De beste offerte follow-up strategieën combineren strategische timing met persoonlijke communicatie. Start met een follow-up binnen 2-3 dagen na verzending, gebruik een mix van telefoon en e-mail, en beperk jezelf tot maximaal 3-4 follow-ups over een periode van 2-3 weken. Voeg altijd waarde toe in je berichten door extra informatie of alternatieven aan te bieden, en respecteer signalen wanneer klanten duidelijk niet geïnteresseerd zijn.
Wanneer is het beste moment om een offerte op te volgen?
Het optimale moment voor je eerste follow-up ligt tussen 2-3 werkdagen na het versturen van je offerte catering. Dit geeft klanten genoeg tijd om je voorstel te bekijken zonder dat het uit hun gedachten verdwijnt. Voor zakelijke events kun je iets sneller opvolgen (1-2 dagen), terwijl private feesten zoals bruiloften meer bedenktijd vereisen (3-5 dagen).
De timing hangt sterk af van het type event en de urgentie. Bij last-minute aanvragen voor komende week kun je al binnen 24 uur contact opnemen. Voor events die maanden vooruit gepland worden, geef je klanten meer ruimte. Een goede vuistregel is om je follow-up timing af te stemmen op hun planningshorizon.
Timing beïnvloedt direct je slagingspercentage. Te vroeg opvolgen kan opdringerig overkomen, te laat betekent dat klanten al verder zijn gegaan met andere cateraars. Let ook op werkdagen versus weekenden – B2B klanten bereik je het beste op werkdagen, terwijl particuliere klanten soms juist in het weekend tijd hebben om offertes te bekijken.
Welke follow-up methodes werken het beste voor cateraars?
Een telefonische follow-up werkt het meest effectief voor het sluiten van deals, maar e-mail is praktischer voor eerste contact. De combinatie van beide methodes geeft je de beste resultaten. Begin met een vriendelijke e-mail waarin je vraagt of ze je offerte hebben kunnen bekijken, gevolgd door een telefoontje als je geen reactie krijgt.
WhatsApp wordt steeds populairder, vooral voor particuliere klanten en kleinere events. Het voelt minder formeel en klanten reageren er vaak sneller op. Gebruik het wel professioneel en alleen als klanten hun mobiele nummer hebben gedeeld. Voor zakelijke klanten blijf je meestal bij e-mail en telefoon.
Persoonlijk contact tijdens events of bij locatiebezoeken is goud waard. Als je toch in de buurt bent voor een andere klus, kun je even langsgaan. Dit werkt vooral goed bij vaste locaties zoals trouwzalen of bedrijven waar je vaker komt. De keuze voor je communicatiekanaal hangt af van hoe je eerste contact tot stand kwam en wat bij je klanttype past.
Hoe vaak kun je een offerte opvolgen zonder opdringerig te worden?
Beperk je tot maximaal 3-4 follow-ups verspreid over 2-3 weken. Dit geeft je voldoende kansen om contact te maken zonder dat je vervelend wordt. Hanteer een opbouwend ritme: eerste follow-up na 2-3 dagen, tweede na een week, derde na twee weken, en een laatste na drie weken.
De balans tussen volhardendheid en respect ligt in je benadering. Elke follow-up moet waarde toevoegen – nieuwe informatie, een alternatief menu, of een speciale aanbieding. Herhaal niet steeds dezelfde vraag of dezelfde offerte. Varieer ook je communicatiekanalen: eerste keer e-mail, tweede keer telefoon, derde keer weer e-mail.
Stop met opvolgen als klanten expliciet aangeven niet geïnteresseerd te zijn, als ze vragen om geen contact meer, of als ze na meerdere pogingen via verschillende kanalen niet reageren. Signalen zoals het niet beantwoorden van meerdere telefoontjes en het negeren van e-mails geven meestal aan dat je moet stoppen. Respecteer deze signalen om je reputatie te beschermen.
What should you include in your follow-up messages?
Elke follow-up moet nieuwe waarde toevoegen in plaats van alleen te vragen naar de status. Begin met een vriendelijke herinnering aan je offerte, voeg dan iets nieuws toe: een alternatief menu, seizoensgebonden suggestie, of antwoord op vragen die tijdens jullie gesprek naar boven kwamen. Houd je berichten kort en to the point.
Effectieve follow-up berichten bevatten een duidelijke call-to-action. In plaats van “Heb je mijn offerte kunnen bekijken?” vraag je “Welke onderdelen van het menu spreken je het meest aan?” of “Zal ik een alternatief vegetarisch menu toevoegen?” Dit maakt het makkelijker voor klanten om te reageren en toont je betrokkenheid.
Je tone of voice moet vriendelijk maar professioneel blijven. Gebruik een persoonlijke aanhef, verwijs naar details uit jullie eerdere contact, en sluit af met een concrete vervolgstap. Vermijd dwingende taal zoals “Je moet snel beslissen” en kies voor uitnodigende formuleringen zoals “Ik help graag met het perfect maken van jullie event.”
Hoe ga je om met klanten die niet reageren op je follow-ups?
Bij non-responsieve prospects probeer je alternatieve benaderingen voordat je opgeeft. Verander je invalshoek: in plaats van over de offerte te praten, vraag je naar hun plannen of bied je algemeen advies over catering. Soms zijn klanten nog niet klaar om te beslissen maar waarderen ze wel je expertise.
Probeer verschillende communicatiekanalen als e-mail niet werkt. LinkedIn kan effectief zijn voor zakelijke klanten, of een brief voor bijzondere events. Soms helpt het om via een tussenpersoon contact te zoeken – de wedding planner bij bruiloften of de PA bij bedrijfsevents. Deze mensen hebben vaak meer tijd en kunnen je doorverbinden.
Beschouw een lead als verloren na 3-4 weken zonder enige reactie, tenzij het event nog ver weg is. Zet deze prospects dan in een aparte lijst voor later contact – bijvoorbeeld 2-3 maanden voor hun event. Veel klanten beginnen pas laat met de planning van catering. Houd je database bij en maak notities over waarom contact stopte, zodat je leert van deze ervaringen.
Een effectieve follow-up strategie voor offertes catering vraagt om geduld, creativiteit en respect voor je klanten. Door de juiste timing te kiezen, verschillende communicatiekanalen slim te combineren, en altijd waarde toe te voegen in je berichten, verhoog je je kansen aanzienlijk. Met Catermonkey kun je automatische herinneringen instellen zodat je nooit een belangrijke follow-up vergeet, en houd je alle klantcontacten overzichtelijk bij in één systeem.
Veelgestelde vragen
Wat doe je als een klant na je follow-ups plotseling interesse toont maar je offerte inmiddels is verlopen?
Behandel dit als een nieuwe kans en maak een herziene offerte met actuele prijzen en beschikbaarheid. Leg uit dat prijzen kunnen fluctueren door seizoensgebonden ingrediënten of gewijzigde leverancierkosten. Toon begrip voor hun timing en benadruk dat je blij bent dat ze alsnog contact opnemen.
Hoe stel je een effectief follow-up schema in zonder handmatig alles bij te houden?
Gebruik een CRM-systeem of kalender-app om automatische herinneringen in te stellen. Maak een template met je follow-up momenten (dag 3, 7, 14, 21) en noteer bij elke prospect de laatste contactdatum. Veel cateraars gebruiken spreadsheets met kleurcodering of gespecialiseerde software zoals Catermonkey voor deze tracking.
Is het gepast om korting aan te bieden in je follow-up berichten?
Wees voorzichtig met kortingen in follow-ups - dit kan je marge ondermijnen en de indruk wekken dat je oorspronkelijke prijs te hoog was. Bied liever toegevoegde waarde zoals een extra gang, upgrade van ingrediënten, of gratis bezorging. Als je wel korting geeft, maak dit tijdsgebonden en koppel het aan een concrete reden zoals 'vroegboekkorting'.
Hoe ga je om met klanten die zeggen 'we nemen nog contact op' maar dat niet doen?
Interpreteer dit als een beleefde afwijzing en plan een zachte follow-up na 1-2 weken. Vraag dan specifiek of er nog vragen zijn of dat ze meer tijd nodig hebben. Als ze opnieuw vaag reageren, stop dan met actief opvolgen maar houd ze wel in je database voor eventuele toekomstige events.
Welke follow-up strategie gebruik je voor grote corporate events versus kleine particuliere feestjes?
Corporate events vereisen meer formele communicatie via e-mail met duidelijke tijdlijnen en professionele toon. Particuliere feestjes kunnen persoonlijker benaderd worden via telefoon of WhatsApp. Bij corporate events betrek je vaak meerdere beslissers, dus cc relevante personen in je berichten. Voor particuliere klanten focus je op emotionele aspecten en persoonlijke wensen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het opvolgen van offertes?
De grootste fouten zijn: te vaak hetzelfde bericht sturen zonder nieuwe waarde toe te voegen, te lang wachten met de eerste follow-up waardoor klanten je vergeten, en doorgaan met opvolgen als klanten duidelijke signalen geven dat ze niet geïnteresseerd zijn. Ook het negeren van de voorkeurscommunicatie van klanten (e-mail vs telefoon) vermindert je effectiviteit.
Hoe houd je bij welke follow-up methode het beste werkt voor verschillende klanttypen?
Maak notities in je klantendatabase over welke communicatiemethode tot reactie leidde en welke timing succesvol was. Categoriseer klanten (corporate, bruiloft, verjaardag) en analyseer maandelijks je conversieratio's per methode. Na 6 maanden zie je patronen ontstaan die je helpen je strategie te verfijnen per klantsegment.
