Een eventplanning en werklijst voor een cateringbedrijf maak je door eerst alle klantgegevens en eventwensen te verzamelen, vervolgens een gedetailleerde tijdlijn op te stellen en concrete werklijsten per medewerker te maken. Een goede planning begint 4-6 weken voor het event en bevat duidelijke taken, tijdstippen en verantwoordelijkheden voor iedereen in je team.
Wat zijn de belangrijkste stappen bij het maken van een eventplanning voor catering?
Een succesvolle eventplanning voor catering bestaat uit acht hoofdstappen die je systematisch doorloopt vanaf het eerste klantcontact tot de afronding van het evenement. Begin met het vastleggen van alle klantgegevens en eventwensen, gevolgd door het opstellen van een gedetailleerde offerte en tijdlijn.
Start je planning 4-6 weken van tevoren met het inventariseren van alle benodigdheden. Maak een overzicht van het menu, het aantal gasten, de locatie en speciale wensen. Bepaal vervolgens welke materialen, welk personeel en welke transportmiddelen je nodig hebt. Plan inkoop en voorbereiding zodanig dat je twee dagen voor het event alle ingrediënten in huis hebt.
De volgende stap is het maken van een productieplanning voor je keuken. Verdeel de kooktaken over meerdere dagen en zorg dat bereidingen die kunnen worden voorbereid ook echt vooraf gebeuren. Dit voorkomt stress op de dag zelf en zorgt voor betere kwaliteit.
Sluit je planning af met een definitieve check 24 uur voor het event. Controleer of alle ingrediënten aanwezig zijn, het personeel geïnformeerd is en het transport geregeld is. Een goede planning betekent dat je op de eventdag alleen nog hoeft uit te voeren wat al is voorbereid.
Hoe maak je een praktische werklijst die alle medewerkers kunnen volgen?
Een praktische evenementenwerklijst bevat concrete taken met tijdstippen en duidelijke verantwoordelijkheden per medewerker. Maak aparte lijsten voor keuken, service en logistiek, zodat iedereen precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht en wanneer.
Begin elke werklijst met een overzicht van het event: het aantal gasten, de locatie, de aankomsttijd en bijzonderheden. Verdeel vervolgens alle taken in tijdblokken van 30 minuten. Vermeld bij elke taak niet alleen wat er moet gebeuren, maar ook hoe lang het duurt en welke materialen nodig zijn.
Zorg voor duidelijke communicatieafspraken in je werklijst. Bepaal wie de eindverantwoordelijkheid heeft, hoe medewerkers contact opnemen bij problemen en op welke momenten er overleg plaatsvindt. Voeg contactgegevens toe van alle belangrijke personen: klant, locatie en teamleiders.
Test je werklijsten door ze te laten checken door ervaren medewerkers. Zij zien vaak praktische zaken die je over het hoofd ziet. Een goede werklijst is zo duidelijk dat ook nieuwe medewerkers ermee kunnen werken zonder veel extra uitleg.
Welke informatie heb je nodig van klanten voordat je kunt beginnen met plannen?
Voor een goede cateringplanning heb je minimaal acht categorieën informatie nodig van je klant: aantal gasten, datum en tijd, locatie, menuvoorkeuren, budget, speciale wensen, faciliteiten ter plaatse en contactgegevens van alle betrokkenen.
Begin met de basisgegevens: exacte datum, starttijd, eindtijd en aantal gasten. Vraag ook naar de aard van het evenement, want een zakelijke lunch vraagt om een andere aanpak dan een verjaardag. Noteer of het aantal gasten definitief is of nog kan wijzigen.
Verzamel gedetailleerde locatie-informatie. Vraag naar het adres, de beschikbare keukenruimte, koelvoorzieningen, het serviesgoed en de parkeermogelijkheden. Informeer ook naar de toegankelijkheid voor je team en of er een laad- en losplaats is.
Leg alle bijzondere wensen vast: vegetarische opties, allergieën, religieuze voorschriften en drankvoorkeuren. Vraag ook naar de gewenste service: buffet, walking dinner of bediening aan tafel. Deze informatie bepaalt je personeels- en materiaalplanning.
Zorg dat je alle contactpersonen hebt: de opdrachtgever, de locatiebeheerder en eventueel een weddingplanner of eventmanager. Vraag naar hun mobiele nummers voor bereikbaarheid op de dag van het event.
Hoe plan je de timing en logistiek voor verschillende soorten events?
De timing voor partyplanning verschilt sterk per eventtype. Zakelijke events hebben strakke tijdschema’s en vragen om punctualiteit, terwijl familiefeesten meer flexibiliteit toestaan. Plan voor een zakelijke lunch 2 uur voorbereiding, voor bruiloften minimaal 4 uur.
Voor kleine bijeenkomsten tot 25 personen plan je meestal 1-2 uur opbouwtijd. Begin met het klaarzetten van servies en dranken, gevolgd door de warme gerechten. Zorg dat je 15 minuten voor de geplande starttijd klaar bent voor eventuele vragen van de gastheer of gastvrouw.
Grote feesten vanaf 100 personen vereisen een andere aanpak. Plan minimaal 3-4 uur opbouwtijd en werk met een vast team dat de verschillende onderdelen parallel voorbereidt. Verdeel taken: één team voor de koude gerechten, één voor het warme eten en één voor dranken en servies.
Let bij buitenlocaties extra op logistieke uitdagingen. Plan extra tijd voor transport, check of er stroom en water beschikbaar zijn en neem altijd reservemateriaal mee. Het weer kan je planning verstoren, dus heb altijd een plan B klaar voor regenachtige dagen.
Wat doe je als er last-minute wijzigingen komen in je planning?
Last-minute wijzigingen zijn onvermijdelijk in de cateringbranche. Flexibiliteit en goede communicatie zijn je reddingsmiddelen. Maak altijd afspraken over wijzigingen: tot wanneer zijn ze mogelijk en tegen welke meerkosten.
Stel duidelijke deadlines vast voor verschillende soorten wijzigingen. Menuwijzigingen kunnen meestal tot 48 uur vooraf, maar wijzigingen in het aantal gasten hebben invloed op je inkoop en personeelsplanning. Communiceer deze deadlines helder naar je klanten.
Houd altijd een buffer aan in je planning. Koop 5-10% extra ingrediënten in en zorg dat je een flexibel team hebt dat kan inspringen. Plan ook extra tijd in je dagschema voor onverwachte zaken.
Bij acute wijzigingen op de eventdag zelf, communiceer direct met je hele team. Gebruik een groepsapp of walkietalkies om iedereen tegelijk te informeren. Blijf kalm en positief: je team kijkt naar jouw reactie en klanten merken stress direct.
Documenteer alle wijzigingen schriftelijk, ook last-minute aanpassingen. Dit voorkomt discussies achteraf en helpt je bij de facturatie. Laat belangrijke wijzigingen per e-mail of WhatsApp door de klant bevestigen.
Hoe zorg je ervoor dat niets wordt vergeten op de dag van het event?
Een waterdichte cateringchecklist voorkomt vergissingen op de eventdag. Werk met drie controlemomenten: bij vertrek vanuit je bedrijf, bij aankomst op locatie en 30 minuten voor de start van het event. Check systematisch alle onderdelen.
Maak een transportlijst met alle benodigde items: voedsel, servies, keukengerei, decoratie en schoonmaakspullen. Vink elk item af bij het inladen en laat een tweede persoon meekijken. Vergeten spullen op locatie regelen kost veel tijd en stress.
Controleer bij aankomst op de eventlocatie direct de faciliteiten. Test ovens, koelkasten en andere apparatuur voordat je begint met opbouwen. Check ook de beschikbare ruimte en pas je opstelling aan als de situatie anders is dan verwacht.
Plan een eindcontrole 30 minuten voor het event. Loop samen met je teamleider alle onderdelen na: is het eten op temperatuur, staat alles klaar, weet iedereen zijn taak en zijn alle contactpersonen bereikbaar? Deze laatste check geeft rust en vertrouwen.
Houd een noodkit bij met reservemateriaal: extra servetten, bestek, een aansteker, batterijen en een EHBO-doos. Kleine probleempjes kun je dan snel oplossen zonder paniek. Een goede voorbereiding is het halve werk in de catering.
Een professionele eventplanning en werklijst maken vraagt oefening en systematiek. Door deze stappen te volgen en te leren van elk evenement, bouw je expertise op die je onderscheidt van de concurrentie. Heb je vragen over het optimaliseren van je cateringprocessen? Neem gerust contact op met ons team. Wij bij Catermonkey hebben deze werkwijze vertaald naar slimme software die cateringprofessionals helpt om efficiënter te werken en minder fouten te maken. Zo kun je je focussen op wat je het beste doet: fantastische events verzorgen voor tevreden klanten.
Kom je er niet uit? Plan een brainstormsessie!
Heb je vragen over het optimaliseren van je eventplanning of ben je benieuwd hoe Catermonkey je cateringbedrijf kan ondersteunen? Wij denken graag met je mee! Of je nu hulp nodig hebt bij het stroomlijnen van je processen, het automatiseren van werklijsten, of gewoon inspiratie zoekt voor betere planning – ons team staat klaar om samen met jou te brainstormen over de mogelijkheden.
Plan je brainstorm met Catermonkey! In een vrijblijvend gesprek bespreken we jouw uitdagingen en laten we zien hoe ons platform jouw dagelijkse werkzaamheden eenvoudiger kan maken. Van planning tot facturatie, we kijken samen naar wat het beste bij jouw bedrijf past.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken je hoeveel personeel je nodig hebt voor een cateringevent?
Voor servicepersoneel reken je gemiddeld 1 medewerker per 15-20 gasten bij bediening aan tafel, en 1 per 25-30 gasten bij buffetservice. Voor de keuken plan je 1 kok per 50 porties, afhankelijk van de complexiteit van het menu. Bij events met veel verschillende gangen of speciale bereidingen heb je meer personeel nodig.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij cateringplanning en hoe voorkom je ze?
De grootste fouten zijn onderschatting van opbouwtijd, onvoldoende communicatie met de locatie over faciliteiten, en geen rekening houden met weersomstandigheden bij buitenlocaties. Voorkom dit door altijd een locatiebezoek te doen, 25% extra tijd in te plannen, en altijd een plan B te hebben voor kritieke onderdelen.
Hoe ga je om met speciale dieetwensen en allergieën tijdens de planning?
Maak een apart overzicht van alle dieetwensen en allergieën per gast, en zorg voor duidelijke labeling van alle gerechten. Plan aparte bereidingsruimtes en keukengerei voor allergenen, en train je personeel in het herkennen van allergische reacties. Houd altijd contactgegevens van de dichtstbijzijnde huisartsenpost bij de hand.
Welke software of tools helpen bij het maken van eventplanningen?
Gebruik planningssoftware zoals Trello of Asana voor taakbeheer, Google Sheets voor werklijsten, en WhatsApp Business voor teamcommunicatie. Gespecialiseerde cateringsoftware zoals Catermonkey biedt complete oplossingen met offertes, planning en werklijsten in één systeem. Kies tools die je team gemakkelijk kan gebruiken.
Hoe bepaal je de juiste hoeveelheid eten per persoon?
Reken voor een hoofdmaaltijd 200-250 gram per persoon, voor borrelrecepties 6-8 hapjes per uur per persoon. Bij buffetten plan je 20% extra vanwege de keuzemogelijkheden. Let op het tijdstip: bij lunchrecepties eten mensen minder dan bij dinerrecepties, en bij lange events (4+ uur) hebben gasten meer behoefte aan eten.
Wat doe je als je tijdens het event merkt dat het eten niet op tijd klaar komt?
Communiceer direct en eerlijk met de opdrachtgever over de vertraging en geef een realistische nieuwe tijd. Zet je team in op de meest kritieke gerechten eerst, en overweeg om de volgorde van gangen aan te passen. Bied eventueel extra brood, amuses of drankjes aan om de wachttijd te overbruggen.
Hoe zorg je voor goede samenwerking tussen keuken- en servicepersoneel tijdens events?
Organiseer altijd een briefing 30 minuten voor het event waarin iedereen de planning, bijzonderheden en communicatieafspraken doorneemt. Wijs duidelijke teamleiders aan voor keuken en service, en zorg voor een vast communicatiekanaal (zoals walkietalkies of een groepsapp). Plan ook vaste overlegmomenten tijdens lange events.
