Bij het maken van offertes horeca gelden specifieke BTW-regels die je als cateringbedrijf moet kennen. Voor de meeste horeca-diensten betaal je 21% BTW, maar voor bepaalde voedingsmiddelen geldt het verlaagde tarief van 9%. Je moet BTW berekenen wanneer je BTW-plichtig bent en diensten levert binnen Nederland. Een correcte offerte bevat altijd je BTW-nummer, juiste tarieven en een duidelijke BTW-berekening.
Wat zijn de BTW regels voor horeca offertes?
De BTW-regels voor horeca offertes zijn gebaseerd op het type dienst dat je levert en waar je deze levert. Als BTW-plichtige ondernemer moet je BTW berekenen over je offertes catering wanneer je diensten levert aan klanten in Nederland.
De belangrijkste regel is dat je onderscheid moet maken tussen verschillende soorten leveringen. Voor het serveren van eten en drinken geldt meestal het hoge BTW-tarief van 21%. Dit geldt bijvoorbeeld voor complete cateringdiensten waarbij je personeel, servies en bediening levert.
Voor de levering van bepaalde voedingsmiddelen zonder verdere dienstverlening kan het verlaagde tarief van 9% gelden. Dit is vooral relevant wanneer je alleen producten levert zonder extra services zoals bediening of verhuur van materiaal.
Welk BTW tarief geldt voor catering en evenementen?
Voor cateringdiensten gelden twee verschillende BTW-tarieven afhankelijk van wat je precies levert. Het is belangrijk dat je deze correct toepast op je offertes.
Het lage BTW-tarief van 9% geldt voor:
- Levering van voedingsmiddelen zonder verdere dienstverlening
- Alcoholvrije dranken en bepaalde alcoholische dranken
- Brood, melkproducten en andere basisvoedingsmiddelen
Het hoge BTW-tarief van 21% geldt voor:
- Complete cateringdiensten inclusief bediening
- Verhuur van servies, tafels en stoelen
- Personeel en servicekosten
- Alcoholische dranken boven bepaalde percentages
Hoe bereken je BTW op een horeca offerte?
Het berekenen van BTW op je horeca offerte doe je door eerst alle diensten en producten te categoriseren naar het juiste BTW-tarief. Vervolgens bereken je de BTW per categorie.
Stap 1: Deel je offerte op in categorieën
– Voedingsmiddelen (9% BTW)
– Dienstverlening en bediening (21% BTW)
– Verhuur materiaal (21% BTW)
Stap 2: Bereken de BTW per categorie
Voor 9% BTW: bedrag × 0,09 = BTW-bedrag
Voor 21% BTW: bedrag × 0,21 = BTW-bedrag
Stap 3: Tel alles bij elkaar op
Totaalbedrag excl. BTW + totaal BTW-bedrag = totaalbedrag incl. BTW
Een veelgemaakte fout is het toepassen van één BTW-tarief op de hele offerte. Controleer altijd of je de juiste tarieven per onderdeel hebt toegepast.
Wanneer moet je geen BTW rekenen op horeca diensten?
Er zijn specifieke situaties waarin je geen BTW hoeft te berekenen op je horeca offertes. Deze uitzonderingen kunnen je administratie aanzienlijk vereenvoudigen.
Je bent vrijgesteld van BTW-heffing wanneer:
- Je valt onder de kleine ondernemersregeling (omzet onder €20.000 per jaar)
- Je diensten levert aan klanten buiten de EU
- Je diensten levert aan BTW-plichtigen in andere EU-landen (intracommunautaire levering)
- Je specifieke vrijgestelde diensten levert (zoals bepaalde onderwijsgerelateerde catering)
Let op: bij export van diensten naar andere EU-landen moet de ontvanger vaak zelf BTW afdragen via het omgekeerde BTW-mechanisme. Vermeld dit altijd duidelijk op je offerte.
Wat moet er op een BTW-correcte horeca offerte staan?
Een BTW-conforme offerte bevat verplichte elementen die je moet opnemen om aan de wettelijke eisen te voldoen. Professionele offertes met correcte BTW-informatie voorkomen problemen met de Belastingdienst.
| Verplicht element | Beschrijving |
|---|---|
| BTW-nummer | Je volledige BTW-identificatienummer |
| Omschrijving diensten | Duidelijke beschrijving per BTW-tarief |
| Bedragen exclusief BTW | Subtotalen per BTW-categorie |
| BTW-bedragen | Aparte vermelding van BTW per tarief |
| Totaalbedrag inclusief BTW | Eindbedrag dat de klant betaalt |
Daarnaast moet je offerte je bedrijfsgegevens, klantgegevens en een uniek offertenummer bevatten. Dit maakt opvolging en administratie veel eenvoudiger.
Hoe voorkom je BTW fouten bij cateringoffertes?
BTW-fouten in offertes kunnen kostbaar zijn en leiden tot problemen met de Belastingdienst. Met de juiste controlemethoden voorkom je de meeste fouten.
Praktische tips om fouten te voorkomen:
- Gebruik standaard sjablonen met vooraf ingestelde BTW-tarieven
- Maak een checklist voor het controleren van offertes
- Controleer altijd of de BTW-berekening klopt voordat je verstuurt
- Houd een overzicht bij van welke diensten onder welk tarief vallen
- Laat belangrijke offertes door een collega controleren
Een goede administratieve routine helpt je consistent correcte offertes te maken. Bewaar altijd kopieën van verzonden offertes en houd bij welke offertes zijn geaccepteerd.
Belangrijke punten om te onthouden
De BTW-regels voor horeca offertes zijn complex maar beheersbaar met de juiste kennis en tools. Het belangrijkste is dat je onderscheid maakt tussen de verschillende BTW-tarieven en deze correct toepast.
Onthoud deze kernpunten:
- 9% BTW voor voedingsmiddelen, 21% voor dienstverlening
- Alle verplichte elementen moeten op je offerte staan
- Controleer altijd je BTW-berekening voordat je verstuurt
- Bewaar goede administratie van al je offertes
Professionele software kan je helpen bij het automatiseren van BTW-berekeningen en het maken van correcte offertes. Moderne systemen berekenen automatisch de juiste BTW-tarieven en zorgen ervoor dat alle verplichte elementen op je offerte staan, waardoor je tijd bespaart en fouten voorkomt.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
Heb je vragen over BTW-berekeningen of wil je weten hoe je je offerte-proces kunt optimaliseren? Bij Catermonkey denken we graag met je mee over hoe ons platform jouw cateringbedrijf kan ondersteunen. Of je nu ideeën hebt voor een efficiëntere werkwijze of specifieke vragen over administratie – we staan klaar om te helpen.
Plan je brainstorm met Catermonkey!
