Pour choisir la solution d’achat automatisée qui vous convient, vous devez d’abord identifier les besoins spécifiques de votre entreprise dans le secteur de la restauration ou de l’événementiel. Examinez les fonctionnalités telles que la gestion des fournisseurs, la gestion des commandes, la connexion aux stocks et l’intégration avec vos systèmes existants. Comparez différentes solutions en termes de facilité d’utilisation, de coûts et de simplicité de mise en œuvre afin de trouver celle qui correspond le mieux à votre entreprise.
Pourquoi l’automatisation de vos achats est importante
L’automatisation des processus d’achat offre aux entreprises du secteur de l’hôtellerie, de la restauration et de l’événementiel des avantages concrets qui ont un impact direct sur vos opérations quotidiennes. Le gain de temps est primordial, car vous n’avez plus besoin de calculer manuellement ce que vous devez commander pour un événement ou une semaine entière.
Le principal avantage réside dans la gestion des coûts. Vous achetez moins souvent en excès, car les systèmes automatisés calculent précisément vos besoins en fonction de vos menus et du nombre de convives. Cela évite le gaspillage et améliore immédiatement votre marge bénéficiaire.
La réduction des erreurs est un autre avantage majeur. Le copier-coller et les calculs manuels entraînent souvent des erreurs dans les commandes. Avec l’achat automatisé, ces problèmes disparaissent, car le système calcule automatiquement les quantités correctes par fournisseur.
Pour les entreprises événementielles, cela signifie que vous pouvez répondre plus rapidement aux demandes des clients et établir des devis plus précis, car vous avez immédiatement une vue d’ensemble de vos coûts d’achat et de vos marges par plat, buffet ou événement.
Qu’est-ce qu’une solution d’achat automatisée ?
Une solution d’achat automatisée est un logiciel qui numérise et rationalise vos processus d’achat. Le système calcule automatiquement ce que vous devez commander en fonction de vos menus, recettes et nombre de convives, et répartit clairement les commandes par fournisseur.
Pour les entreprises du secteur de la restauration et de l’événementiel, cela signifie que vous pouvez associer des ingrédients à vos plats. Lorsque vous approuvez un devis, un calcul des achats s’affiche automatiquement, indiquant précisément ce que vous devez commander et où.
Le système tient également compte de vos stocks, afin que vous ne commandiez que ce dont vous avez réellement besoin. Cela évite les commandes excessives et vous aide à maîtriser vos coûts alimentaires par ingrédient, plat et événement.
Les solutions modernes s’intègrent parfaitement à votre flux de travail existant, de l’offre à l’exécution, afin que tous les processus soient connectés entre eux et que vous gardiez une vue d’ensemble de l’ensemble de vos activités.
Quelles fonctionnalités votre logiciel d’achat doit-il posséder ?
Un logiciel d’achat efficace pour l’hôtellerie et l’événementiel doit inclure plusieurs fonctions clés qui correspondent à votre méthode de travail spécifique.
| Functie | Pourquoi est-ce important ? | Avantage pratique |
|---|---|---|
| Gestion des fournisseurs | Aperçu de tous les contacts et tarifs | Commander plus rapidement auprès du bon fournisseur |
| Gestion des commandes | Calcul automatique par fournisseur | Plus besoin de calculs manuels |
| Voorraadkoppeling | Aperçu des stocks actuels | Évite les commandes excessives |
| Gestion des recettes | Associer les ingrédients aux plats | Calcul automatique des achats |
| Rapport | Compréhension des marges et des coûts | Meilleure tarification |
Les possibilités de reporting sont indispensables. Vous souhaitez avoir un aperçu en temps réel de votre marge par ingrédient, plat, buffet, forfait et événement. Cela vous aide à prendre de meilleures décisions en matière de prix et à contrôler votre rentabilité.
L’intégration avec vos systèmes existants est également importante. Le logiciel doit pouvoir communiquer avec votre système de devis afin que les devis approuvés génèrent automatiquement des calculs d’achat.
Comment choisir entre différents systèmes d’achat ?
La comparaison de différents systèmes d’achat nécessite une approche systématique dans laquelle vous utilisez des critères pratiques adaptés à votre gestion d’entreprise.
La facilité d’utilisation est primordiale. Vérifiez si votre équipe peut utiliser le système de manière intuitive sans formation approfondie. Un bon système semble naturel et s’adapte à votre méthode de travail.
Les possibilités d’intégration sont cruciales pour les entreprises du secteur de l’hôtellerie, de la restauration et de l’événementiel. Vérifiez si le système peut être connecté à votre logiciel de devis, à votre système comptable et éventuellement à votre site web. Tout doit fonctionner de manière fluide.
Examinez la flexibilité du système. Pouvez-vous facilement ajouter de nouveaux fournisseurs ? Le système peut-il gérer des menus variables et des ingrédients saisonniers ? Est-il possible de le personnaliser pour des événements spécifiques ?
La facilité de mise en œuvre est également importante. Optez pour une solution que vous pouvez démarrer rapidement, sans passer par des processus de mise en œuvre qui durent des mois. Certains systèmes sont si conviviaux que vous pouvez tout configurer vous-même.
Combien coûte une bonne solution d’achat automatisée ?
Le coût des solutions d’achat automatisées varie considérablement, mais pour les entreprises du secteur de l’hôtellerie et de la restauration et les organisateurs d’événements, il existe différents modèles de tarification adaptés à différents budgets.
Les abonnements mensuels sont les plus courants, souvent compris entre 50 et 300 € par mois, en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités. De nombreux fournisseurs proposent également des contrats résiliables mensuellement.
Les coûts de mise en œuvre peuvent varier entre une configuration gratuite et plusieurs milliers d’euros pour une intégration complète. Choisissez une solution adaptée à vos compétences techniques et au temps dont vous disposez.
Le retour sur investissement est généralement rapide. Grâce à la réduction des surcommandes, à un meilleur contrôle des marges et au gain de temps, l’investissement est souvent amorti en quelques mois. Le gain de temps lors du calcul des achats compense notamment rapidement les coûts.
Faites attention aux coûts cachés tels que les modules supplémentaires, les intégrations ou l’assistance. Demandez toujours un devis complet avant de prendre votre décision.
Comment mettre en œuvre avec succès un nouveau système d’achat ?
La mise en œuvre réussie d’un nouveau système d’achat nécessite une approche progressive qui implique votre équipe dans le changement.
Commencez par configurer vos données de base : fournisseurs, ingrédients et recettes. Prenez le temps de bien faire les choses, car cela constitue la base de tout votre système.
Formez votre équipe progressivement. Commencez par un petit groupe de personnes enthousiastes qui apprendront à bien connaître le système. Elles pourront ensuite aider leurs collègues et jouer le rôle d’ambassadeurs.
Testez d’abord le système avec un nombre limité d’événements ou de menus avant de passer complètement au nouveau système. Cela vous aidera à détecter les défauts de jeunesse et à affiner les processus.
Assurez-vous de bénéficier d’une assistance adéquate pendant la transition. De nombreux fournisseurs proposent une assistance par chat, par téléphone ou via des réunions en ligne pour vous guider tout au long du processus.
Explique clairement à ton équipe pourquoi tu mets ce système en place et quels avantages il offre. Rends les tâches transférables pour que tout ne passe plus par toi.
Faire le bon choix pour votre entreprise
La meilleure solution d’achat automatisée est celle qui s’intègre parfaitement à votre méthode de travail spécifique et offre des possibilités de croissance pour l’avenir.
Dressez la liste de vos principaux points faibles : trop de calculs manuels, manque de visibilité sur les marges, e-mails superflus ou manque de vue d’ensemble. Choisissez une solution qui s’attaque directement à ces problèmes.
Testez différentes options grâce à un essai gratuit. Vous pourrez ainsi découvrir par vous-même comment le système fonctionne dans votre pratique quotidienne, sans aucune obligation.
Pensez également à l’avenir. Le système peut-il évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe ? Existe-t-il des possibilités d’extension pour d’autres processus tels que la planification, la facturation ou la gestion des clients ?
Pour les entreprises du secteur de la restauration et de l’événementiel qui souhaitent numériser l’ensemble de leur flux de travail, une solution tout-en-un telle que Catermonkey peut s’avérer intéressante. Celle-ci intègre les achats, la gestion des devis, la planification et la facturation dans un seul système, ce qui vous permet de tout regrouper sous un même toit et d’optimiser la coordination des processus. Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont un tel système peut aider votre entreprise ? N’hésitez pas à nous contacter pour un entretien personnalisé.
Prêt à automatiser vos achats ?
Vous avez des idées ou des questions sur la manière dont l’automatisation des achats peut aider votre entreprise ? Catermonkey se fera un plaisir de réfléchir avec vous à la manière dont notre plateforme peut soutenir votre entreprise de restauration ou d’événementiel. Que vous souhaitiez savoir comment gagner du temps lors de vos commandes, mieux maîtriser vos marges ou simplement découvrir les possibilités qui s’offrent à vous, nous sommes là pour vous aider.
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