Als horeca-ondernemer die zijn cateringtak wil uitbreiden, heb je waarschijnlijk gemerkt dat financiële KPI’s voor cateringbedrijven anders zijn dan voor je reguliere restaurant. We moeten namelijk rekening houden met variabele eventkosten, seizoensschommelingen en complexere logistiek. De belangrijkste financiële KPI’s voor cateringbedrijven zijn omzet per event, gemiddelde orderwaarde, winstmarges, kostenbeheer, klantentevredenheid en operationele efficiëntie. Deze indicatoren helpen ons om ons catering rendement te optimaliseren en ons hybride business model succesvol te maken. (bron: Horecatweepuntnul)
Omzet per event en gemiddelde orderwaarde
Onze omzet per event is misschien wel de meest directe indicator van onze cateringprestaties. Dit cijfer geeft ons niet alleen inzicht in onze huidige prestaties, maar helpt ons ook bij het voorspellen van toekomstige inkomsten. We berekenen dit door onze totale omzet te delen door het aantal events in een bepaalde periode.
De gemiddelde orderwaarde is net zo belangrijk. Deze berekenen we door onze totale omzet te delen door het aantal orders. Voor cateringbedrijven ligt deze waarde meestal hoger dan bij reguliere horeca, omdat klanten complete pakketten bestellen voor groepen.
Om onze orderwaarde te verhogen, kunnen we verschillende strategieën toepassen:
- Bied pakketten aan in plaats van losse items
- Stel voor om extra services toe te voegen zoals bediening of decoratie
- Creëer premium opties naast ons standaard menu
- Gebruik upselling door complementaire producten voor te stellen
Het bijhouden van deze cijfers per type event (bedrijfslunches, bruiloften, feesten) geeft ons waardevolle inzichten in welke segmenten het meest winstgevend zijn. (bron: Wikipedia)
Winstmarge en kostenbeheer in de catering
Onze winstmarge in de catering verschilt behoorlijk van ons restaurant. Catering heeft vaak hogere marges omdat klanten bereid zijn meer te betalen voor gemak en service, maar we hebben ook extra kosten zoals transport en externe bediening.
We berekenen onze bruto winstmarge door onze omzet minus onze directe kosten (ingrediënten, verpakking, transport) te delen door onze omzet. Een gezonde bruto marge voor catering ligt meestal tussen de 60-70%.
Onze food costs berekenen is in de catering complexer omdat we rekening moeten houden met:
- Verspilling door onzekere aantallen gasten
- Extra kosten voor transport en warmhouden
- Seizoensgebonden prijsschommelingen van ingrediënten
- Minimale bestelhoeveelheden die niet altijd overeenkomen met onze behoeften
Personeelskosten als percentage van onze omzet zijn cruciaal om te monitoren. In de catering fluctueren deze kosten meer omdat we voor grote events extra personeel nodig hebben. We streven naar 25-35% van onze omzet, afhankelijk van het type catering dat we leveren. (bron: Wikipedia)
Klantentevredenheid en herhalingspercentage meten
In de cateringwereld is onze customer lifetime value enorm belangrijk omdat tevreden klanten vaak terugkomen voor nieuwe events. We berekenen dit door onze gemiddelde orderwaarde te vermenigvuldigen met het aantal orders per jaar en de gemiddelde klantrelatie in jaren.
Ons herhalingspercentage meten we door het aantal klanten dat een tweede bestelling plaatst te delen door het totale aantal nieuwe klanten. Een gezond herhalingspercentage voor catering ligt rond de 30-40%.
Tevredenheidsscores hebben directe impact op onze financiële prestaties omdat:
- Tevreden klanten gemiddeld 15-20% meer bestellen bij vervolgorders
- Mond-tot-mond reclame onze marketingkosten verlaagt
- Klachten en herbestellingen onze winstmarge drukken
- Positieve reviews onze online zichtbaarheid verbeteren
We meten tevredenheid door na elk event een korte vragenlijst te sturen. We focussen op aspectos zoals smaak, presentatie, levering en service.
Operationele efficiëntie en personeelsproductiviteit
Onze omzet per medewerker is een belangrijke indicator voor onze operationele efficiëntie. We berekenen dit door onze totale omzet te delen door het aantal FTE’s (fulltime equivalenten). Voor cateringbedrijven ligt dit cijfer vaak hoger dan bij reguliere horeca omdat de gemiddelde orderwaarde hoger is.
Arbeidskosten als percentage van omzet fluctueren in de catering meer dan in restaurants. Bij kleine events kan dit percentage oplopen tot 40%, terwijl grote events efficiënter zijn met percentages rond de 25%.
Operationele KPI’s die onze financiële resultaten beïnvloeden:
- Voorbereidingstijd per portie
- Aantal events per dag dat ons team aankan
- Transportefficiëntie (meerdere leveringen per rit)
- Retourpercentage van materiaal
Door deze cijfers bij te houden, kunnen we knelpunten identificeren en onze processen optimaliseren voor betere winstgevendheid. (bron: Wikipedia)
Seizoensgebonden trends en cashflow management
Catering heeft sterke seizoenspatronen die onze cashflow beïnvloeden. December en de lente zijn meestal topmaanden, terwijl januari en augustus vaak rustig zijn. We analyseren onze omzetcijfers van de afgelopen jaren om patronen te herkennen.
Cashflow monitoring is extra belangrijk omdat:
- Klanten vaak pas na het event betalen
- We vooraf moeten investeren in ingrediënten en personeel
- Grote events onze cashflow tijdelijk onder druk kunnen zetten
- Seizoensschommelingen onze liquiditeit beïnvloeden
We voorspellen financiële pieken en dalen door:
- Historische data te analyseren per maand
- Rekening te houden met feestdagen en schoolvakanties
- Een buffer aan te houden voor rustige periodes
- Voorschotfacturen te gebruiken bij grote events
Een goede cashflow planning helpt ons om ook in rustige periodes onze vaste kosten te dekken en te investeren in groei.
Welke tools helpen bij het meten van catering KPI’s?
Voor het bijhouden van onze horeca KPI’s hebben we de juiste tools nodig. Eenvoudige spreadsheets kunnen werken voor kleine cateringbedrijven, maar worden al snel onhandig als we groeien.
| Tool type | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|
| Spreadsheets | Goedkoop, flexibel, bekend | Foutgevoelig, tijdrovend, geen automatisering |
| Boekhoudpakketten | Goede financiële rapportage | Geen catering-specifieke functies |
| Catering software | Alles geïntegreerd, automatische berekeningen | Hogere kosten, leercurve |
Gespecialiseerde catering management systemen bieden de meeste voordelen omdat ze:
- Automatisch onze food costs berekenen per event
- Real-time inzicht geven in onze winstmarges
- Offertes koppelen aan inkoop en planning
- Rapportages genereren voor verschillende KPI’s
- Integreren met onze boekhouding
We kiezen een systeem dat past bij onze bedrijfsgrootte en dat meegroeit met onze ambities. Het belangrijkste is dat we consistent onze cijfers bijhouden, want alleen dan kunnen we trends zien en verbeteringen doorvoeren.
Het succesvol meten van financiële KPI’s voor ons cateringbedrijf vraagt discipline en de juiste tools. Door systematisch onze omzet, marges, klanttevredenheid en operationele efficiëntie te monitoren, krijgen we grip op onze catering financiën en kunnen we gerichte beslissingen nemen voor groei. Of we nu net beginnen met catering of onze bestaande tak willen optimaliseren, deze KPI’s helpen ons om ons hybride business model winstgevend te maken. Wij bij Catermonkey helpen dagelijks horeca-ondernemers zoals jij om deze processen te automatiseren en hun cateringrendement te maximaliseren. Voor meer informatie over hoe wij je kunnen helpen, neem contact met ons op.
Leestip: ➡️ Welke gegevens moeten verplicht op een cateringfactuur staan?
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Heb je vragen over het optimaliseren van jouw catering KPI’s of wil je weten hoe ons platform jouw bedrijf kan ondersteunen? Kom gerust bij ons terecht met al je ideeën en uitdagingen! Catermonkey denkt graag met je mee over hoe we jouw cateringprocessen kunnen verbeteren en je rendement kunnen verhogen. Plan je brainstorm met Catermonkey! Plan hier vrijblijvend je brainstormsessie in en ontdek samen met ons de mogelijkheden voor jouw cateringbedrijf.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn catering KPI's bijwerken en analyseren?
Voor optimale resultaten adviseren we om je belangrijkste KPI’s zoals omzet per event en winstmarge wekelijks bij te houden, en maandelijks een grondige analyse te doen. Seizoensgebonden trends bekijk je best per kwartaal om patronen te herkennen en je planning aan te passen.
Wat doe ik als mijn winstmarge onder de 60% zakt?
Een dalende winstmarge vraagt directe actie. Analyseer eerst je food costs en kijk of ingrediëntprijzen zijn gestegen. Controleer je portiegrootte en verspilling, en overweeg je prijzen aan te passen. Ook inefficiënte processen of te lage orderwaarden kunnen de oorzaak zijn.
Hoe voorkom ik cashflow problemen tijdens rustige seizoenen?
Bouw een cashflow buffer op tijdens drukke periodes en werk met voorschotfacturen bij grote events. Overweeg ook om in rustige maanden alternatieve inkomsten te genereren zoals kookcursussen, meal prep services of samenwerkingen met andere bedrijven.
Welke KPI is het belangrijkst voor een startende cateringtak?
Voor startende cateringondernemers is de gemiddelde orderwaarde cruciaal, omdat deze direct je winstgevendheid bepaalt. Focus op het verhogen van orderwaarden door pakketten aan te bieden en extra services voor te stellen voordat je je richt op volume.
Hoe bereken ik mijn food costs correct bij wisselende groepsgroottes?
Werk met standaardrecepten per persoon en houd rekening met een verspillingspercentage van 5-10%. Bereken je kosten per portie inclusief transport en verpakking, en pas dit aan op basis van groepsgrootte – grotere groepen hebben vaak lagere kosten per persoon.
Wat is een realistisch herhalingspercentage voor mijn cateringbedrijf?
Een herhalingspercentage van 30-40% is gezond voor catering. Als je onder de 25% zit, focus dan op klanttevredenheid en follow-up. Boven de 50% is uitstekend en wijst op sterke klantloyaliteit – investeer dan in het aantrekken van nieuwe klanten voor groei.
Hoe ga ik om met KPI-verschillen tussen verschillende eventtypes?
Analyseer je KPI’s per eventsegment (bedrijfscatering, bruiloften, feesten) omdat elk type andere marges en uitdagingen heeft. Bedrijfslunches hebben vaak lagere marges maar meer volume, terwijl bruiloften hogere marges maar meer personeel vereisen. Pas je strategie per segment aan.
