Bij het maken van offertes horeca gelden specifieke BTW-regels die je als cateringbedrijf moet kennen. Voor de meeste horeca-diensten betaal je 21% BTW, maar voor bepaalde voedingsmiddelen geldt het verlaagde tarief van 9% (bron: Rabobank). Je moet BTW berekenen wanneer je BTW-plichtig bent en diensten levert binnen Nederland. Een correcte offerte bevat altijd je BTW-nummer, juiste tarieven en een duidelijke BTW-berekening.
Wat zijn de BTW regels voor horeca offertes?
De BTW-regels voor horeca offertes zijn gebaseerd op het type dienst dat je levert en waar je deze levert. Als BTW-plichtige ondernemer moet je BTW berekenen over je offertes catering wanneer je diensten levert aan klanten in Nederland.
De belangrijkste regel is dat je onderscheid moet maken tussen verschillende soorten leveringen. Voor het serveren van eten en drinken geldt meestal het hoge BTW-tarief van 21%. Dit geldt bijvoorbeeld voor complete cateringdiensten waarbij je personeel, servies en bediening levert.
Voor de levering van bepaalde voedingsmiddelen zonder verdere dienstverlening kan het verlaagde tarief van 9% gelden. Dit is vooral relevant wanneer je alleen producten levert zonder extra services zoals bediening of verhuur van materiaal. (bron: Rabobank)
Welk BTW tarief geldt voor catering en evenementen?
Voor cateringdiensten gelden twee verschillende BTW-tarieven afhankelijk van wat je precies levert. Het is belangrijk dat je deze correct toepast op je offertes. (bron: Belastingdienst)
Het lage BTW-tarief van 9% geldt voor:
- Levering van voedingsmiddelen zonder verdere dienstverlening
- Alcoholvrije dranken en bepaalde alcoholische dranken
- Brood, melkproducten en andere basisvoedingsmiddelen
Het hoge BTW-tarief van 21% geldt voor:
- Complete cateringdiensten inclusief bediening
- Verhuur van servies, tafels en stoelen
- Personeel en servicekosten
- Alcoholische dranken boven bepaalde percentages
Hoe bereken je BTW op een horeca offerte?
Het berekenen van BTW op je horeca offerte doe je door eerst alle diensten en producten te categoriseren naar het juiste BTW-tarief. Vervolgens bereken je de BTW per categorie.
Stap 1: Deel je offerte op in categorieën
– Voedingsmiddelen (9% BTW)
– Dienstverlening en bediening (21% BTW)
– Verhuur materiaal (21% BTW)
Stap 2: Bereken de BTW per categorie
Voor 9% BTW: bedrag × 0,09 = BTW-bedrag
Voor 21% BTW: bedrag × 0,21 = BTW-bedrag
Stap 3: Tel alles bij elkaar op
Totaalbedrag excl. BTW + totaal BTW-bedrag = totaalbedrag incl. BTW
Een veelgemaakte fout is het toepassen van één BTW-tarief op de hele offerte. Controleer altijd of je de juiste tarieven per onderdeel hebt toegepast.
Wanneer moet je geen BTW rekenen op horeca diensten?
Er zijn specifieke situaties waarin je geen BTW hoeft te berekenen op je horeca offertes. Deze uitzonderingen kunnen je administratie aanzienlijk vereenvoudigen.
Je bent vrijgesteld van BTW-heffing wanneer:
- Je valt onder de kleine ondernemersregeling (omzet onder €20.000 per jaar)
- Je diensten levert aan klanten buiten de EU
- Je diensten levert aan BTW-plichtigen in andere EU-landen (intracommunautaire levering)
- Je specifieke vrijgestelde diensten levert (zoals bepaalde onderwijsgerelateerde catering)
Let op: bij export van diensten naar andere EU-landen moet de ontvanger vaak zelf BTW afdragen via het omgekeerde BTW-mechanisme. Vermeld dit altijd duidelijk op je offerte. (bron: Belastingdienst)
Wat moet er op een BTW-correcte horeca offerte staan?
Een BTW-conforme offerte bevat verplichte elementen die je moet opnemen om aan de wettelijke eisen te voldoen. Professionele offertes met correcte BTW-informatie voorkomen problemen met de Belastingdienst.
| Verplicht element | Beschrijving |
|---|---|
| BTW-nummer | Je volledige BTW-identificatienummer |
| Omschrijving diensten | Duidelijke beschrijving per BTW-tarief |
| Bedragen exclusief BTW | Subtotalen per BTW-categorie |
| BTW-bedragen | Aparte vermelding van BTW per tarief |
| Totaalbedrag inclusief BTW | Eindbedrag dat de klant betaalt |
Daarnaast moet je offerte je bedrijfsgegevens, klantgegevens en een uniek offertenummer bevatten. Dit maakt opvolging en administratie veel eenvoudiger.
Hoe voorkom je BTW fouten bij cateringoffertes?
BTW-fouten in offertes kunnen kostbaar zijn en leiden tot problemen met de Belastingdienst. Met de juiste controlemethoden voorkom je de meeste fouten.
Praktische tips om fouten te voorkomen:
- Gebruik standaard sjablonen met vooraf ingestelde BTW-tarieven
- Maak een checklist voor het controleren van offertes
- Controleer altijd of de BTW-berekening klopt voordat je verstuurt
- Houd een overzicht bij van welke diensten onder welk tarief vallen
- Laat belangrijke offertes door een collega controleren
Een goede administratieve routine helpt je consistent correcte offertes te maken. Bewaar altijd kopieën van verzonden offertes en houd bij welke offertes zijn geaccepteerd.
Belangrijke punten om te onthouden
De BTW-regels voor horeca offertes zijn complex maar beheersbaar met de juiste kennis en tools. Het belangrijkste is dat je onderscheid maakt tussen de verschillende BTW-tarieven en deze correct toepast.
Onthoud deze kernpunten:
- 9% BTW voor voedingsmiddelen, 21% voor dienstverlening
- Alle verplichte elementen moeten op je offerte staan
- Controleer altijd je BTW-berekening voordat je verstuurt
- Bewaar goede administratie van al je offertes
Professionele software kan je helpen bij het automatiseren van BTW-berekeningen en het maken van correcte offertes. Moderne systemen berekenen automatisch de juiste BTW-tarieven en zorgen ervoor dat alle verplichte elementen op je offerte staan, waardoor je tijd bespaart en fouten voorkomt.
Lees tip: ➡️ Hoe Wim Ballieu van Balls & Glory werkt met Catermonkey
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Heb je vragen over BTW-berekeningen of wil je weten hoe je je offerte-proces kunt optimaliseren? Bij Catermonkey denken we graag met je mee over hoe ons platform jouw cateringbedrijf kan ondersteunen. Of je nu ideeën hebt voor een efficiëntere werkwijze of specifieke vragen over administratie – we staan klaar om te helpen.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik per ongeluk het verkeerde BTW-tarief heb gebruikt op een offerte?
Als je een fout ontdekt voordat de klant accepteert, stuur dan een herziene offerte met de correcte BTW-berekening. Is de offerte al geaccepteerd? Dan moet je een creditnota maken en een nieuwe factuur versturen. Meld BTW-fouten altijd aan de Belastingdienst via je BTW-aangifte om boetes te voorkomen.
Hoe weet ik of mijn cateringdienst onder 9% of 21% BTW valt bij gemengde leveringen?
Bij gemengde leveringen splits je de offerte op in afzonderlijke onderdelen. Voedingsmiddelen zonder service vallen onder 9%, terwijl bediening, verhuur van materiaal en complete cateringpakketten onder 21% vallen. Maak per onderdeel een aparte regel op je offerte met het juiste BTW-tarief.
Moet ik BTW berekenen als ik catering lever aan een bedrijf in België of Duitsland?
Voor B2B-leveringen binnen de EU geldt vaak het omgekeerde BTW-mechanisme: jij rekent 0% BTW en de klant draagt zelf BTW af in zijn land. Vermeld het BTW-nummer van de klant op je offerte en de tekst ‘BTW verlegd naar de afnemer’. Voor particuliere klanten in de EU reken je wel Nederlandse BTW.
Kan ik gebruik maken van de kleine ondernemersregeling als cateringbedrijf?
Ja, als je jaarlijkse omzet onder de €20.000 blijft, kun je de kleine ondernemersregeling gebruiken. Dan hoef je geen BTW te berekenen en ben je vrijgesteld van BTW-aangifte. Let op: je kunt dan ook geen BTW terugvragen over je inkopen, wat bij catering met hoge inkoopkosten nadelig kan zijn.
Welke BTW-software is het beste voor cateringbedrijven?
Kies software die specifiek rekening houdt met de verschillende BTW-tarieven in de horeca. Goede cateringsoftware zoals Catermonkey berekent automatisch de juiste BTW-tarieven per productcategorie en zorgt ervoor dat alle verplichte gegevens op je offertes staan. Dit voorkomt rekenfouten en bespaart veel tijd.
Hoe bewaar ik mijn offertes correct voor de administratie?
Bewaar alle offertes digitaal én fysiek gedurende minimaal 7 jaar. Geef elke offerte een uniek nummer en houd bij welke offertes geaccepteerd zijn en omgezet naar facturen. Gebruik een logische mappenstructuur per klant en jaar, zodat de Belastingdienst bij controle alles snel kan terugvinden.
Wat als een klant vraagt om een offerte zonder BTW omdat hij 'BTW kan terugvragen'?
Een offerte zonder BTW bestaat niet – BTW is altijd onderdeel van de prijs. Wat de klant bedoelt is dat hij als BTW-plichtige ondernemer de BTW kan terugvragen via zijn eigen BTW-aangifte. Maak altijd een offerte inclusief BTW, maar vermeld duidelijk de bedragen exclusief en inclusief BTW zodat de klant zijn kosten goed kan inschatten.
