Non-responsieve prospects zijn een normale uitdaging in de cateringbranche. Je kunt dit aanpakken door je follow-up strategie te verbeteren, verschillende communicatiekanalen te gebruiken en duidelijke signalen te herkennen wanneer je moet stoppen. Het gaat om timing, relevantie en professionele persistentie zonder opdringerig te worden. Deze gids helpt je om meer reacties te krijgen en je tijd effectiever in te zetten.
Waarom reageren prospects niet op je berichten?
Prospects reageren vaak niet omdat je bericht op het verkeerde moment komt, niet relevant genoeg is, of verloren gaat tussen andere prioriteiten. Timing speelt een grote rol – een cateraar die net een drukke periode achter de rug heeft, heeft mogelijk geen mentale ruimte voor nieuwe aanbiedingen.
De meest voorkomende redenen zijn praktisch van aard. Je bericht komt binnen tijdens een hectische werkdag, de onderwerpregel wekt geen interesse op, of de inhoud sluit niet aan bij hun huidige behoeften. Ook externe factoren spelen mee: budgetbeperkingen, interne besluitvormingsprocessen die tijd kosten, of simpelweg het feit dat ze al met een andere leverancier in gesprek zijn.
Daarnaast kan het liggen aan de manier waarop je communiceert. Te generieke berichten zonder persoonlijke touch, te veel focus op jezelf in plaats van hun voordeel, of onduidelijke volgende stappen maken het makkelijk om je bericht te negeren. Prospects hebben vaak geen tijd om te raden wat je van hen wilt.
Hoe vaak mag je een prospect opvolgen zonder opdringerig te worden?
Een goede follow-up routine bestaat uit maximaal 5-7 contactmomenten verspreid over 3-4 weken. Begin met een eerste follow-up na 3-4 dagen, gevolgd door berichten na 1 week, 2 weken en 3 weken. Dit geeft prospects voldoende tijd om te reageren zonder dat je te agressief overkomt.
De timing tussen berichten is belangrijk. Te snel opvolgen voelt opdringerig, te langzaam en je momentum is weg. Houd rekening met werkdagen en vermijd maandagochtenden of vrijdagmiddagen. Voor cateringbedrijven werken dinsdag tot donderdag tussen 10:00 en 16:00 meestal het beste.
Let op signalen die aangeven wanneer je moet stoppen. Als iemand expliciet aangeeft niet geïnteresseerd te zijn, respecteer dat. Ook als je na 5-7 pogingen nog geen enkele reactie hebt gehad, is het tijd om te stoppen. Je kunt wel een ‘laatste poging’ bericht sturen waarin je aangeeft dat dit je laatste contact is, tenzij zij aangeven nog interesse te hebben.
Welke communicatiekanalen werken het beste voor prospect follow-up?
Email blijft het meest effectieve kanaal voor follow-up omdat het niet-indringend is en prospects de tijd geeft om te reageren wanneer het hen uitkomt. Het is ook makkelijk om bij te houden en te automatiseren. Zorg voor duidelijke onderwerpregels en korte, waardevolle berichten.
Telefoon werkt goed voor urgente zaken of wanneer je al een relatie hebt opgebouwd. Het is directer maar ook indringender. Gebruik telefoon strategisch, bijvoorbeeld na 2-3 email follow-ups. Bel op momenten dat je target waarschijnlijk beschikbaar is en houd gesprekken kort en gefocust.
LinkedIn kan effectief zijn voor B2B prospects, vooral als je waardevolle content deelt in plaats van directe verkoopberichten. Persoonlijke berichten via LinkedIn voelen vaak minder commercieel. WhatsApp of SMS werken alleen als je al toestemming hebt – ze zijn te persoonlijk voor cold outreach maar uitstekend voor bestaande relaties.
Wat moet je schrijven in een follow-up bericht dat wel wordt gelezen?
Begin met een onderwerpregel die nieuwsgierigheid wekt zonder clickbait te zijn. Bijvoorbeeld: “Vraag over jullie cateringbehoeften voor Q1” of “Idee voor jullie volgende bedrijfsevent”. Vermijd generieke onderwerpen zoals “Follow-up” of “Nog interesse?”
Houd je berichten kort en gefocust. Start met een korte herinnering aan je vorige contact, voeg één nieuwe waarde toe (tip, inzicht, of relevant nieuws), en sluit af met een simpele vraag of verzoek. Bijvoorbeeld: “Hoi [naam], ik zag dat jullie net een nieuwe vestiging hebben geopend. Hebben jullie al nagedacht over catering voor de opening? Ik kan een paar ideeën delen die goed werken voor dit soort events.”
Personalisatie maakt het verschil. Verwijs naar hun bedrijf, recente ontwikkelingen, of eerdere gesprekken. Gebruik hun naam en toon oprechte interesse in hun situatie. Vermijd kopieer-plak berichten die duidelijk aan iedereen worden gestuurd.
Hoe herken je wanneer een prospect echt niet geïnteresseerd is?
Expliciete signalen zijn duidelijk: ze zeggen rechtstreeks dat ze niet geïnteresseerd zijn, vragen je om te stoppen met contact, of geven aan dat ze al een vaste leverancier hebben. Respecteer deze signalen altijd onmiddellijk en bedank hen voor hun eerlijkheid.
Impliciete signalen zijn subtieler maar even belangrijk. Complete stilte na meerdere follow-ups, zeer korte antwoorden zonder verdere vragen, of het doorverwijzen naar iemand anders zonder verdere context zijn vaak tekenen van gebrek aan interesse. Ook als ze steeds uitstellen of vaag blijven over timing, kan dit een beleefd “nee” zijn.
Gedragspatronen geven ook aanwijzingen. Als ze je emails wel openen maar nooit reageren, of als ze op LinkedIn actief zijn maar je berichten negeren, is de interesse waarschijnlijk laag. Vertrouw op je intuïtie – als het voelt alsof je aan het duwen bent in plaats van trekken, is het tijd om te stoppen.
Welke follow-up strategie werkt het beste voor cateringbedrijven?
Voor cateringbedrijven is seizoensgebonden timing belangrijk. Begin gesprekken over kerstborrels in september, zomerfeesten in maart, en bedrijfsuitjes in januari. Plan je follow-ups rond deze natuurlijke planningscycli van bedrijven.
Event-gerelateerde follow-ups werken uitstekend. Stuur berichten na grote bedrijfsaankondigingen, bij jubilea, of rond branche-events. “Ik zag dat jullie 10 jaar bestaan – gefeliciteerd! Hebben jullie al plannen voor een feest?” voelt natuurlijk en relevant.
Deel waardevolle content in je follow-ups. Tips over menusamenstelling voor verschillende groepsgroottes, seizoensgebonden suggesties, of inzichten over cateringtrends. Dit positioneert je als expert in plaats van alleen verkoper. Bijvoorbeeld: “Hier is een handige checklist voor het plannen van catering bij bedrijfsevents” met daaronder een zachte vraag over hun behoeften.
Maak gebruik van offertes catering als natuurlijk gespreksstarter. Verwijs naar succesvolle events die je hebt gecaterd voor vergelijkbare bedrijven, zonder specifieke klanten te noemen. Dit helpt prospects zich een beeld te vormen van wat je kunt betekenen.
Non-responsieve prospects zijn onderdeel van het spel, maar met de juiste aanpak kun je je slagingspercentage flink verbeteren. Focus op timing, relevantie en waarde in plaats van volume. Bij Catermonkey helpen we cateraars om hun prospect follow-up te systematiseren met automatische herinneringen en professionele offertetools, zodat je meer tijd hebt voor wat echt telt: geweldige catering leveren. Wil je persoonlijk advies over het optimaliseren van je follow-up proces? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
[seoaic_faq][{“id”:0,”title”:”Hoe kan ik bijhouden welke prospects ik al heb benaderd en wanneer?”,”content”:”Gebruik een eenvoudige spreadsheet of CRM-systeem om je contactmomenten bij te houden. Noteer de datum, het gebruikte kanaal, en de respons (of het uitblijven daarvan). Veel cateraars gebruiken ook automatische herinneringen in hun agenda om follow-ups niet te vergeten. Een gestructureerde aanpak voorkomt dat je prospects dubbel benadert of belangrijke timing mist.”},{“id”:1,”title”:”Wat doe ik als een prospect na maanden ineens reageert op een oude follow-up?”,”content”:”Dit gebeurt vaker dan je denkt! Reageer enthousiast maar professioneel, verwijs kort naar je eerdere contact en vraag naar hun huidige situatie. Hun timing kan perfect zijn – misschien hebben ze net budget vrijgemaakt of een event gepland. Behandel het als een nieuwe kans en begin met het uitzoeken van hun actuele behoeften in plaats van oude informatie te herhalen.”},{“id”:2,”title”:”Hoe pas ik mijn follow-up aan voor verschillende soorten prospects (kleine bedrijven vs. grote organisaties)?”,”content”:”Kleine bedrijven reageren vaak sneller en hebben kortere besluitvormingsprocessen, dus je kunt frequenter opvolgen. Grote organisaties hebben langere cycli en meerdere beslissers – hier werken langere intervallen tussen follow-ups beter. Voor grote prospects is het ook effectiever om waardevolle content te delen die hun complexere behoeften adresseert, zoals tips voor grote events of budgetplanning.”},{“id”:3,”title”:”Welke fouten moet ik absoluut vermijden in mijn follow-up berichten?”,”content”:”Vermijd vooral: te lange berichten die tijd kosten om te lezen, berichten die alleen over jezelf gaan in plaats van hun voordeel, en agressieve taal zoals ‘laatste kans’ of ‘beperkte tijd’. Ook het sturen van dezelfde bericht aan alle prospects is een veel voorkomende fout. Prospects merken generieke berichten direct op en negeren ze eerder.”},{“id”:4,”title”:”Hoe ga ik om met prospects die zeggen ‘bel me later terug’ maar dan niet opnemen?”,”content”:”Probeer het nog één keer op een ander tijdstip, maar stuur daarna een email waarin je schrijft dat je hebt geprobeerd te bellen zoals afgesproken. Bied alternatieve tijden aan of vraag of email beter uitkomt. Soms is ‘bel later’ een beleefde manier om het gesprek te beëindigen. Geef ze de ruimte en laat de bal bij hen liggen na je email.”},{“id”:5,”title”:”Moet ik stoppen met follow-up als een prospect mijn emails wel opent maar nooit reageert?”,”content”:”Email opens zijn een positief signaal – ze zijn in ieder geval geïnteresseerd genoeg om te lezen. Ga door met je normale follow-up cyclus, maar probeer je aanpak te variëren. Misschien een andere onderwerpregel, een vraag in plaats van informatie, of een ander tijdstip. Na 5-7 pogingen kun je een ‘laatste contact’ bericht sturen waarin je vraagt of ze nog interesse hebben.”},{“id”:6,”title”:”Hoe kan ik mijn follow-up process automatiseren zonder het persoonlijke contact te verliezen?”,”content”:”Gebruik email templates als basis maar personaliseer altijd de opening en sluiting met hun naam en bedrijfsspecifieke details. Automatiseer de timing van je follow-ups met herinneringen, niet de berichten zelf. Je kunt ook gebruik maken van tools die je helpen bij het bijhouden van contactmomenten, maar schrijf elke email alsof het de eerste keer is dat je contact opneemt.”}][/seoaic_faq]
