M4Events&Catering is een allround partycateraar die grote en middelgrote events verzorgt, vaak in samenwerking met andere professionals. Hun kracht zit in de combinatie van schaalbaarheid en betrouwbaarheid: of het nu gaat om bedrijfsfeesten, walking dinners of grootschalige partijen. We spraken met het team over hoe zij hun processen stroomlijnen.
Meegroeien met de sector
M4Events&Catering is gespecialiseerd in grootschalige evenementen, waarbij coördinatie en timing cruciaal zijn. “We werken vaak met meerdere partijen tegelijk. Dan is het belangrijk dat iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren – en dat de administratie geen rem vormt,” vertellen ze.
De keuze voor Catermonkey kwam voort uit de wens om verder te professionaliseren en te automatiseren. “We wilden minder tijd verliezen aan losse documenten en meer grip krijgen op ons proces.”
Eén systeem, meer overzicht
Vandaag gebruiken ze Catermonkey voor bijna alles: van aanvragen en offertes tot personeelsplanning en facturatie. “Het opdrachtoverzicht is voor ons echt een kernfunctie – we zien meteen wat er speelt, wie waar staat, en wat er nog moet gebeuren.”
Ook de offertetool is volgens hen een belangrijke troef. “Die werkt snel én professioneel. Klanten zien meteen waar ze aan toe zijn – en wij houden het overzicht.”
Minder fouten, snellere doorloop
Doordat alles gecentraliseerd is, verloopt de communicatie intern een stuk vlotter. “Vroeger ging er nog wel eens iets verloren tussen aanvraag en uitvoering. Nu hebben we één bron van waarheid – dat maakt ons werk betrouwbaarder.”
De tijdswinst is aanzienlijk. “We maken offertes sneller, schakelen vlotter tussen projecten en kunnen meer aandacht geven aan de details die het verschil maken.”
Kansen voor optimalisatie
Er zijn nog wel wensen. “Een AI-assistent die met klanten mee kan denken tijdens het aanvragen – dat zou een volgende stap zijn. Of meer integratie met onze andere systemen, zoals boekhouding of voorraadbeheer.”
Elke dag wachten is een gemiste kans
Wat ze zouden zeggen tegen twijfelaars? “Elke dag dat je wacht, is zonde van je tijd. Echt. Je werkt sneller, overzichtelijker en professioneler – en dat merkt de klant ook.”
