BTW-regels voor cateringfacturatie kunnen ingewikkeld lijken, maar met de juiste kennis wordt het een stuk makkelijker. Als cateringbedrijf heb je te maken met verschillende BTW-tarieven afhankelijk van je diensten en locaties. Je moet weten wanneer je 9% of 21% BTW rekent, welke kosten je kunt aftrekken, en hoe je facturen correct opstelt. Ook de locatie van je catering speelt een belangrijke rol in de BTW-behandeling. Een goede administratie en kennis van veelgemaakte fouten helpt je om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Welke BTW-tarieven gelden voor catering?
Bij cateringdiensten werk je met twee verschillende BTW-tarieven: het lage tarief van 9% en het hoge tarief van 21%. Het tarief dat je moet hanteren hangt af van wat je levert en waar je dit doet.
Het 9% BTW-tarief geldt voor:
- Eten en drinken dat je levert voor directe consumptie
- Catering waarbij je alleen voedsel en dranken verzorgt
- Maaltijden die je bezorgt bij klanten thuis
- Lunches en diners zonder aanvullende diensten
Het 21% BTW-tarief pas je toe bij:
- Complete evenementenverzorging inclusief personeel
- Verhuur van materialen zoals tafels, stoelen en servies
- Decoratie en styling van evenementen
- Alcoholische dranken boven bepaalde percentages
- Cateringdiensten in combinatie met entertainment
Let op: als je verschillende diensten combineert, moet je deze apart op je factuur vermelden met het juiste BTW-tarief. Een bruiloft waarbij je zowel het eten (9%) als de complete verzorging met personeel en materialen (21%) levert, vereist een gesplitste factuur.
BTW-aftrek bij cateringaankopen
Als cateringondernemer kun je BTW terugvorderen op je zakelijke aankopen. Dit helpt je om je kosten te drukken en je cashflow te verbeteren. Hier zie je welke kosten je wel en niet kunt aftrekken:
Wel aftrekbaar:
- Ingrediënten en grondstoffen voor je gerechten
- Professionele keukenapparatuur en servies
- Transportkosten en brandstof voor bezorging
- Verpakkingsmaterialen en disposables
- Schoonmaakmiddelen en hygiëneproducten
- Kantoorbenodigdheden en software voor je administratie
Niet of beperkt aftrekbaar:
- Representatiekosten (slechts gedeeltelijk aftrekbaar)
- Privégebruik van bedrijfsmiddelen
- Boetes en bekeuringen
- Personeelsfeesten boven bepaalde bedragen
Bewaar altijd je facturen en bonnetjes digitaal. Voor kleinere aankopen onder de €25 volstaat een kassabon, maar zorg dat alle gegevens leesbaar blijven. Bij grotere aankopen heb je een volledige factuur nodig met BTW-specificatie.
Factuurvereisten voor cateringdiensten
Een correcte factuur is belangrijk voor je BTW-administratie en voorkomt problemen met de Belastingdienst. Voor cateringfacturatie gelden specifieke eisen die je moet naleven. Een professioneel offertes systeem helpt je om alle verplichte gegevens automatisch te verwerken.
Verplichte gegevens op elke factuur:
- Jouw bedrijfsnaam, adres en BTW-nummer
- Klantgegevens inclusief naam en adres
- Uniek factuurnummer in chronologische volgorde
- Factuurdatum en leveringsdatum
- Duidelijke omschrijving van geleverde diensten
- Bedragen exclusief BTW per BTW-tarief
- BTW-bedrag per tarief apart vermeld
- Totaalbedrag inclusief BTW
| Dienst | BTW-tarief | Factuurvermelding |
|---|---|---|
| Buffet catering | 9% | “Catering buffet 50 personen” |
| Personeel inzet | 21% | “Bediening 4 uur, 2 personen” |
| Materiaal verhuur | 21% | “Verhuur tafels en stoelen” |
| Alcoholische dranken | 21% | “Drankarrangement inclusief wijn” |
Bij voorschotfacturen vermeld je duidelijk dat het om een voorschot gaat. Op de eindfactuur trek je het voorschot af en vermeld je de restschuld. Dit voorkomt verwarring bij je klanten en bij de BTW-aangifte.
Veelgemaakte fouten bij BTW-aangifte
Veel cateringbedrijven maken dezelfde fouten in hun BTW-aangifte catering. Door deze te kennen, voorkom je kostbare vergissingen en boetes van de Belastingdienst.
Meest voorkomende fouten:
Verkeerd BTW-tarief toepassen: Je rekent 21% BTW voor een simpele lunch of 9% voor complete evenementenverzorging. Dit leidt tot onjuiste aangiftes en mogelijk naheffingen.
Gemengde diensten niet splitsen: Bij combinaties van eten (9%) en diensten (21%) alles onder één tarief factureren. De Belastingdienst eist een correcte splitsing per dienst.
Ontbrekende factuurgegevens: Incomplete facturen zonder BTW-nummer, verkeerde datums of onduidelijke omschrijvingen. Dit kan leiden tot afwijzing van je BTW-aftrek.
Privé en zakelijk door elkaar: Privéaankopen aftrekken als bedrijfskosten of zakelijke middelen privé gebruiken zonder correctie in de BTW-aangifte.
Tips om fouten te voorkomen:
- Gebruik software die automatisch het juiste BTW-tarief toepast
- Controleer maandelijks je facturen op volledigheid
- Houd privé en zakelijk strikt gescheiden
- Bewaar alle bewijsstukken digitaal en georganiseerd
- Laat bij twijfel je aangifte controleren door een boekhouder
BTW bij evenementen op verschillende locaties
De locatie van je cateringopdracht bepaalt mede hoe je de BTW catering moet behandelen. Verschillende locaties hebben verschillende regels, wat invloed heeft op je facturatie.
Catering op bedrijfspanden:
Bij catering op kantoren en bedrijfspanden gelden de normale Nederlandse BTW-regels. Je hanteert 9% voor voedsel en 21% voor aanvullende diensten. Zorg dat je factuur het adres van de leveringslocatie vermeldt.
Catering bij privéwoningen:
Thuiscatering valt meestal onder het 9% tarief, tenzij je complete evenementenverzorging levert. Let op bij grote privéfeesten waar je ook entertainment en decoratie verzorgt, dan geldt het 21% tarief voor die onderdelen.
Catering in openbare ruimtes:
Bij evenementen in parken, gemeentehuizen of andere openbare locaties gelden dezelfde regels. Controleer wel of je alle benodigde vergunningen hebt, want dit kan invloed hebben op je BTW-behandeling.
Buitenlandse evenementen:
Catering in het buitenland heeft speciale BTW-regels. Binnen de EU geldt vaak het BTW-tarief van het land waar je levert. Voor landen buiten de EU kunnen andere regels gelden. Raadpleeg altijd een specialist bij internationale opdrachten.
Administratie en documentatie voor BTW
Een goede catering administratie is de basis voor correcte BTW-afhandeling. Met de juiste opzet bespaar je tijd en voorkom je fouten in je aangifte.
Documenten die je moet bewaren:
- Alle facturen die je verstuurt (7 jaar bewaren)
- Inkoopfacturen en bonnetjes van leveranciers
- Contracten en overeenkomsten met klanten
- Bankafschriften en betaalbewijzen
- BTW-aangiftes en correspondentie met de Belastingdienst
- Kilometeradministratie voor zakelijke ritten
Digitale mogelijkheden voor efficiënt beheer:
Moderne cateringsoftware maakt je administratie veel eenvoudiger. Je kunt facturen automatisch genereren met de juiste BTW-tarieven, koppelingen maken met je boekhoudsoftware, en alle documenten digitaal opslaan. Dit bespaart tijd en reduceert de kans op fouten aanzienlijk.
Zorg voor regelmatige back-ups van je digitale administratie. Gebruik cloudopslag zodat je vanaf elke locatie bij je gegevens kunt. Dit is handig tijdens controles of wanneer je onderweg bent voor cateringopdrachten.
Maandelijkse controles:
- Controleer of alle facturen correct zijn gearchiveerd
- Vergelijk je omzet met je BTW-aangifte
- Check of alle inkoopfacturen zijn geregistreerd
- Zorg dat privé en zakelijk gescheiden blijven
Met een gestructureerde aanpak wordt BTW-administratie voor je cateringbedrijf veel overzichtelijker. Je hebt meer tijd voor je core business en minder stress over je financiële verplichtingen. Bij Catermonkey helpen we cateringbedrijven om hun complete administratie te digitaliseren, van offerte tot factuur, zodat je je kunt focussen op wat je het beste doet: geweldige catering leveren.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Heb je vragen over BTW-regels voor jouw cateringbedrijf of wil je weten hoe je je administratie kunt optimaliseren? Kom gerust met je ideeën of uitdagingen naar ons toe! Catermonkey denkt graag mee over hoe het platform jouw bedrijf kan ondersteunen bij een efficiënte en correcte BTW-afhandeling.
Plan je brainstorm met Catermonkey! Boek hier je vrijblijvende brainstormsessie en ontdek hoe we jouw cateringbedrijf kunnen helpen groeien.
