Het opvolgen van offertes catering vraagt een strategische aanpak. Wacht 3-5 werkdagen na je eerste offerte voordat je opvolgt, maar pas dit aan op basis van de urgentie van het event. Volg maximaal 3-4 keer op over een periode van 2-3 weken, met toenemende intervallen tussen elke follow-up. Stop met opvolgen als klanten expliciet aangeven niet geïnteresseerd te zijn of na herhaaldelijk geen respons.
Wat is de ideale timing voor je eerste offerte follow-up?
De beste timing voor je eerste follow-up ligt tussen 3 tot 5 werkdagen na het versturen van je offerte. Deze periode geeft klanten genoeg tijd om je voorstel te bekijken zonder dat je opdringerig overkomt.
De urgentie van het event beïnvloedt deze timing aanzienlijk. Voor events binnen twee weken kun je al na 2-3 dagen opvolgen. Bij events die maanden van tevoren gepland worden, kun je rustig een week wachten. Zakelijke klanten hebben vaak meer tijd nodig voor besluitvorming dan particuliere klanten die een bruiloft of feest organiseren.
Let ook op de dag waarop je je offerte verstuurt. Een offerte die op vrijdag wordt verzonden, verdient pas de volgende week dinsdag of woensdag een follow-up. Mensen hebben het weekend nodig om persoonlijke zaken te regelen.
Houd rekening met het type klant waarmee je werkt. Evenementlocaties en grote bedrijven hebben vaak langere besluitvormingsprocessen dan particuliere klanten. Foodtrucks die voor festivals offreren, werken daarentegen vaak met kortere deadlines.
Hoe vaak kun je opvolgen zonder opdringerig te worden?
Een professionele follow-up strategie bestaat uit maximaal 3 tot 4 contactmomenten verspreid over 2-3 weken. Deze aanpak toont volharding zonder dat je klanten gaat irriteren.
Plan je follow-ups met oplopende intervallen: eerste follow-up na 3-5 dagen, tweede na een week, derde na nog eens 5-7 dagen. Als je na drie pogingen nog geen reactie hebt, stuur dan een laatste bericht waarin je aangeeft dat je de offerte als afgesloten beschouwt, tenzij zij anders laten weten.
De frequentie hangt af van verschillende signalen. Reageren klanten positief maar vragen ze om meer tijd? Dan kun je wat ruimer plannen. Krijg je helemaal geen reactie? Houd je aan de standaard intervallen. Laten ze weten dat ze nog bezig zijn met de planning? Vraag wanneer je weer contact mag opnemen.
Voor urgente events kun je deze intervallen verkorten, maar respecteer altijd de communicatievoorkeur van je klant. Sommige mensen prefereren telefonisch contact, anderen willen alleen per email benaderd worden.
Welke methoden werken het beste voor offerte-opvolging?
Email is meestal de beste startmethode voor follow-ups, gevolgd door telefonisch contact voor meer persoonlijke of urgente situaties. De keuze hangt af van je relatie met de klant en de waarde van de offerte.
Email heeft als voordeel dat het niet opdringerig is en klanten op hun eigen moment kunnen reageren. Het geeft je ook de mogelijkheid om extra informatie toe te voegen, zoals menu-aanpassingen of referenties van vergelijkbare events. Voor grotere offertes boven de 2000 euro is email vaak het meest professioneel.
Telefonisch contact werkt goed voor urgente events of wanneer je al een persoonlijke relatie hebt opgebouwd. Een kort, vriendelijk gesprek kan misverstanden wegnemen en direct feedback opleveren. Bel wel op geschikte tijden: tussen 10:00-12:00 of 14:00-16:00 op werkdagen.
WhatsApp of andere messaging apps kun je gebruiken als de klant daar expliciet om vraagt of als je al eerder via dit kanaal contact hebt gehad. Voor zakelijke klanten is dit meestal minder geschikt, maar voor particuliere events kan het wel werken.
Persoonlijk contact reserveer je voor zeer grote offertes of langetermijnklanten. Een korte ontmoeting op locatie kan het verschil maken bij belangrijke events zoals bedrijfsfeesten of grote bruiloften.
Wat moet je zeggen bij het opvolgen van een offerte?
Begin je follow-up altijd met toegevoegde waarde in plaats van alleen te vragen naar de status. Deel nieuwe menu-ideeën, seizoensgebonden suggesties of relevante referenties die aansluiten bij hun event.
Een effectieve eerste follow-up zou kunnen zijn: “Hoi [naam], ik dacht nog even na over jullie bruiloft en realiseerde me dat we voor de vegetarische gasten ook een prachtige gegrilde groenteschotel kunnen toevoegen. Hebben jullie al kunnen kijken naar de offerte die ik vorige week stuurde?”
Voor je tweede follow-up kun je een andere invalshoek kiezen: “Hallo [naam], ik zag dat er volgende week koudere dagen worden voorspeld. Mocht jullie terrasfeest toch binnen plaatsvinden, dan kunnen we het menu eenvoudig aanpassen. Hoe staat het met jullie planning?”
Bij je laatste follow-up wees je eerlijk en behulpzaam: “Beste [naam], ik begrijp dat jullie waarschijnlijk nog bezig zijn met de keuze voor jullie cateraar. Mocht je nog vragen hebben of wil je de offerte aanpassen, laat het me gerust weten. Anders neem ik aan dat jullie een andere richting zijn opgegaan.”
Vermijd zinnen zoals “Ik wilde even checken…” of “Heb je al tijd gehad om…”. Deze voegen geen waarde toe en kunnen opdringerig overkomen. Focus altijd op wat je extra kunt betekenen voor hun event.
Hoe herken je wanneer een klant echt geïnteresseerd is?
Echte interesse herken je aan specifieke vragen over details zoals tijdsplanning, menu-aanpassingen of praktische zaken rond de locatie. Klanten die geïnteresseerd zijn, willen weten hoe jij hun event gaat realiseren.
Positieve signalen zijn vragen over allergenen, vegetarische opties, of hoe je omgaat met weersomstandigheden. Ook vragen over je ervaring met vergelijkbare events of referenties van andere klanten wijzen op serieuze interesse. Deze klanten denken al na over de uitvoering.
Let op de snelheid van reacties. Geïnteresseerde klanten reageren meestal binnen 1-2 dagen op je berichten, ook al is het maar om te laten weten dat ze meer tijd nodig hebben. Ze houden de communicatie gaande.
Minder positieve signalen zijn algemene vragen over prijzen zonder interesse in details, of reacties zoals “we kijken nog rond” zonder vervolgvragen. Ook lange stiltes na jouw vragen over praktische zaken duiden vaak op twijfel.
Klanten die echt interesse hebben, beginnen ook zelf over timing te praten. Ze vragen wanneer ze moeten bevestigen of wat de laatste wijzigingsdatum is. Dit toont aan dat ze jouw offerte serieus overwegen in hun planning.
Wanneer moet je stoppen met het opvolgen van een offerte?
Stop met opvolgen na drie tot vier contactpogingen zonder reactie of zodra een klant aangeeft niet geïnteresseerd te zijn. Respecteer deze signalen en besteed je energie aan nieuwe kansen.
Duidelijke stop-signalen zijn: “We hebben al een cateraar gekozen”, “Het budget komt niet uit”, of “We gaan het zelf doen”. Bedank hen vriendelijk en laat weten dat ze altijd contact mogen opnemen voor toekomstige events. Goede afscheid kan later nog tot opdrachten leiden.
Ook complete radiosilte na meerdere pogingen is een signaal om te stoppen. Als je na drie verschillende benaderingen (email, telefoon, eventueel een laatste email) geen enkele reactie krijgt, kun je ervan uitgaan dat de klant niet geïnteresseerd is.
Maak een laatste professionele afsluiting: “Beste [naam], ik begrijp dat jullie waarschijnlijk andere plannen hebben gemaakt. Mocht er in de toekomst weer een gelegenheid zijn waarbij ik jullie kan helpen, hoor ik het graag. Veel succes met jullie event!”
Houd wel een notitie bij van deze contacten. Soms komen klanten maanden later terug voor een ander event, en dan is het handig om te weten wat er eerder is besproken. Focus je energie op nieuwe leads die wel reageren op je professionele aanpak.
Een goede opvolgstrategie voor offertes catering maakt het verschil tussen mislopen en binnenhalen van opdrachten. Door systematisch en respectvol te werk te gaan, bouw je niet alleen meer omzet op, maar ook een reputatie als betrouwbare partner. Bij Catermonkey helpen we cateraars, foodtrucks en traiteurs om dit proces te stroomlijnen met automatische herinneringen en overzichtelijk klantbeheer, zodat je nooit meer een kans mist en altijd op het juiste moment opvolgt.
Veelgestelde vragen
Hoe ga je om met klanten die wel reageren maar steeds uitstel vragen?
Stel een duidelijke deadline vast en communiceer deze vriendelijk maar beslist. Bijvoorbeeld: 'Ik begrijp dat jullie meer tijd nodig hebben. Omdat mijn agenda snel volloopt, kan ik deze offerte tot [datum] openhouden. Daarna moet ik helaas andere events prioriteit geven.' Dit creëert urgentie zonder druk uit te oefenen.
Moet je je prijzen aanpassen als klanten niet reageren op je offerte?
Pas je prijzen niet zomaar aan zonder duidelijke reden. Gebrek aan reactie betekent niet automatisch dat je te duur bent. Vraag eerst naar specifieke feedback of budgetbeperkingen. Als prijs wel een issue is, kun je alternatieve menu-opties voorstellen in plaats van je standaardtarieven te verlagen.
Hoe volg je offertes op tijdens drukke seizoenen zoals de zomer?
Verkort je follow-up intervallen tot 2-3 dagen tijdens piekperiodes en wees transparant over je beschikbaarheid. Gebruik zinnen zoals: 'Door de drukte in het zomerseizoen raken data snel vol. Kunnen we deze week nog een beslissing nemen?' Dit toont professionaliteit en creëert gezonde tijdsdruk.
Wat doe je als een klant na maanden stilte plotseling weer contact opneemt?
Reageer professioneel en controleer eerst je beschikbaarheid en actuele prijzen. Zeg bijvoorbeeld: 'Leuk om weer van je te horen! Laat me even checken of de datum nog vrij is en of de prijzen nog kloppen.' Behandel het als een nieuwe aanvraag en stuur indien nodig een bijgewerkte offerte.
Hoe houd je bij welke offertes je al hebt opgevolgd en wanneer?
Gebruik een eenvoudig systeem zoals een spreadsheet of CRM-tool om contactmomenten bij te houden. Noteer minimaal: datum offerte, follow-up data, reacties van klant, en volgende actie. Tools zoals Catermonkey automatiseren dit proces met herinneringen en overzichten van al je lopende offertes.
Is het slim om korting aan te bieden in je follow-up berichten?
Bied alleen korting aan als onderdeel van een strategische actie, niet uit wanhoop. Bijvoorbeeld een 'vroegboekkorting' of seizoensactie. Vermijd zinnen zoals 'omdat je nog niet hebt gereageerd, geef ik 10% korting.' Dit ondermijnt je waarde en kan klanten leren om te wachten op kortingen.
Hoe ga je om met offertes voor grote bedrijfsevents waar meerdere mensen betrokken zijn?
Vraag altijd wie de beslisser is en wat het besluitvormingsproces inhoudt. Pas je follow-up timing aan op hun interne processen - grote bedrijven hebben vaak langere doorlooptijden. Stuur je follow-ups naar alle betrokkenen tegelijk en vraag expliciet naar de verwachte beslisdatum.
