Een strakke eventplanning zorgt niet alleen voor een vlekkeloze uitvoering van je event, maar geeft ook je klant vanaf het eerste contact vertrouwen in jouw werkwijze. Door al bij de offerte een duidelijke planning toe te voegen, laat je zien dat alles goed georganiseerd wordt. Met slimme tools zoals Catermonkey bespaar je bovendien tijd en vermijd je dubbel werk. Lees verder als je alles wil weten omtrent efficiënte eventplanning opstellen.
1. Voeg een eventplanning toe aan je offerte
Wanneer je een offerte opstelt, is het slim om meteen een overzichtelijke eventplanning toe te voegen. Dit geeft je potentiële klant direct inzicht in de structuur van het event, wat zorgt voor vertrouwen en duidelijkheid. Denk hierbij aan:
📌 Tijdsblokken per onderdeel – Van ontvangst en diner tot het afsluiten van het event.
📌 Wat er wanneer gebeurt – Welke gerechten worden geserveerd? Wanneer start de bediening?
📌 Heldere communicatie – Een klant weet meteen wat hij kan verwachten en kan makkelijker beslissen.
2. Werk de event planning verder uit na goedkeuring
Door interne tijdsblokken toe te voegen, die niet zichtbaar zijn voor de klant, zorg je intern voor een betere organisatie. Je kunt producten koppelen per tijdsblok, zodat je precies weet welke gerechten, dranken of materialen op welk moment nodig zijn. Bovendien kun je teamleden toewijzen aan specifieke taken en tijdsblokken, wat resulteert in een efficiënte workflow.
3. Zorg voor een logische structuur in je planning
Begin met de grote lijnen door eerst met globale tijdsblokken te werken en later de details te verfijnen. Houd rekening met op- en afbouwtijd voor een vlotte uitvoering zonder stress. Plan buffers in door extra tijd tussen grote onderdelen te reserveren, zodat je flexibel blijft bij onverwachte situaties. Communiceer helder met je team, zodat iedereen exact weet wat er verwacht wordt op het event.
4. Automatiseer waar mogelijk
Met een tool zoals Catermonkey bespaar je enorm veel tijd bij het maken van een eventplanning. Geen losse Excel-bestanden of papieren schema’s meer, maar:
🔹 Automatisch gegenereerde eventsheets voor je klant én team.
🔹 Duidelijke planning met gekoppelde producten en personeel.
🔹 Snelle aanpassingen bij wijzigingen, zonder alles opnieuw te moeten uitwerken.
5. Houd je eventplanning flexibel
Geen enkel event verloopt 100% volgens plan. Door je planning duidelijk maar flexibel op te stellen, kun je makkelijk inspelen op last-minute wijzigingen. Met Catermonkey pas je eenvoudig aanpassingen door en blijft je team steeds up-to-date.
Door vanaf de offertefase al bezig te zijn met het opstellen van een efficiënte eventplanning, en deze vervolgens uit te werken, bespaar je niet alleen tijd, maar werk je ook professioneler. Dit zorgt voor meer vertrouwen bij je klant, een betere voorbereiding van je team en een vlottere uitvoering van elk event.
Wil jij jouw eventplanning slimmer aanpakken? Ontdek hoe Catermonkey je helpt met het opstellen van efficiënte eventplanning. Bekijk onze demo of neem contact op!
Catermonkey blijft jouw partner in groei, gemak en minder administratie.
