Als je ontdekt dat een offerte niet klopt, is het belangrijk om snel en professioneel te handelen. Fouten in offertes komen voor, maar hoe je ermee omgaat bepaalt of je het vertrouwen van je klant behoudt. Je kunt kleine fouten vaak nog corrigeren, maar bij grote prijsverschillen wordt het ingewikkelder, vooral als de klant al akkoord is gegaan.
Waarom gaan offertes wel eens fout?
Offertefouten ontstaan meestal door een combinatie van tijdsdruk en handmatige processen. De meest voorkomende oorzaken zijn rekenproblemen bij complexe cateringbestellingen met meerdere gerechten en personeelskosten.
Verkeerde prijzen ontstaan vaak doordat je werkt met verouderde prijslijsten van leveranciers. Vooral in de horeca en evenementenbranche, waar ingrediëntprijzen regelmatig fluctueren, loop je snel tegen dit probleem aan.
Ontbrekende items zijn een andere valkuil. Je vergeet bijvoorbeeld transportkosten, serviesgoed of extra personeel voor de bediening. Dit gebeurt vooral bij evenement offertes waar veel verschillende onderdelen samenkomen.
Communicatiefouten tussen jou en de klant zorgen ook voor problemen. De klant vraagt om een buffet voor 50 personen, maar bedoelt eigenlijk 80 personen. Of je interpreteert “luxe lunch” anders dan de klant voor ogen heeft.
Hoe herken je een fout in je offerte?
Een systematische controle helpt je fouten te ontdekken voordat je de offerte verstuurt. Begin altijd met het controleren van de basisgegevens: aantal personen, datum, locatie en tijdstip.
Controleer vervolgens je prijsberekening offerte stap voor stap. Klopt het aantal gerechten per persoon? Zijn alle ingrediënten meegenomen? Heb je de juiste leveranciersprijzen gebruikt?
Let op deze signalen die wijzen op mogelijke fouten:
- De totaalprijs lijkt veel te laag of te hoog vergeleken met vergelijkbare opdrachten
- Je foodmarge is ongewoon laag of hoog
- Bepaalde kostenposten ontbreken (personeel, transport, materialen)
- De specificaties komen niet overeen met wat de klant heeft gevraagd
Lees de offerte ook altijd hardop door. Hierdoor vallen inconsistenties en onduidelijkheden sneller op.
Wat doe je als je een fout ontdekt voordat de klant reageert?
Stuur meteen een herziene offerte met een duidelijke uitleg over de aanpassing. Wacht niet tot de klant reageert, want dat kan het vertrouwen beschadigen.
Begin je e-mail met een korte, eerlijke uitleg: “Bij het doorlopen van je offerte ontdekte ik een fout in de berekening. Hierbij stuur ik je de gecorrigeerde versie.”
Leg uit wat er fout was zonder in details te treden. Bijvoorbeeld: “De transportkosten waren niet meegenomen” of “Er stond een verkeerde prijs voor het hoofdgerecht”. Klanten waarderen transparantie.
Zorg dat de nieuwe offerte duidelijk gemarkeerd is als “herziene versie” met de juiste datum. Vraag om bevestiging dat de klant de nieuwe versie heeft ontvangen.
Hoe ga je om met een klant die een fout heeft ontdekt?
Reageer altijd binnen 24 uur en bied je oprechte excuses aan. Erken de fout zonder jezelf te verdedigen of excuses te zoeken. “Je hebt gelijk, er zat inderdaad een fout in de offerte. Mijn excuses hiervoor.”
Toon transparantie door uit te leggen wat er fout ging en hoe je dit gaat oplossen. Klanten begrijpen fouten beter als ze weten wat er gebeurd is.
Stuur binnen dezelfde dag een gecorrigeerde offerte. Als de fout in het voordeel van de klant was (te lage prijs), leg dan rustig uit waarom aanpassing nodig is. Bij kleine verschillen kun je overwegen de originele prijs te handhaven om goodwill te behouden.
Bied waar mogelijk een kleine compensatie aan, zoals gratis extra service of een kleine korting. Dit toont dat je de fout serieus neemt en helpt het vertrouwen te herstellen.
Welke fouten kun je nog aanpassen na akkoord van de klant?
Na akkoord van de klant wordt aanpassen juridisch ingewikkeld. Je hebt dan een bindende overeenkomst en kunt niet zomaar de prijs verhogen, ook niet bij een rekenfout.
Kleine aanpassingen in specificaties zijn soms nog mogelijk als beide partijen akkoord gaan. Denk aan het vervangen van een gerecht door een vergelijkbaar alternatief of kleine wijzigingen in de timing.
Bij grote prijsfouten heb je beperkte opties:
- Overleg met de klant over een redelijke aanpassing
- Accepteer het verlies en leer ervan voor volgende keer
- Zoek juridisch advies bij zeer grote financiële gevolgen
Preventie is hier veel belangrijker dan correctie. Zorg dat je offertes kloppen voordat je ze verstuurt.
Hoe voorkom je fouten in toekomstige offertes?
Ontwikkel een standaard controlelijst die je bij elke offerte doorloopt. Controleer systematisch alle onderdelen: prijzen, hoeveelheden, specificaties, datum en contactgegevens.
Werk met vaste sjablonen voor verschillende soorten events. Dit voorkomt dat je belangrijke kostenposten vergeet. Zorg dat je templates actuele prijzen bevatten en update deze regelmatig.
Implementeer een dubbele controle: laat een collega belangrijke offertes nakijken voordat je ze verstuurt. Verse ogen zien vaak fouten die jij over het hoofd ziet.
Overweeg professionele offerte software die automatisch berekent en controleert. Moderne systemen koppelen ingrediënten aan gerechten, berekenen automatisch inkoopkosten en waarschuwen voor onlogische prijzen.
| Controle punt | Wat controleren | Frequentie |
|---|---|---|
| Basisgegevens | Datum, tijd, locatie, aantal personen | Elke offerte |
| Prijsberekening | Ingrediënten, personeel, transport, materialen | Elke offerte |
| Marges | Foodmarge, totale winstmarge | Elke offerte |
| Leveranciersprijzen | Actualiteit van prijslijsten | Wekelijks |
Houd een logboek bij van gemaakte fouten en hun oorzaken. Dit helpt je patronen te herkennen en je proces te verbeteren.
Fouten in offertes zijn vervelend, maar met de juiste aanpak kun je ze professioneel oplossen en vooral voorkomen. Het opbouwen van een solide offerte proces met goede controles bespaart je tijd, geld en stress. Wil je meer weten over hoe je dit kunt verbeteren? Neem contact met ons op of plan een brainstorm sessie in. Wij helpen horeca en evenement ondernemers dagelijks met het stroomlijnen van hun offerte beheer, zodat ze zich kunnen focussen op wat ze het beste doen: fantastische events en catering verzorgen.
Klaar om je offerte proces te verbeteren?
Heb je vragen over het optimaliseren van je offerte proces of wil je ontdekken hoe Catermonkey je kan helpen om fouten te voorkomen? We denken graag met je mee over hoe ons platform je bedrijf kan ondersteunen bij het stroomlijnen van je werkprocessen. Of je nu ideeën hebt, specifieke vragen of gewoon wilt verkennen wat de mogelijkheden zijn – wij staan klaar om samen met jou te brainstormen over de beste oplossingen voor jouw bedrijf.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Klik hier om een vrijblijvende brainstormsessie in te plannen en ontdek hoe we je kunnen helpen om je offerte proces foutloos en efficiënt te maken.
