Effectieve opvolging na het versturen van horecaoffertes en cateringoffertes begint met de juiste timing en communicatiemethode. Bel of mail binnen 3-5 werkdagen na verzending, gebruik een vriendelijke maar professionele toon en volg maximaal 3 keer op met steeds langere tussenpozen. Bij geen reactie sluit je vriendelijk af, maar houd je de deur open voor toekomstige kansen.
Wanneer is het beste moment om op te volgen na het versturen van een offerte?
Het beste moment voor je eerste opvolging ligt tussen 3 en 5 werkdagen na het versturen van je offerte. Dit geeft klanten voldoende tijd om je voorstel door te nemen, zonder dat je opdringerig overkomt.
Voor nieuwe klanten wacht je iets langer – ongeveer 5 werkdagen – omdat zij meer tijd nodig hebben om je bedrijf en aanbod te beoordelen. Bij bestaande klanten kun je al na 3 werkdagen contact opnemen, omdat zij je werkwijze kennen en sneller beslissingen nemen.
Houd rekening met seizoensgebonden factoren in de horeca. Tijdens drukke periodes, zoals de feestdagen of het bruiloftsseizoen, hebben klanten minder tijd voor offertes. Plan dan je opvolging iets ruimer – tot 7 werkdagen. In rustigere periodes kun je eerder contact opnemen.
Vermijd maandagochtenden en vrijdagmiddagen voor je opvolging. Dinsdag tot en met donderdag tussen 10.00 en 16.00 uur zijn de beste momenten. Mensen zijn dan alert en hebben tijd voor gesprekken over hun evenementen.
Welke communicatiemethode werkt het beste voor offerteopvolging?
De telefoon werkt het beste voor offerteopvolging, omdat je direct contact hebt en meteen vragen kunt beantwoorden. Je hoort aan iemands stem of diegene geïnteresseerd is en je kunt doorvragen op eventuele bezwaren.
E-mail is handig als tweede keuze, vooral bij drukke ondernemers die liever schriftelijk communiceren. Houd je mail kort en stel één duidelijke vraag. Vermijd lange teksten die wegklikgedrag uitlokken.
WhatsApp wordt steeds populairder in de horeca, omdat het snel en persoonlijk aanvoelt. Gebruik dit alleen bij klanten die eerder via WhatsApp contact hebben opgenomen. Begin altijd met je naam en bedrijfsnaam.
Persoonlijk contact tijdens een bezoek werkt uitstekend voor grote opdrachten boven € 2.000. Plan dit van tevoren in en breng eventueel voorbeelden of foto’s mee van vergelijkbare evenementen.
Combineer verschillende methoden: start met een telefoontje en stuur daarna een korte samenvatting per e-mail. Dit vergroot je kans op een reactie en toont professionaliteit.
Wat zeg je precies tijdens een offerte-follow-upgesprek?
Begin altijd met een vriendelijke opening: “Goedemiddag, je spreekt met [naam] van [bedrijf]. Ik bel even over de offerte voor jullie evenement op [datum]. Heb je een momentje?”
Stel daarna open vragen die tot een gesprek uitnodigen: “Heb je de offerte kunnen bekijken?” of “Wat vind je van ons voorstel?” Luister goed naar het antwoord en vraag door bij onduidelijkheden.
Bij bezwaren over de prijs vraag je: “Kun je me vertellen waar je aan denkt qua budget?” of “Welk onderdeel vind je te hoog geprijsd?” Dit geeft je informatie om alternatieven voor te stellen.
Als ze meer tijd nodig hebben, respecteer dat: “Ik begrijp dat je er goed over wilt nadenken. Wanneer kan ik je het beste weer bellen?” Maak direct een afspraak voor de volgende opvolging.
Sluit altijd positief af: “Bedankt voor je tijd. Mocht je nog vragen hebben, bel me gerust. Ik hoor graag van je.” Dit houdt de deur open voor verdere communicatie.
Hoe vaak mag je opvolgen zonder opdringerig te worden?
Maximaal drie keer opvolgen is de gouden regel voor offerteopvolging. Meer dan dat wordt als vervelend ervaren en schaadt je reputatie bij potentiële klanten.
Hanteer deze planning: eerste opvolging na 3-5 dagen, de tweede na 1-2 weken en de derde na 3-4 weken. Vergroot steeds de tussenpozen om ruimte te geven.
Let op signalen dat je te vaak belt: korte, geïrriteerde antwoorden, “Ik bel je wel terug” zonder dat dit gebeurt, of directe verwijzingen naar andere prioriteiten. Stop dan met opvolgen.
Varieer je communicatiemethode per opvolging. De eerste keer bellen, de tweede keer e-mailen, de derde keer een korte WhatsApp sturen. Dit voelt minder opdringerig dan steeds hetzelfde kanaal.
Bij seizoensgebonden evenementen kun je iets vaker opvolgen, omdat de tijdsdruk hoger is. Maar communiceer dit: “Omdat jullie evenement dichterbij komt, wilde ik even checken of je al tot een beslissing bent gekomen.”
Wat doe je als een klant niet reageert op je offerte?
Na je derde opvolging zonder reactie stuur je een vriendelijke afsluitmail. Schrijf iets als: “Ik begrijp dat jullie evenement misschien niet doorgaat of dat je voor een andere cateraar hebt gekozen. Geen probleem!”
Houd de deur open voor de toekomst: “Mocht je in de toekomst weer catering nodig hebben, denk dan gerust aan ons. Ik bewaar jullie gegevens voor eventuele toekomstige evenementen.”
Probeer een alternatieve benadering via sociale media. Volg hun bedrijf op LinkedIn of Instagram en reageer af en toe positief op hun posts. Dit houdt je zichtbaar zonder opdringerig te zijn.
Voeg ze toe aan je nieuwsbrief, als je die hebt. Zo blijf je in beeld met nuttige tips en voorbeelden van je werk. Vaak leidt dit maanden later tot nieuwe aanvragen.
Accepteer dat ‘geen reactie’ ook een antwoord is. Niet elke potentiële klant wordt een echte klant. Focus je energie op nieuwe leads in plaats van te blijven hangen in oude.
Evalueer je offerte: was de prijs realistisch, sloot die aan bij hun wensen, was de presentatie professioneel? Leer van elke afwijzing om je volgende offertes te verbeteren.
Hoe Catermonkey helpt bij offerteopvolging
Met Catermonkey automatiseer je het hele opvolgingsproces en mis je nooit meer een potentiële klant. Ons CRM-systeem houdt automatisch bij wanneer je een offerte hebt verstuurd en herinnert je op het juiste moment om op te volgen.
De belangrijkste voordelen voor jouw opvolgingsproces:
- Automatische herinneringen – Het systeem waarschuwt je wanneer het tijd is voor opvolging.
- Mailsjablonen – Stel professionele follow-upmails op die je telkens hergebruikt.
- Klantgeschiedenis – Zie in één oogopslag alle eerdere contactmomenten en offertes.
- Taakbeheer – Wijs opvolgingen toe aan teamleden en houd de voortgang bij.
- Online ondertekening – Klanten tekenen direct online, geen gedoe met papierwerk.
Stop met het handmatig bijhouden van opvolgingen in Excel of in je agenda. Probeer Catermonkey 14 dagen gratis uit en ervaar hoe geautomatiseerde offerteopvolging je meer opdrachten oplevert. Voor meer informatie kun je altijd contact met ons opnemen.
Klaar om je offerteopvolging naar een hoger niveau te tillen?
Heb je vragen over het optimaliseren van je offerteopvolging of ben je benieuwd hoe Catermonkey jouw cateringbedrijf kan ondersteunen? Wij denken graag met je mee! Of je nu ideeën hebt voor het verbeteren van je werkprocessen, vragen hebt over ons platform, of gewoon wilt ontdekken welke mogelijkheden er zijn – we staan voor je klaar.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Samen kijken we hoe je meer uit je offertes kunt halen en je bedrijf verder kunt laten groeien. Het gesprek is volledig vrijblijvend en wie weet ontstaan er wel mooie ideeën voor jouw onderneming.
Veelgestelde vragen
Wat doe je als een klant zegt dat je offerte te duur is tijdens het follow-upgesprek?
Vraag eerst naar hun specifieke budget: ‘Waar denk je ongeveer aan qua budget?’ Daarna kun je alternatieven voorstellen, zoals een aangepast menu, kleinere porties of minder service. Leg uit welke waarde je biedt voor de prijs en toon begrip voor hun situatie. Soms kun je een betalingsregeling aanbieden of een korting geven bij toekomstige boekingen.
Hoe ga je om met klanten die zeggen 'we laten het je weten' maar nooit meer iets van zich laten horen?
Dit is vaak een beleefde afwijzing. Respecteer hun antwoord en vraag naar een concrete datum: ‘Wanneer verwacht je een beslissing te nemen?’ Stuur na die datum één vriendelijke herinnering en sluit daarna professioneel af. Voeg ze toe aan je nieuwsbrief om contact te houden voor toekomstige kansen.
Moet je anders opvolgen bij grote bedrijfsevents versus kleine private feestjes?
Ja, absoluut. Bij grote bedrijfsevents (>€2000) kun je vaker opvolgen omdat er meestal meerdere beslissers betrokken zijn en het proces langer duurt. Plan eventueel een persoonlijk gesprek in. Bij private feestjes volg je de standaard 3-opvolgingenregel strikter, omdat particulieren sneller geïrriteerd raken door te veel contact.
Hoe voorkom je dat je opvolging in de spam-map belandt?
Gebruik een herkenbare afzender naam (je eigen naam + bedrijfsnaam), schrijf persoonlijke onderwerpen die niet verkoop-achtig klinken, en vermijd woorden zoals ‘ACTIE’ of ‘GRATIS’ in hoofdletters. Verwijs altijd naar jullie eerdere contact en houd je e-mails kort en relevant. Een goede onderwerpregel is: ‘Vraag over catering [evenementdatum]’.
Wat als een klant vraagt om de offerte aan te passen na je eerste opvolging?
Dit is een positief signaal – ze zijn geïnteresseerd! Vraag precies wat ze willen wijzigen en waarom. Stuur binnen 24 uur een aangepaste offerte met duidelijke markering van de wijzigingen. Bel daarna binnen 2-3 dagen om te checken of de nieuwe versie beter aansluit bij hun wensen.
Hoe houd je bij welke klanten je al hebt opgevolgd zonder een CRM-systeem?
Maak een eenvoudige Excel-sheet met kolommen voor: klantnaam, offertedatum, opvolgingsdatums, gebruikte communicatiemethode en status. Gebruik je agenda om herinneringen in te stellen voor opvolgingsmomenten. Bewaar alle e-mailcommunicatie in een aparte map per klant. Dit is handmatig werk, maar beter dan niets bijhouden.
Mag je via sociale media contact opnemen als iemand niet reageert op je offerte?
Gebruik sociale media niet voor directe opvolging van offertes – dat voelt opdringerig. Wel kun je hun bedrijf volgen en af en toe positief reageren op hun posts om zichtbaar te blijven. Dit is subtiele marketing die kan leiden tot toekomstige kansen. Stuur nooit privéberichten over je offerte via sociale media.
