Een kostencalculatie voor catering maak je door alle kosten systematisch te berekenen: ingrediƫnten, personeel, transport, materialen en overhead. Begin met het berekenen van voedselkosten per persoon, voeg personeelskosten toe (inclusief voorbereiding en service), reken overheadkosten door en voeg een gezonde winstmarge toe. Dit zorgt voor accurate offertes die je winstgevendheid waarborgen.
Waarom is een goede kostencalculatie belangrijk voor je cateringbedrijf?
Een accurate kostencalculatie vormt de basis van je winstgevendheid en bedrijfsvoering. Zonder juiste berekeningen loop je het risico om opdrachten met verlies uit te voeren.
Een goede kostencalculatie helpt je om concurrerende prijzen te hanteren zonder je winstmarge op te offeren. Je kunt klanten sneller van dienst zijn met realistische prijzen en voorkomt discussies achteraf over onverwachte kosten.
Bovendien geeft een solide calculatie je inzicht in welke opdrachten het meest winstgevend zijn. Dit helpt bij het maken van strategische keuzes over welke klanten en events je wilt aannemen.
Voor je offertes horeca betekent dit dat je professioneel overkomt en vertrouwen wekt bij potentiƫle klanten. Klanten waarderen transparantie en duidelijkheid in prijsstelling.
Welke kosten moet je allemaal meenemen in je cateringcalculatie?
Een complete kostencalculatie bestaat uit vijf hoofdcategorieƫn: ingrediƫntenkosten, personeelskosten, transportkosten, materiaalkosten en overheadkosten.
Ingrediƫntenkosten omvatten alle voedsel en drank die je gebruikt. Denk aan hoofdingrediƫnten, kruiden, oliƫn en alle benodigdheden voor de bereiding.
Personeelskosten bestaan uit lonen voor koks, servicemedewerkers en afwashulp, plus sociale lasten en reistijd. Vergeet ook de voorbereidingstijd niet mee te rekenen.
Transportkosten dekken brandstof, slijtage van je voertuigen en eventuele huurkosten voor extra transport. Ook de tijd van chauffeurs valt hieronder.
| Kostencategorie | Voorbeelden | Percentage van totaal |
|---|---|---|
| Ingrediƫnten | Voedsel, drank, kruiden | 30-40% |
| Personeel | Lonen, sociale lasten | 25-35% |
| Transport | Brandstof, voertuigkosten | 5-10% |
| Materialen | Servies, decoratie | 5-10% |
| Overhead | Huur, verzekeringen | 10-15% |
Hoe bereken je de ingrediƫntenkosten per persoon?
Begin met het samenstellen van een gedetailleerde receptuur per gerecht. Noteer alle ingrediƫnten met exacte hoeveelheden en bereken de kosten per portie.
Gebruik actuele inkoopprijzen van je leveranciers en hou rekening met seizoensprijzen. Voeg 5-10% toe voor prijsschommelingen en verspilling tijdens de bereiding.
Bereken eerst de kosten per portie, vermenigvuldig dit met het aantal gasten en voeg een veiligheidsmarge toe. Voor buffetten reken je vaak 10-15% extra omdat mensen verschillende keuzes maken.
Vergeet niet de bijkomende kosten zoals kruiden, olie en kleine ingrediƫnten. Deze lijken klein maar kunnen oplopen tot 5-8% van je totale ingrediƫntenkosten.
Hou een database bij van je standaard recepten met actuele prijzen. Dit bespaart tijd bij het maken van nieuwe offertes en zorgt voor consistente prijsstelling.
Hoe reken je personeelskosten door in je offerte?
Personeelskosten bestaan uit meer dan alleen het uurtarief. Je moet rekenen met bruto lonen plus 25-30% voor sociale lasten, vakantiegeld en andere verplichtingen.
Bereken de totale werktijd inclusief voorbereiding, transport, service en opruimen. Een event van 4 uur vraagt vaak 8-10 uur totale inzet per medewerker.
Reken verschillende tarieven voor verschillende functies. Een kok kost meer dan servicepersoneel, en een teamleider meer dan een junior medewerker.
Vergeet niet de reistijd en eventuele overnachtingskosten bij events ver van je locatie. Ook wachttijd tijdens lange events moet je doorrekenen.
Voor complexe events met veel personeel kan je overwegen een toeslag te rekenen voor coƶrdinatie en management ter plaatse.
Welke overheadkosten moet je niet vergeten?
Overheadkosten zijn alle kosten die niet direct aan een specifieke opdracht gekoppeld zijn, maar wel nodig voor je bedrijfsvoering. Deze moeten evenredig verdeeld worden over al je opdrachten.
Vaste kosten zoals huur van je keuken, verzekeringen, telefoon en internet vorm de basis van je overhead. Deel deze door je verwachte jaaromzet om een percentage te krijgen.
Variabele overheadkosten omvatten marketing, accountantskosten, software abonnementen en onderhoud van apparatuur. Ook deze reken je om naar een percentage van je omzet.
Afschrijvingen op keukenapparatuur, voertuigen en andere investeringen horen ook bij je overhead. Bereken jaarlijks hoeveel deze kosten en verdeel over je opdrachten.
Een vuistregel is dat overhead tussen de 15-25% van je totale kosten uitmaakt. Houd dit percentage in de gaten en pas aan als je bedrijf groeit of krimpt.
Hoe bepaal je een gezonde winstmarge voor je catering?
Een gezonde winstmarge ligt tussen de 15-25%, afhankelijk van je marktpositie en het type catering dat je levert. Premium dienstverlening kan hogere marges rechtvaardigen.
Kijk naar je concurrenten en je unieke waarde. Als je bijzondere specialiteiten of uitstekende service biedt, kun je hogere marges hanteren dan bij standaard catering.
Houd rekening met je bedrijfsdoelstellingen. Wil je groeien, dan kun je tijdelijk lagere marges accepteren. Voor stabiliteit en investeringen heb je hogere marges nodig.
Verschillende type events kunnen verschillende marges hebben. Bruiloften en zakelijke events tolereren vaak hogere prijzen dan informele feestjes.
Monitor regelmatig je werkelijke winstmarge per opdracht. Dit helpt je om je calculaties bij te stellen en winstgevende klanten te identificeren.
Kostencalculatie maken: jouw volgende stap
Nu je alle elementen van een kostencalculatie kent, is het tijd om deze systematisch toe te passen. Begin met het opstellen van standaard recepturen met actuele prijzen.
Maak een calculatiesjabloon waarin je alle kostenposten opneemt. Dit zorgt ervoor dat je niets vergeet en consistent blijft in je prijsstelling.
Test je calculaties door enkele recente opdrachten na te rekenen. Vergelijk je berekende kosten met de werkelijke kosten om je model te verfijnen.
Automatisering kan je veel tijd besparen bij het maken van offertes. Moderne cateringsoftware kan ingrediƫnten automatisch koppelen aan gerechten en je inkoop berekenen per leverancier. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd bij het opstellen van accurate offertes.
Blijf je calculaties regelmatig bijwerken. Prijzen van ingrediƫnten en lonen veranderen, dus zorg dat je altijd met actuele cijfers werkt voor betrouwbare offertes.
Klaar om je kostencalculatie te optimaliseren?
Heb je vragen over kostencalculaties of wil je weten hoe je dit proces kunt automatiseren? Bij Catermonkey denken we graag met je mee over hoe ons platform je cateringbedrijf kan ondersteunen. Of je nu ideeĆ«n hebt voor efficiĆ«ntere calculaties of vragen over het stroomlijnen van je offerteproces – we staan klaar om te helpen.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Plan een vrijblijvende brainstormsessie in en ontdek hoe we samen jouw kostencalculaties kunnen optimaliseren.
