Prijsonderhandelingen in de catering zijn heel normaal en komen bijna bij elke opdracht voor. Je kunt er succesvol mee omgaan door je goed voor te bereiden, alternatieven aan te bieden en de focus te leggen op waarde in plaats van alleen prijs. Het draait om het vinden van een win-win situatie waarbij jij je winstmarge behoudt en de klant tevreden is.
Waarom komen prijsonderhandelingen zo vaak voor in de catering?
Klanten proberen vaak te onderhandelen over cateringprijzen omdat ze catering zien als flexibel in tegenstelling tot vaste producten. Ze denken dat je gemakkelijk wat ingrediƫnten kunt weglaten of de portiegrootte kunt aanpassen.
Budgetbeperkingen spelen ook een grote rol. Veel klanten hebben een vast bedrag in gedachten en hopen dat je daarop kunt aansluiten. Ze weten vaak niet wat catering werkelijk kost en onderschatten de tijd, arbeid en kwaliteit die erin gaat zitten.
De concurrentie in de cateringmarkt maakt het nog ingewikkelder. Klanten krijgen vaak meerdere offertes en vergelijken deze vooral op prijs. Ze zien niet altijd het verschil in kwaliteit, service of ervaring tussen verschillende aanbieders.
Daarnaast hebben veel cateraars in het verleden toegegeven aan prijsdruk, waardoor klanten verwachten dat onderhandelen normaal is. Dit heeft een cultuur gecreƫerd waarin de eerste prijs zelden de eindprijs is.
Hoe bereid je je voor op een prijsonderhandeling met een klant?
Goede voorbereiding begint met het precies kennen van je kostprijs. Bereken niet alleen de ingrediƫnten, maar ook arbeid, transport, materialen en overhead. Zo weet je exact wat je ondergrens is.
Verzamel informatie over je concurrent en de marktprijzen. Kijk naar wat anderen vragen voor vergelijkbare diensten, maar focus niet alleen op de laagste prijzen. Zoek ook naar cateraars die succesvol hogere prijzen vragen en analyseer waarom.
Bereid argumenten voor die je prijsstelling onderbouwen. Denk aan je kwaliteit, ervaring, betrouwbaarheid, of bijzondere services die je biedt. Maak een lijst van je unieke verkooppunten die waarde toevoegen.
Bedenk van tevoren welke alternatieven je kunt aanbieden zonder je winstmarge te verliezen. Dit kunnen menuaanpassingen zijn, andere tijdstippen, of aanpassingen in de service. Zo ga je niet onvoorbereid de onderhandeling in.
Wat zijn de beste strategieƫn tijdens het onderhandelingsproces?
Actief luisteren is de belangrijkste vaardigheid tijdens onderhandelingen. Vraag door naar wat de klant echt wil en waarom het budget beperkt is. Vaak kun je dan gerichte oplossingen aanbieden.
Bied altijd alternatieven aan in plaats van gewoon “nee” te zeggen. Kun je een iets eenvoudiger menu maken? Of op een ander tijdstip werken? Zo blijf je in gesprek en toon je mee te willen denken.
Leg de nadruk op waarde in plaats van alleen prijs. Vertel over je ervaring, de kwaliteit van je ingrediƫnten, je betrouwbaarheid of extra services. Maak duidelijk wat de klant krijgt voor zijn geld.
Gebruik bundeling als onderhandelingstechniek. In plaats van korting op het totaal, kun je bijvoorbeeld gratis drankjes toevoegen of een welkomstdrankje. Dit voelt voor de klant als extra waarde terwijl jouw kosten beperkt blijven.
Hoe ga je om met klanten die alleen op prijs focussen?
Bij klanten die alleen naar prijs kijken moet je proberen het gesprek te verleggen naar waarde. Vraag wat er gebeurt als het eten tegenvalt of als je te laat bent. Laat zien wat de gevolgen kunnen zijn van de goedkoopste keuze.
Deel verhalen over tevreden klanten en succesvolle events die je hebt verzorgd. Concrete voorbeelden maken je kwaliteit tastbaar en helpen klanten begrijpen waarom je prijs gerechtvaardigd is.
Soms moet je accepteren dat een klant niet bij je past. Als iemand alleen de allerlaagste prijs wil en niet openstaat voor je argumenten, kun je beter stoppen met onderhandelen. Deze klanten leveren vaak problemen op en zijn zelden tevreden.
Wees eerlijk over wat je kunt en niet kunt. Zeg bijvoorbeeld: “Voor dit budget kan ik dit aanbieden, maar dan moet ik wel deze aanpassingen maken.” Zo blijft de keuze bij de klant en behoud je je integriteit.
Welke alternatieven kun je aanbieden zonder je winstmarge te verliezen?
Menuaanpassingen zijn vaak de gemakkelijkste manier om kosten te besparen. Vervang dure ingrediƫnten door goedkopere alternatieven, of bied kleinere porties aan met meer brood of bijgerechten erbij.
Timing flexibiliteit kan veel schelen. Events op doordeweekse dagen, ’s middags in plaats van ’s avonds, of buiten het hoogseizoen kun je vaak goedkoper aanbieden omdat je minder concurrentie hebt.
Pas het serviceniveau aan. In plaats van volledige bediening kun je buffetservice aanbieden. Of laat de klant zelf de drankjes verzorgen terwijl jij je focust op het eten.
Overweeg langetermijnafspraken. Als een klant regelmatig events heeft, kun je een pakketdeal maken. Dit geeft jou zekerheid van omzet en de klant krijgt een betere prijs voor zijn loyaliteit.
Wat doe je als een onderhandeling vastloopt?
Als een onderhandeling vastloopt, neem dan even pauze van het gesprek. Zeg dat je erover na wilt denken en de volgende dag terugkomt. Dit geeft beide partijen tijd om te overdenken wat echt belangrijk is.
Probeer nieuwe invalshoeken te vinden. Misschien kun je het event in fases opdelen, of een proefcatering aanbieden waarbij de klant eerst kan ervaren wat je kwaliteit waard is.
Wees bereid om eerlijk te zeggen dat jullie er niet uitkomen. Zeg iets als: “Ik begrijp je budgetbeperkingen, maar ik kan dit event niet voor deze prijs met de kwaliteit leveren die ik wil garanderen.”
Eindig altijd professioneel, ook als er geen deal komt. Bedank de klant voor zijn tijd, laat de deur open voor toekomstige samenwerking en vraag of je hem op je mailinglist mag zetten. Soms komen ze later terug als ze meer budget hebben.
Prijsonderhandelingen horen bij de catering, maar met de juiste voorbereiding en strategieƫn kun je er succesvol mee omgaan. Het draait om het vinden van oplossingen waarbij beide partijen tevreden zijn. Door je waarde goed te communiceren en creatieve alternatieven aan te bieden, kun je vaak tot een akkoord komen zonder je winstmarge op te offeren. Catermonkey helpt cateraars om hun offertes professioneler en efficiƫnter te maken, zodat je meer tijd hebt voor wat echt telt: geweldige events verzorgen.
Klaar voor persoonlijk advies over prijsonderhandelingen?
Heb je ideeƫn of vragen over hoe je prijsonderhandelingen beter kunt aanpakken? Catermonkey denkt graag met je mee over hoe ons platform jouw bedrijf kan ondersteunen bij het professionaliseren van je offerteproces en het verhogen van je winstmarges. Plan je brainstorm met Catermonkey! We staan klaar om samen te kijken naar jouw specifieke uitdagingen en mogelijkheden.
Plan hier je vrijblijvende brainstormsessie en ontdek hoe Catermonkey je kan helpen om sterker te staan in onderhandelingen en meer waarde te creƫren voor je cateringbedrijf.
