen | Ingrediƫnten niet op tijd binnen | Stress en extra kosten |
| Dubbele bestellingen | Te veel van hetzelfde product | Onnodige uitgaven |
Deze fouten ontstaan vooral wanneer je onder druk staat of meerdere events tegelijk moet voorbereiden. Dan verlies je snel het overzicht en ga je dingen over het hoofd zien.
Hoe beĆÆnvloedt handmatige inkoop je overzicht en controle?
Zonder een goed systeem heb je geen idee wat er in je voorraad ligt of wat je werkelijke inkoopkosten zijn. Je werkt eigenlijk blind en dat is geen manier om een succesvol cateringbedrijf te runnen.
Bij handmatige inkoop mis je realtime inzicht in belangrijke zaken:
- Wat heb je momenteel op voorraad?
- Welke bestellingen zijn onderweg?
- Wat zijn je werkelijke inkoopkosten per gerecht?
- Bij welke leverancier krijg je de beste prijzen?
- Welke ingrediƫnten gebruik je het meest?
Zonder deze informatie kun je geen goede beslissingen nemen. Je weet niet of je winstgevend bent en mist kansen om kosten te besparen. Bovendien kun je moeilijk voorspellen wat je nodig hebt voor toekomstige events.
Waarom kost handmatige inkoop uiteindelijk meer geld?
Handmatige inkoop lijkt misschien goedkoper omdat je geen software hoeft te kopen, maar niets is minder waar. De verborgen kosten stapelen zich op en voor je het weet ben je veel meer kwijt dan je denkt.
De belangrijkste kostenposten zijn:
- Dubbele bestellingen door onduidelijke administratie
- Gemiste kortingen omdat je geen overzicht hebt van volumes
- Inefficiƫnte leveranciersvergelijkingen die tijd kosten
- Uren administratie die je beter kunt besteden
- Voedselverspilling door verkeerde inschattingen
- Noodaankopen tegen hogere prijzen
Stel je werkt 5 uur per week aan inkoopadministratie. Tegen een uurtarief van ā¬30 kost dit je ā¬150 per week, oftewel ā¬7.800 per jaar. Daar komen nog de kosten van fouten en gemiste besparingen bij.
Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde inkoop voor jouw bedrijf?
Geautomatiseerde inkoop horeca systemen veranderen je hele manier van werken. Je krijgt tijd terug, maakt minder fouten en hebt eindelijk overzicht over je kosten. Het is alsof je een ervaren inkoper in dienst neemt die nooit ziek wordt en altijd scherp is.
De belangrijkste voordelen op een rij:
- Tijdsbesparing: Automatische berekening van benodigde ingrediƫnten
- Foutreductie: Geen handmatige invoer betekent minder vergissingen
- Betere prijsvergelijking: Overzicht van alle leveranciers in Ć©Ć©n systeem
- Realtime inzicht: Altijd weten waar je staat qua voorraad en kosten
- Gestroomlijnde processen: Van offertes tot inkoop in Ć©Ć©n workflow
Met automatisering kun je je ingrediƫnten koppelen aan je gerechten. Zodra je een offerte maakt, weet het systeem precies wat je moet bestellen en bij welke leverancier. Je bestellijsten rollen er automatisch uit, overzichtelijk georganiseerd per leverancier.
Belangrijke punten om te onthouden over inkoop automatisering
De overstap van handmatige naar geautomatiseerde inkoop is een investering die zichzelf snel terugverdient. Je bespaart niet alleen tijd en geld, maar krijgt ook veel meer rust en overzicht in je bedrijf.
De belangrijkste voordelen van automatisering:
- Minder tijd besteden aan administratie
- Betere controle over je inkoopkosten
- Minder fouten en stress
- Meer focus op je klanten en groei
Wij hebben Catermonkey ontwikkeld om precies deze problemen op te lossen. Ons systeem berekent automatisch je inkoop op basis van je offertes en organiseert alles overzichtelijk per leverancier. Zo heb je eindelijk tijd voor wat echt belangrijk is: geweldige events verzorgen en je bedrijf laten groeien.
Klaar voor een vrijblijvende brainstormsessie?
Heb je ideeĆ«n of vragen over geautomatiseerde inkoop? Catermonkey denkt graag mee over hoe ons platform jouw bedrijf kan ondersteunen. Of je nu specifieke uitdagingen hebt of gewoon nieuwsgierig bent naar de mogelijkheden – we staan klaar om samen met je te ontdekken wat de beste oplossing is voor jouw situatie.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Klik hier om je vrijblijvende brainstormsessie in te plannen en ontdek hoe je meer tijd en overzicht kunt krijgen in je inkoop. Heb je liever eerst contact met ons? Dat kan natuurlijk ook!
