Een goede prijsberekening voor je catering offerte begint met het in kaart brengen van alle kosten: ingrediƫnten, personeel, transport, materialen en overhead. Tel daar een gezonde winstmarge van 20-40% bij op, afhankelijk van je type opdracht en klant. Vergeet niet om rekening te houden met extra kosten zoals weekend- en avondtoeslagen, en bouw een buffer in voor onvoorziene uitgaven.
Waarom is een goede prijsberekening belangrijk voor je catering offerte?
Een accurate prijsberekening vormt de basis van je bedrijfssucces. Zonder goede kostprijsberekening loop je het risiko om opdrachten met verlies uit te voeren, wat je winstgevendheid ondermijnt.
Een professionele prijsberekening geeft je ook een sterke concurrentiepositie. Je kunt bewust kiezen voor scherpe tarieven bij grote opdrachten of juist premium prijzen hanteren voor exclusieve events. Deze flexibiliteit krijg je alleen als je precies weet wat je kosten zijn.
Daarnaast straalt een goed onderbouwde offerte professionaliteit uit naar je klanten. Wanneer je duidelijk kunt uitleggen waarom je bepaalde prijzen hanteert, bouwt dit vertrouwen op. Klanten waarderen transparantie en zijn vaak bereid meer te betalen voor duidelijkheid.
Welke kosten moet je meenemen in je catering prijsberekening?
Een complete kostprijsberekening bevat alle kostenposten die bij een opdracht komen kijken. Vergeet je er Ć©Ć©n, dan gaat dit direct van je winst af.
De ingrediƫntenkosten zijn meestal het meest zichtbaar, maar vormen slechts een deel van het plaatje. Bereken deze per persoon en houd rekening met seizoensinvloeden en leveranciersprijzen.
Personeelskosten zijn vaak de grootste kostenpost. Reken niet alleen de uren tijdens het event, maar ook voorbereidingstijd, reistijd en eventuele overuren. Vergeet de werkgeverslasten niet mee te nemen.
| Kostenpost | Wat hoort erbij | Percentage van totale kosten |
|---|---|---|
| Ingrediƫnten | Voedsel, dranken, garnering | 25-35% |
| Personeel | Bereiding, service, reistijd | 35-45% |
| Transport | Brandstof, voertuigkosten | 5-10% |
| Materialen | Servies, linnen, decoratie | 8-12% |
| Overhead | Huur, verzekeringen, administratie | 10-15% |
Transportkosten omvatten brandstof, slijtage van voertuigen en eventuele huur van extra transport. Bij materialen denk je aan servies, linnen, kookgerei en decoratie.
Overhead kosten zoals huur, verzekeringen, telefoon en administratie verdeel je over al je opdrachten. Ook onvoorziene kosten verdienen een plek in je berekening, bijvoorbeeld voor last-minute ingrediƫnten of extra personeel.
Hoe bereken je de kostprijs van je catering menu?
De kostprijsberekening per persoon begint met het uitrekenen van je ingrediƫntenkosten. Maak voor elk gerecht een receptkaart met exacte hoeveelheden en huidige inkoopprijzen.
Bereken eerst je netto ingrediƫntenkosten per portie. Tel daar 10-15% bij op voor verspilling en uitval. Dit geeft je de werkelijke ingrediƫntenkosten per persoon.
Voor de bereidingstijd reken je uit hoeveel uur je team nodig heeft per persoon. Een driegangenmenu kost bijvoorbeeld 45 minuten bereidingstijd per persoon, terwijl een eenvoudige lunch 15 minuten kost.
Portiegrootte speelt een belangrijke rol in je kostprijsberekening. Houd rekening met het type event: bij een staande receptie eten gasten minder dan bij een uitgebreid diner. Pas je porties hierop aan om verspilling te voorkomen.
Welke winstmarge moet je hanteren voor catering opdrachten?
Een gezonde winstmarge ligt tussen de 20% en 40% boven op je totale kosten. De exacte hoogte hangt af van verschillende factoren die je per opdracht moet beoordelen.
Voor standaard opdrachten met bekende klanten kun je vaak volstaan met 20-25% winstmarge. Bij complexe events met veel risiko’s of nieuwe klanten is 30-40% meer passend.
Seizoen en drukte beĆÆnvloeden je marges. In de drukke periode kun je hogere marges hanteren, terwijl je in rustige tijden mogelijk genoegen neemt met lagere marges om opdrachten binnen te halen.
Ook de omvang van de opdracht speelt mee. Grote events bieden vaak schaalvoordelen, waardoor je met een lagere marge toch een goed resultaat behaalt. Kleine, bewerkelijke opdrachten rechtvaardigen juist een hogere marge.
Hoe ga je om met extra kosten en toeslagen in je offerte?
Extra diensten en toeslagen communiceer je transparant en vooraf naar je klanten. Dit voorkomt discussies achteraf en zorgt voor duidelijke verwachtingen.
Weekend- en avondtoeslagen zijn in de horeca gebruikelijk. Reken voor weekendwerk 25-50% toeslag op je personeelskosten, afhankelijk van je CAO en lokale gewoonten.
Last-minute wijzigingen kosten extra tijd en stress. Hanteren een toeslag van 15-25% voor wijzigingen binnen 48 uur voor het event. Communiceer dit beleid duidelijk in je offertes.
Speciale wensen zoals allergievrije menu’s, specifieke decoratie of extra service verdienen aparte prijsafspraken. Bereken deze kosten apart en leg uit waarom deze toeslag nodig is.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het berekenen van cateringprijzen?
De meest voorkomende fout is het vergeten van verborgen kosten. Veel cateraars rekenen alleen ingrediƫnten en directe personeelskosten, maar vergeten voorbereiding, schoonmaak en administratie.
Een andere valkuil is het onderschatten van de bereidingstijd. Reken niet alleen de tijd voor het koken, maar ook voor inkoop, mise-en-place, transport en afwassen.
Veel ondernemers vergeten hun eigen uren mee te rekenen. Ook als eigenaar verdien je een salaris voor je werk. Reken dit mee in je kostprijsberekening om een realistisch beeld te krijgen.
Seizoensinvloeden op ingrediƫntenprijzen worden vaak over het hoofd gezien. Asperges in december kosten veel meer dan in mei. Houd hier rekening mee in je offertes catering.
Ten slotte onderschatten veel cateraars de overhead kosten. Huur, verzekeringen, telefoon, boekhouding en marketing kosten geld en moeten verdeeld worden over alle opdrachten.
Belangrijke punten om te onthouden bij prijsberekening
Een goede prijsberekening vraagt om systematische aanpak en regelmatige bijstelling van je tarieven. Houd je kosten scherp in de gaten en pas je prijzen aan wanneer nodig.
Investeer tijd in het opzetten van een goed systeem voor kostprijsberekening. Dit betaalt zich snel terug in betere marges en minder stress bij het maken van offertes.
Vergeet niet om je prijzen regelmatig te evalueren. Stijgende kosten voor ingrediƫnten, personeel of brandstof vragen om aanpassing van je tarieven.
Voor een efficiƫnte aanpak van je offertes en prijsberekening kan software zoals wij bij Catermonkey aanbieden een waardevolle ondersteuning bieden. Onze oplossing automatiseert kostprijsberekeningen, houdt je marges in de gaten en zorgt ervoor dat je geen kosten vergeet. Zo kun je sneller professionele offertes maken en heb je meer tijd voor je klanten.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Heb je vragen over prijsberekening of wil je ontdekken hoe ons platform jouw cateringbedrijf kan ondersteunen? Of je nu komt met specifieke ideeĆ«n of gewoon nieuwsgierig bent naar de mogelijkheden – wij denken graag met je mee! Plan je brainstorm met Catermonkey! Plan hier je vrijblijvende brainstormsessie en ontdek hoe we samen jouw bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren.
