Een professionele cateringfactuur maken is meer dan alleen een bedrag op papier zetten. Het is de laatste indruk die je klant van je krijgt en bepaalt of je snel betaald wordt. Een goed opgezette cateringfactuur bevat alle juiste gegevens, duidelijke kostenposten en heldere betalingsvoorwaarden. In dit artikel leer je precies hoe je een factuur maakt die voldoet aan alle wettelijke eisen en zorgt voor een soepele administratie.
Welke gegevens horen op een cateringfactuur?
Een professionele factuur voor je cateringbedrijf moet aan specifieke wettelijke eisen voldoen. Zonder deze gegevens is je factuur niet geldig en kun je problemen krijgen met de Belastingdienst.
Je bedrijfsgegevens vormen de basis van elke factuur. Vermeld altijd je volledige bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats. Ook je KvK-nummer en btw-nummer zijn verplicht. Als je een eenmanszaak bent, gebruik dan je eigen naam of de handelsnaam die je hebt geregistreerd.
De klantgegevens zijn net zo belangrijk. Noteer de volledige naam van je klant, het adres waar de factuur naartoe moet en bij bedrijven ook het KvK-nummer. Voor particuliere klanten volstaat de naam en het adres.
Elke factuur heeft een uniek factuurnummer nodig. Gebruik een logisch systeem, bijvoorbeeld 2024-001 voor je eerste factuur van het jaar. De factuurdatum en de datum waarop je de dienst hebt geleverd moeten ook duidelijk staan vermeld.
| Verplichte gegevens | Optionele gegevens |
|---|---|
| Bedrijfsnaam en adres | Logo en huisstijl |
| KvK-nummer en btw-nummer | Contactgegevens (telefoon, email) |
| Klantgegevens | Referentienummer klant |
| Factuurnummer | Projectomschrijving |
| Factuurdatum | Leveringsadres (als afwijkend) |
| Omschrijving diensten | Betalingskenmerk |
Btw-tarieven voor cateringdiensten berekenen
Bij catering facturatie kom je verschillende btw-tarieven tegen. Het is belangrijk dat je weet wanneer je welk tarief moet hanteren, want fouten kunnen duur uitpakken.
Voor de meeste cateringdiensten geldt het hoge btw-tarief van 21%. Dit is het geval bij catering op locatie, zoals bedrijfsfeesten, bruiloften en andere evenementen. Ook als je personeel meelevert voor de bediening, valt dit onder het 21% tarief.
Het lage btw-tarief van 9% gebruik je alleen bij de levering van voedsel zonder verdere dienstverlening. Denk aan kant-en-klaar eten dat de klant zelf ophaalt of waar je alleen bezorgt zonder verdere service. Let op: zodra je personeel meelevert of tafels dekt, wordt het weer 21%.
Bij gemengde diensten splits je de factuur op. De voedsellevering factureer je met 9% btw, de service en personeel met 21%. Zorg dat je dit helder weergeeft op je factuur, zodat de klant begrijpt waarom er verschillende tarieven worden gehanteerd.
Praktische tips voor btw-berekening
Bereken altijd je prijzen exclusief btw en tel de btw er daarna bij op. Dit maakt je catering administratie een stuk overzichtelijker. Vermeld op je factuur altijd het btw-bedrag per tarief en het totaalbedrag inclusief btw.
Servicekosten en leveringskosten apart vermelden
Transparantie in je kostenverdeling voorkomt discussies achteraf en toont je professionaliteit. Klanten waarderen het als ze precies zien waar ze voor betalen.
Splits je kosten op in duidelijke categorieën. Voedselkosten vormt je hoofdpost, maar vermeld ook apart de kosten voor personeel, transport, materiaal zoals servies en linnen, en eventuele extra services zoals decoratie of geluidstechniek.
Transportkosten reken je meestal als aparte post, vooral bij leveringen buiten je standaardgebied. Geef aan of dit een vaste prijs is of gebaseerd op kilometers. Voor personeelskosten kun je kiezen tussen een vast bedrag per persoon of een uurtarief.
Materiaalkosten voor servies, tafels en stoelen factureer je het beste als huurkosten. Vermeld duidelijk of dit inclusief reiniging is of dat daar extra kosten voor komen. Bij beschadiging of verlies kun je dit dan gemakkelijk doorberekenen.
Voorbeeldstructuur kostenverdeling
- Voedsel en drank: Gedetailleerd overzicht per menu-onderdeel
- Personeel: Aantal personen x aantal uren x uurtarief
- Transport: Vaste prijs of kilometervergoeding
- Materiaalverhuur: Servies, tafels, linnen per stuk of set
- Extra services: Decoratie, entertainment, speciale wensen
Betalingsvoorwaarden en termijnen vastleggen
Heldere betalingsvoorwaarden zijn je beste bescherming tegen betalingsproblemen. Zet deze altijd op je factuur, ook al heb je ze in je offerte vermeld.
Een betalingstermijn van 14 dagen is gebruikelijk voor cateringdiensten. Voor grote evenementen kun je kiezen voor een voorschot van 50% bij bevestiging en de rest binnen 14 dagen na het evenement. Vermeld altijd je bankrekeningnummer en zet er een duidelijk betalingskenmerk bij.
Bij te late betaling kun je rente rekenen. Het wettelijke percentage ligt rond de 8% per jaar, maar je kunt ook een vast bedrag per dag vertraging afspreken. Zorg dat je dit vooraf communiceert, niet pas als er problemen ontstaan.
Voor nieuwe klanten of grote opdrachten kun je een voorschot vragen. Dit beschermt je tegen no-shows en geeft je werkkapitaal voor de inkoop. Vermeld op je factuur hoeveel voorschot je al hebt ontvangen.
Veelgemaakte fouten bij cateringfacturen voorkomen
Zelfs ervaren cateraars maken soms fouten bij het factuur maken. Deze fouten kunnen leiden tot vertraging in betalingen of problemen met de Belastingdienst.
De meest voorkomende fout is het vergeten van verplichte gegevens. Controleer altijd of je je btw-nummer, KvK-nummer en een uniek factuurnummer hebt vermeld. Zonder deze gegevens is je factuur niet geldig.
Btw-fouten zijn ook veelvoorkomend. Let vooral op bij gemengde diensten waar je zowel 9% als 21% btw moet rekenen. Maak een duidelijke scheiding tussen voedsellevering en service.
Onduidelijke omschrijvingen leiden tot vragen van klanten. Schrijf niet alleen “catering bruiloft” maar specificeer: “3-gangen diner voor 80 personen, inclusief bediening en bar service”. Dit voorkomt misverstanden.
Checklist voor foutloze facturen
- Alle verplichte bedrijfs- en klantgegevens compleet
- Uniek factuurnummer in logische volgorde
- Juiste btw-tarieven per dienst
- Duidelijke omschrijving van geleverde diensten
- Correcte betalingsvoorwaarden en termijnen
- Controle op rekensommen en totaalbedragen
Digitale facturatie versus papieren facturen
De keuze tussen digitale en papieren facturen heeft grote gevolgen voor je catering boekhouding. Beide hebben voor- en nadelen, maar de trend gaat duidelijk richting digitaal.
Digitale facturen zijn sneller, goedkoper en beter voor het milieu. Je kunt ze direct na het evenement versturen en ze komen meteen aan. Ook de verwerking in je administratie gaat sneller, omdat je geen papieren facturen hoeft te archiveren.
Papieren facturen hebben nog steeds hun plaats, vooral bij oudere klanten die moeite hebben met digitale communicatie. Sommige bedrijven hebben ook interne procedures die papieren facturen vereisen.
Wettelijk gezien zijn beide vormen gelijk. Je moet facturen wel 7 jaar bewaren, maar dit kan digitaal. Zorg dat je digitale facturen goed backed-up zijn en toegankelijk blijven.
| Digitale facturen | Papieren facturen |
|---|---|
| Snelle verzending | Tastbaar en vertrouwd |
| Lagere kosten | Geen technische problemen |
| Automatische verwerking mogelijk | Altijd leesbaar |
| Milieuvriendelijk | Geen internetverbinding nodig |
| Eenvoudige opslag | Persoonlijker contact |
Hybride aanpak werkt het beste
Veel cateringbedrijven kiezen voor een combinatie. Standaard versturen ze digitale facturen, maar bij klanten die daar moeite mee hebben, printen ze ze alsnog. Dit geeft je de voordelen van beide systemen.
Een professionele cateringfactuur is de sleutel tot een gezonde cashflow en tevreden klanten. Door alle verplichte gegevens correct te vermelden, duidelijke kostenposten te hanteren en heldere betalingsvoorwaarden af te spreken, voorkom je de meeste problemen. Of je nu kiest voor digitale of papieren facturen, zorg dat je systeem werkt voor jou én je klanten.
Heb je vragen over je factuurproces?
Kom je met ideeën of vragen bij Catermonkey! We denken graag met je mee over hoe ons platform jouw bedrijf kan ondersteunen bij het stroomlijnen van je administratie en factuurprocessen.
Plan hier je vrijblijvende brainstormsessie en ontdek hoe je je cateringbusiness naar een hoger niveau kunt tillen.
