Als cateringondernemer kom je dagelijks in aanraking met verschillende soorten documenten. Het verschil tussen een offerte catering en een factuur catering lijkt misschien voor de hand liggend, maar in de praktijk zorgt dit nog regelmatig voor verwarring. Een offerte verstuur je vooraf om je diensten aan te bieden en een prijsopgave te geven, terwijl een factuur pas na het leveren van je cateringdiensten wordt verstuurd als betalingsverzoek. Het begrijpen van dit verschil is belangrijk voor je catering administratie en zorgt ervoor dat je professioneel overkomt bij je klanten.
Wat is een offerte precies
Een offerte catering is je visitekaartje naar potentiƫle klanten. Het is een document waarin je duidelijk omschrijft welke diensten je kunt leveren, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Je verstuurt een catering prijsopgave altijd voordat je een opdracht definitief binnen hebt.
In je offerte leg je uit wat je precies gaat leveren voor een specifiek event. Dit kan variƫren van een simpele lunch voor tien personen tot een uitgebreid buffet voor een bruiloft met tweehonderd gasten. Je geeft niet alleen de menuopties weer, maar ook informatie over servies, personeel, transport en eventuele extra services.
Het doel van een offerte maken catering is om je klant te overtuigen dat jij de juiste partner bent voor hun event. Je toont hiermee je professionaliteit en geeft de klant alle informatie die nodig is om een weloverwogen beslissing te nemen. Een goede offerte kan het verschil maken tussen wel of niet binnenhalen van een opdracht.
Wat is een factuur en wanneer verstuur je deze
Een factuur is het officiƫle betalingsverzoek dat je verstuurt nadat je je cateringdiensten hebt geleverd. Dit document heeft een heel andere functie dan een offerte. Waar een offerte een voorstel is, is een factuur een eis tot betaling voor geleverde diensten.
Je verstuurt een factuur catering pas nadat het event heeft plaatsgevonden en je alle afgesproken diensten hebt uitgevoerd. Dit kan direct na het event zijn, maar ook enkele dagen later, afhankelijk van je eigen administratieve planning en de afspraken met je klant.
Het factuur versturen catering gebeurt meestal binnen een week na het event. Sommige cateraars versturen de factuur al op de dag van het event zelf, anderen wachten tot alle eventuele nabewerkingen zijn afgerond. Het belangrijkste is dat je consequent bent in je aanpak en duidelijke afspraken maakt met je klanten over wanneer zij de factuur kunnen verwachten.
Belangrijke verschillen tussen offerte en factuur
Het verschil offerte factuur zit in meerdere aspecten die belangrijk zijn voor je catering boekhouding en administratie.
| Aspect | Offerte | Factuur |
|---|---|---|
| Timing | Vooraf, bij aanvraag | Achteraf, na levering |
| Juridische status | Voorstel zonder verplichting | Betalingsverplichting |
| Functie | Verkoop en overtuiging | Administratie en betaling |
| BTW-verplichtingen | Geen BTW-aangifte | Wel BTW-aangifte |
| Bewaartermijn | Eigen administratie | 7 jaar wettelijk verplicht |
Een offerte is in principe vrijblijvend, tenzij je expliciet een geldigheidsduur vermeldt. Een factuur daarentegen creƫert een betalingsverplichting voor je klant. Dit verschil heeft ook gevolgen voor je BTW-administratie: alleen facturen tel je mee voor je BTW-aangifte.
Welke informatie moet op elke offerte staan
Voor een professionele catering prijsopgave zijn bepaalde gegevens onmisbaar. Je wilt dat je offerte er verzorgd uitziet en alle benodigde informatie bevat.
Verplichte gegevens op je offerte:
- Je bedrijfsgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mail)
- Klantgegevens (naam, adres van de opdrachtgever)
- Datum van de offerte en offertenummer
- Geldigheidsduur van de offerte
- Datum, tijd en locatie van het event
- Aantal personen
- Gedetailleerde omschrijving van de diensten
- Prijzen per onderdeel en totaalprijs
- BTW-bedrag en eindtotaal
- Betalingsvoorwaarden
Daarnaast kun je extra informatie toevoegen die je offerte nog professioneler maakt, zoals foto’s van gerechten, informatie over allergenen, of voorwaarden voor annulering. Moderne cateringbedrijven maken gebruik van digitale tools om hun offertes er aantrekkelijk uit te laten zien en automatisch de juiste informatie toe te voegen.
Wat moet je vermelden op een factuur
Een factuur heeft strengere wettelijke eisen dan een offerte. Voor je catering administratie is het belangrijk dat je alle verplichte gegevens correct vermeldt.
Wettelijk verplichte gegevens op elke factuur:
- Je volledige bedrijfsgegevens inclusief KvK-nummer
- BTW-nummer (als je BTW-plichtig bent)
- Klantgegevens van de opdrachtgever
- Uniek factuurnummer
- Factuurdatum
- Omschrijving van de geleverde diensten
- Datum waarop de diensten zijn geleverd
- Bedrag exclusief BTW
- BTW-percentage en BTW-bedrag
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Betalingstermijn
Voor praktische doeleinden voeg je vaak ook je bankrekeningnummer toe, zodat klanten gemakkelijk kunnen betalen. Sommige cateraars vermelden ook hun algemene voorwaarden op de factuur of verwijzen naar een website waar deze te vinden zijn.
Veelgemaakte fouten bij offertes en facturen vermijden
In de dagelijkse praktijk van catering boekhouding komen regelmatig dezelfde fouten terug. Door deze te herkennen, verbeter je je administratieve processen aanzienlijk.
Veel voorkomende fouten bij offertes:
- Geen duidelijke geldigheidsduur vermelden
- Onduidelijke omschrijving van wat er geleverd wordt
- Vergeten om BTW te vermelden of verkeerd berekenen
- Geen contactgegevens voor vragen
- Prijzen die niet overeenkomen met je kostprijsberekening
Typische factuurfouten die je kunt voorkomen:
- Dubbele factuurnummering door slechte administratie
- Verkeerde BTW-berekening
- Onduidelijke omschrijving waardoor klanten vragen stellen
- Vergeten om de leveringsdatum te vermelden
- Geen duidelijke betalingstermijn
Het gebruik van digitale tools helpt bij het voorkomen van deze fouten. Moderne cateringsoftware automatiseert veel van deze processen en zorgt ervoor dat je altijd de juiste informatie op je documenten hebt staan.
Klaar om je administratie naar het volgende niveau te tillen?
Heb je na het lezen van dit artikel ideeĆ«n gekregen over hoe je je offerte- en factuurprocessen kunt verbeteren? Of heb je nog vragen over hoe je jouw administratie professioneler kunt maken? Catermonkey denkt graag met je mee over hoe ons platform jouw bedrijf kan ondersteunen bij het stroomlijnen van al deze processen. Of je nu worstelt met tijdrovende handmatige administratie of op zoek bent naar manieren om meer professioneel over te komen bij klanten – wij helpen je graag verder.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Tijdens een vrijblijvende sessie bespreken we jouw specifieke uitdagingen en laten we zien hoe onze oplossingen jou tijd en zorgen kunnen besparen.
Plan hier je vrijblijvende brainstormsessie
