L’approvisionnement automatisé permet aux restaurants de gagner du temps en remplaçant les processus manuels par des systèmes automatisés qui surveillent les stocks, passent les commandes et gèrent les fournisseurs. Cela élimine les tâches quotidiennes telles que la vérification manuelle des stocks, le calcul des besoins et la communication avec plusieurs fournisseurs, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur les clients et les processus de cuisine.
Pourquoi l’approvisionnement prend-il autant de temps dans les restaurants ?
Les achats dans les restaurants prennent traditionnellement beaucoup de temps, car il s’agit d’un processus complexe comportant de nombreuses étapes manuelles. Vous devez vérifier quotidiennement les stocks, calculer les commandes et communiquer avec différents fournisseurs.
La routine quotidienne commence généralement par la vérification des stocks. Cela implique de faire le tour des réfrigérateurs, des congélateurs et des placards pour voir ce qui est presque épuisé. Ensuite, vous devez calculer vos besoins pour les jours à venir, en tenant compte de votre menu, de l’affluence prévue et des événements spéciaux éventuels.
La communication avec les fournisseurs prend également beaucoup de temps. Vous appelez ou envoyez des e-mails à différents fournisseurs pour la viande, le poisson, les légumes, les boissons et d’autres produits. Chacun a son propre système de commande, ses propres délais de livraison et ses propres commandes minimales dont vous devez tenir compte.
Calculer les quantités adéquates est une autre tâche fastidieuse. Vous devez adapter vos recettes au nombre d’invités, tenir compte des variations saisonnières et veiller à ne pas commander trop afin d’éviter le gaspillage.
Qu’est-ce que l’achat automatique exactement ?
L’achat automatisé dans le secteur de la restauration est un système qui numérise et automatise vos processus d’achat. Il surveille vos stocks, calcule automatiquement vos besoins et peut même passer des commandes sans que vous ayez à intervenir.
Ces systèmes fonctionnent à l’aide d’algorithmes intelligents qui analysent vos données de vente, vos recettes et vos niveaux de stock. Ils apprennent de vos habitudes et peuvent prédire quand vous aurez besoin de certains produits. Le système sait par exemple que vous avez besoin de plus de viande chaque vendredi, car le week-end est plus chargé.
Le logiciel se connecte souvent directement à votre système de caisse et enregistre les ventes. Chaque repas vendu est automatiquement déduit de votre stock numérique. Lorsqu’un produit passe en dessous d’un certain niveau, le système génère automatiquement une commande.
Les systèmes modernes peuvent également tenir compte de facteurs externes tels que la météo, les événements dans les environs ou les tendances saisonnières. Cela rend les prévisions encore plus précises et vous aide à mieux vous préparer aux périodes de forte affluence.
Comment fonctionne l’achat automatique dans la pratique ?
Dans la pratique, l’achat automatique commence par la configuration de vos recettes et de vos niveaux de stock dans le système. Vous indiquez les ingrédients que vous utilisez, leurs quantités et le stock minimum requis pour chaque produit.
Le système surveille ensuite en permanence votre stock. Chaque vente est automatiquement traitée et votre stock numérique est mis à jour. Lorsqu’un produit passe en dessous du minimum défini, vous recevez une notification ou une commande est automatiquement générée.
Le logiciel calcule également automatiquement vos besoins pour la période à venir. Il examine vos chiffres de vente historiques, les événements prévus et les tendances saisonnières afin d’établir des prévisions précises.
Pour la communication avec les fournisseurs, le système peut transmettre automatiquement les commandes par e-mail, via des connexions EDI ou d’autres canaux numériques. Certains systèmes peuvent même comparer les prix entre différents fournisseurs afin de vous proposer les meilleures offres.
| Étappe | Processus manuel | Processus automatique |
|---|---|---|
| Vérifier le stock | Se déplacer physiquement et compter | Surveillance numérique en temps réel |
| Calculer les commandes | Calcul manuel et estimation | Calcul automatique basé sur les données |
| Contacter les fournisseurs | Appeler ou envoyer un e-mail | Traitement automatique des commandes |
| Passer des commandes | Individuel par fournisseur | Centralisé via un seul système |
Quels sont les avantages de l’achat automatique, outre le gain de temps ?
Outre le gain de temps, l’achat automatique offre plusieurs autres avantages qui ont un impact direct sur votre rentabilité. La réduction des coûts est l’un des principaux avantages, car vous pouvez acheter de manière plus précise et gaspiller moins.
Un meilleur contrôle des stocks vous permet de toujours savoir ce que vous avez en magasin. Vous risquez moins de vous retrouver en rupture de stock, ce qui vous évite d’improviser ou de faire des achats d’urgence coûteux. En même temps, vous évitez que les produits ne se périment parce que vous en avez acheté trop.
Vous obtenez également une meilleure visibilité sur vos coûts alimentaires. Le système affiche précisément le coût de fabrication de chaque plat et l’évolution de vos marges. Cela vous aide à optimiser votre menu et votre tarification.
Améliorez vos relations avec vos fournisseurs grâce à une plus grande cohérence dans vos commandes et à une réduction des erreurs. Les systèmes automatisés garantissent une communication claire et peuvent vous aider à négocier de meilleurs prix en vous donnant un aperçu de vos volumes d’achat.
La conformité et la traçabilité sont également simplifiées. Vous pouvez suivre précisément la provenance de vos produits, leur date de livraison et leur utilisation. Cela est important pour la sécurité alimentaire et les éventuels rappels.
Comment choisir le bon système d’achat automatique ?
Lorsque vous choisissez un système d’achat automatique, vous devez d’abord examiner les possibilités d’intégration avec vos systèmes actuels. Il doit pouvoir se connecter à votre système de caisse, à votre comptabilité et à tout autre logiciel que vous utilisez.
La facilité d’utilisation est importante, car votre équipe doit pouvoir travailler avec le système. Choisissez un système intuitif qui ne nécessite pas trop de formation. Un bon fournisseur offre une assistance et une formation complètes.
Examinez les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. Le suivi de base des stocks est essentiel, mais avez-vous également besoin d’analyses avancées ? Souhaitez-vous pouvoir vous connecter à plusieurs fournisseurs ou un seul fournisseur principal suffit-il ?
La scalabilité est un autre facteur important. Le système doit pouvoir évoluer avec votre entreprise. Si vous envisagez de vous développer ou d’ouvrir de nouveaux sites, le système doit pouvoir prendre en charge cette expansion.
Les coûts sont bien sûr également importants. Ne vous concentrez pas uniquement sur les coûts mensuels, mais tenez également compte des coûts de mise en œuvre, de formation et des modules supplémentaires éventuels. Calculez le retour sur investissement en comparant les gains de temps et les économies réalisées aux coûts du système.
Quelles sont les premières étapes vers l’achat automatique ?
La première étape consiste à cartographier vos processus d’achat actuels. Notez le temps que vous consacrez actuellement aux achats, les fournisseurs auxquels vous faites appel et les principaux points faibles. Cela vous donnera une base de référence pour mesurer les améliorations ultérieures.
Ensuite, faites un inventaire numérique de vos recettes et produits. C’est souvent la partie la plus chronophage de la mise en place, mais c’est la base de tout le système. Assurez-vous d’entrer avec précision tous les ingrédients, les quantités et les fournisseurs.
Choisissez un système adapté à vos besoins et à votre budget. Commencez souvent par un projet pilote dans un seul site ou pour un nombre limité de produits. Cela vous aidera à vous familiariser avec le système sans perturber l’ensemble de votre entreprise.
Formez votre équipe de manière approfondie au nouveau système. Assurez-vous que tout le monde comprenne son fonctionnement et son importance. La résistance au changement est normale, mais une bonne formation et des avantages clairs facilitent son acceptation.
Surveillez attentivement les résultats au cours des premiers mois. Évaluez les gains de temps, les économies réalisées et les éventuels problèmes rencontrés. Adaptez le système si nécessaire et étendez-le progressivement à d’autres processus ou sites.
L’achat automatique peut changer la donne pour votre restaurant, mais cela nécessite une approche réfléchie et l’engagement de toute votre équipe. Avec une préparation et une mise en œuvre adéquates, vous constaterez rapidement les avantages en termes de temps, de coûts et de visibilité. Chez Catermonkey, nous aidons depuis des années les entrepreneurs du secteur de la restauration à numériser leurs processus, de l’achat à la facturation, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : offrir une expérience exceptionnelle à vos clients. Vous souhaitez en savoir plus sur la manière de travailler plus efficacement avec des devis numériques ou obtenir des conseils personnalisés sur l’automatisation ? Contactez-nous pour un entretien sans engagement.
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