Overschotten voorkomen met geautomatiseerde inkoop begint bij slimme voorraadcontrole die je inkoop automatisch berekent op basis van je geplande events en bestaande voorraad. Door ingrediƫnten te koppelen aan gerechten en offertes, weet je precies wat je wanneer nodig hebt. Dit elimineert giswerk en zorgt ervoor dat je alleen bestelt wat je daadwerkelijk gebruikt.
Waarom geautomatiseerde inkoop de oplossing is voor overschotten
Geautomatiseerde inkoop horeca lost het probleem van overschotten op door je bestellingen te baseren op exacte behoeften in plaats van schattingen. Het systeem berekent automatisch wat je nodig hebt per event, per week of per maand.
Voor horeca en evenement ondernemers betekent dit een einde aan het frustrerende gevoel van “heb ik nu te veel besteld?” Je krijgt voorspelbare inkoop die aansluit bij je werkelijke vraag. Geen ingrediĆ«nten meer die over de datum gaan, geen onnodige kosten voor producten die je niet gebruikt.
Het grootste voordeel zit in de nauwkeurigheid. Traditioneel inkopen gebeurt vaak op gevoel of op basis van vorige ervaringen. Geautomatiseerde systemen gebruiken je actuele planning en berekenen exact wat je nodig hebt. Dit scheelt niet alleen geld, maar ook tijd en stress.
Wat is geautomatiseerde inkoop precies?
Geautomatiseerde inkoop is een systeem dat je bestellingen automatisch berekent op basis van je geplande events, menu’s en huidige voorraad. Het verschil met traditionele inkoop is dat je niet meer handmatig hoeft te rekenen of te gissen.
Het systeem werkt door ingrediƫnten te koppelen aan gerechten en die gerechten weer aan offertes. Wanneer je een offerte goedkeurt, weet het systeem meteen welke ingrediƫnten je nodig hebt en in welke hoeveelheden. Dit wordt automatisch omgezet naar bestellijsten per leverancier.
Technisch gezien integreert het systeem verschillende onderdelen van je bedrijf: je menu’s, je planning, je voorraad en je leveranciers. Alles wordt met elkaar verbonden zodat informatie automatisch doorstroomt van offerte naar inkoop.
De mogelijkheden zijn breed. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat het systeem automatisch bestelt wanneer je voorraad onder een bepaald niveau komt, of je kunt ervoor kiezen om wekelijks een overzicht te krijgen van wat je moet bestellen.
Hoe werkt automatische voorraadcontrole in de praktijk?
Automatische voorraadcontrole houdt bij wat je in huis hebt en wat je nodig hebt voor komende events. Het systeem trekt automatisch ingrediƫnten af van je voorraad wanneer je een event plant of uitvoert.
In de praktijk ziet dit er zo uit: je hebt een catering voor 50 personen waarbij je tomatensoep serveert. Het systeem weet dat je per portie tomatensoep 0,2 liter tomatenbasis nodig hebt. Voor 50 personen heb je dus 10 liter nodig. Als je nog 5 liter in voorraad hebt, berekent het systeem dat je 5 liter moet bijbestellen.
De systemen die hierbij betrokken zijn, zijn je menu database, je voorraadregistratie en je eventplanning. Deze communiceren constant met elkaar om een actueel beeld te geven van wat je nodig hebt.
Dit helpt bij het voorkomen van te veel inkoop omdat je nooit meer bestelt dan je nodig hebt. Het systeem houdt rekening met wat je al hebt en wat je daadwerkelijk gaat gebruiken.
Welke voordelen biedt geautomatiseerde inkoop voor cateringbedrijven?
De voordelen voor cateringbedrijven zijn direct merkbaar in je dagelijkse operatie. Kostenbesparing staat voorop: je koopt alleen wat je nodig hebt, waardoor verspilling drastisch afneemt.
Tijdwinst is een ander groot voordeel. In plaats van elk event handmatig door te rekenen, gebeurt dit automatisch. De tijd die je normaal besteedt aan het maken van inkooplijsten, kun je nu gebruiken voor andere belangrijke zaken in je bedrijf.
Voor evenement ondernemers betekent dit ook betere controle over je marges. Je weet precies wat elk event kost aan ingrediƫnten, waardoor je nauwkeuriger kunt prijzen en je winstgevendheid kunt bewaken. Dit helpt je ook bij het optimaliseren van je verkoop strategie.
| Voordeel | Traditionele inkoop | Geautomatiseerde inkoop |
|---|---|---|
| Tijdbesteding | Uren rekenen per week | Minuten controleren |
| Nauwkeurigheid | Gebaseerd op schatting | Exacte berekening |
| Verspilling | 10-20% overschot | Minimale overschotten |
| Stress niveau | Hoog (onzekerheid) | Laag (vertrouwen) |
Hoe begin je met het implementeren van geautomatiseerde inkoop?
Het implementeren van geautomatiseerde inkoop begint met het digitaliseren van je recepten. Zorg ervoor dat je alle ingrediƫnten per gerecht precies hebt vastgelegd met de juiste hoeveelheden.
Stap twee is het koppelen van je leveranciers aan het systeem. Maak een overzicht van welke producten je bij welke leverancier bestelt en zorg dat deze informatie in het systeem staat.
Vervolgens ga je je huidige voorraad invoeren. Dit is een eenmalige klus die de basis legt voor alle toekomstige berekeningen. Het systeem moet weten wat je al hebt om te kunnen berekenen wat je nog nodig hebt.
De laatste stap is het testen en bijstellen. Begin met een paar events om te kijken of de berekeningen kloppen. Pas waar nodig de recepten of hoeveelheden aan totdat alles perfect werkt.
Voor een succesvolle implementatie is het belangrijk dat je team meewerkt. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt hoe het systeem werkt en waarom het belangrijk is om voorraadmutaties bij te houden.
Slimmer inkopen betekent minder verspilling
Geautomatiseerde inkoop transformeert de manier waarop je je cateringbedrijf runt. Door exacte berekeningen in plaats van schattingen krijg je grip op je kosten en verminder je verspilling drastisch.
De belangrijkste punten om te onthouden: koppel ingrediƫnten aan gerechten, houd je voorraad bij en vertrouw op de berekeningen van het systeem. Dit bespaart tijd, geld en stress.
Wij hebben deze functionaliteit volledig geĆÆntegreerd in ons systeem. Van het moment dat je een offerte maakt tot het genereren van je inkooplijsten per leverancier, alles gebeurt automatisch. Zo kun je je focussen op wat je het beste doet: geweldige events en catering verzorgen. Wil je meer weten over hoe dit jouw bedrijf kan helpen? Neem contact met ons op voor een persoonlijke demonstratie.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Heb je vragen over geautomatiseerde inkoop of wil je weten hoe Catermonkey jouw bedrijf kan ondersteunen? We nodigen je graag uit voor een vrijblijvende brainstormsessie! Of je nu ideeƫn hebt over het optimaliseren van je inkoopproces of gewoon nieuwsgierig bent naar de mogelijkheden. Catermonkey denkt graag met je mee over hoe ons platform jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Klik hier om een afspraak in te plannen en ontdek samen met ons hoe je jouw catering- of horecabedrijf slimmer en efficiƫnter kunt maken.
Ā
