La mise en œuvre de l’achat automatique dans le secteur de la restauration et de l’événementiel pose plusieurs défis. Les problèmes les plus courants sont les difficultés d’intégration technique, la résistance du personnel aux nouveaux systèmes, une préparation insuffisante lors de la mise en œuvre et des problèmes liés à l’exactitude des données. Cependant, ces défis peuvent être facilement évités avec une approche et une préparation adéquates.
Qu’est-ce que la mise en œuvre automatique des achats ?
La mise en place d’un système d’achat automatisé signifie que vous remplacez les processus d’achat manuels par des systèmes automatisés. Pour les entreprises du secteur de la restauration et de l’événementiel, cela signifie que les ingrédients sont automatiquement associés aux plats et aux menus, ce qui permet de générer automatiquement des listes d’achat sur la base de vos devis et de vos commandes.
Le système fonctionne en associant vos recettes et menus à des ingrédients spécifiques. Lorsque vous établissez un devis ou recevez une commande, le système calcule automatiquement ce que vous devez commander et où. Cela vous fait gagner énormément de temps, que vous passeriez normalement à calculer manuellement les quantités nécessaires.
La pratique montre que l’automatisation des achats aide les entreprises du secteur de la restauration à éviter les commandes superflues et à toujours disposer des quantités adéquates. Vous recevez des listes d’achats claires par fournisseur, ce qui rend les commandes beaucoup plus efficaces.
Quels sont les problèmes techniques les plus courants ?
L’intégration du système représente souvent le plus grand défi technique. De nombreuses entreprises ont du mal à connecter leur nouveau système d’achat à leurs logiciels existants de comptabilité, de gestion des stocks ou de caisse enregistreuse.
La migration des données est un autre problème courant. Le transfert des recettes existantes, des données fournisseurs et des informations sur les prix vers le nouveau système s’accompagne souvent d’erreurs ou de pertes d’informations. Cela peut entraîner des calculs d’achat erronés au cours de la période initiale.
Des problèmes de connectivité surviennent lorsque le système ne communique pas correctement avec les systèmes des fournisseurs. Les connexions API peuvent être instables ou les fournisseurs peuvent ne pas disposer de liens numériques. Cela signifie que vous devez encore passer commande manuellement auprès de certains fournisseurs.
Une incompatibilité logicielle survient lorsque différents systèmes ne fonctionnent pas correctement ensemble. Par exemple, lorsque votre système de caisse utilise des codes produit différents de ceux de votre système d’achat, ce qui empêche les liens automatiques de fonctionner.
Comment éviter les problèmes liés à l’intégration des fournisseurs ?
Commencez par dresser la liste de vos principaux fournisseurs et de leurs capacités numériques. Tous les fournisseurs ne disposent pas de systèmes avancés, alors faites une liste de ceux qui peuvent livrer numériquement et ceux qui ne le peuvent pas.
Testez toujours les connexions API dans un environnement de test avant de les mettre en service. Demandez la documentation technique aux fournisseurs et assurez-vous de bénéficier d’une assistance informatique pour la configuration des connexions.
Créez des processus de sauvegarde pour les fournisseurs qui ne peuvent pas être connectés numériquement. Assurez-vous de pouvoir continuer à traiter efficacement les commandes manuelles pendant que vous travaillez à améliorer les intégrations.
Communiquez clairement vos projets à vos fournisseurs. Beaucoup d’entre eux sont disposés à coopérer à la mise en place de connexions numériques, car cela leur permet également de gagner en efficacité. Ils disposent parfois de solutions que vous ne connaissiez pas encore.
Quels sont les principaux défis liés à la formation du personnel ?
La résistance au changement est le plus grand défi. Les employés sont habitués à leur façon actuelle de travailler et considèrent souvent les nouveaux systèmes comme une charge de travail supplémentaire plutôt que comme une aide.
Le transfert de connaissances est souvent difficile, car tout le monde n’a pas le même niveau technique. Certains membres de l’équipe comprennent rapidement les nouveaux systèmes, tandis que d’autres ont besoin de plus de temps et d’accompagnement.
Le plus gros problème survient lorsque vous voulez changer trop rapidement. Les employés ont besoin de temps pour s’habituer aux nouveaux flux de travail. Si vous changez trop de choses à la fois, les gens se sentent dépassés et font plus d’erreurs.
La formation pratique est plus efficace que les explications théoriques. Laissez les employés s’exercer avec de vraies commandes et de vraies recettes plutôt qu’avec des exemples abstraits. Prévoyez également un interlocuteur auquel ils peuvent s’adresser s’ils ont des questions.
Quelles erreurs les entreprises commettent-elles lors de la mise en œuvre ?
Sous-estimer le temps nécessaire à la mise en œuvre est une erreur classique. Les entreprises pensent souvent qu’elles pourront effectuer la transition complète en quelques semaines, mais dans la pratique, il faut compter plusieurs mois avant que tout fonctionne correctement.
Une préparation insuffisante conduit au chaos. Les entreprises se lancent sans avoir bien organisé leurs recettes ou sans avoir conclu d’accords clairs avec leurs fournisseurs.
L’absence de plans de secours pose des problèmes lorsque le système ne fonctionne pas comme prévu. Vous devez toujours disposer d’un moyen de continuer à travailler en cas de défaillance de l’automatisation.
Une mauvaise communication avec les parties prenantes crée de la résistance. Lorsque les employés, les fournisseurs ou les clients ne savent pas ce qui change, cela engendre des malentendus et des frustrations.
| Erreur courante | Conséquence | Solution |
|---|---|---|
| Mise en œuvre trop rapide | Erreurs et frustration | Déploiement progressif par département |
| Pas de formation du personnel | Mauvaise utilisation du système | Formation approfondie et suivi |
| Pas de processus de sauvegarde | Arrêt en cas de problèmes | Préparer les procédures manuelles |
Comment résoudre les problèmes liés à l’exactitude des données ?
La première étape consiste à vérifier les données relatives aux produits. Passez systématiquement en revue vos recettes et vérifiez que tous les ingrédients ont été correctement saisis, avec les unités et les quantités appropriées.
Les informations sur les prix doivent être mises à jour régulièrement. Les fournisseurs modifient leurs prix et si votre système contient des informations obsolètes, vos calculs d’achat ne seront plus corrects.
La synchronisation des niveaux de stock entre différents systèmes permet d’éviter les commandes en double. Assurez-vous que votre système de caisse, votre système de gestion des stocks et votre système d’achat utilisent les mêmes informations.
Mettez en place des mécanismes de contrôle qui signalent les commandes irréalistes. Si le système propose soudainement 100 kilos de pommes de terre pour un petit événement, un avertissement doit être émis.
Formez vos employés à reconnaître et à signaler les anomalies. Ils sont souvent les premiers à remarquer lorsque les commandes ne correspondent pas à la réalité.
Points clés pour une mise en œuvre réussie de l’achat automatique
Une mise en œuvre réussie commence par une bonne préparation. Assurez-vous que vos recettes, les coordonnées de vos fournisseurs et les informations sur les prix sont en ordre avant de commencer l’automatisation.
Prenez le temps de former et d’accompagner votre équipe. Investissez dans des explications claires et assurez-vous que tout le monde comprend le système avant de passer complètement à la nouvelle version.
Procédez par étapes et testez minutieusement. Commencez par une petite partie de votre assortiment ou un seul département avant d’automatiser tout en même temps.
Maintenez les processus de sauvegarde disponibles et communiquez clairement avec toutes les parties concernées sur les changements apportés et leurs raisons.
Chez Catermonkey, nous avons été confrontés à ces défis et avons développé notre logiciel afin d’éviter bon nombre de ces problèmes. Notre calcul automatique des achats relie directement les ingrédients aux plats et aux devis, ce qui vous permet de toujours savoir où passer vos commandes. Grâce à une préparation et à un accompagnement adéquats, le passage à l’achat automatisé sera un succès qui permettra à votre entreprise d’économiser beaucoup de temps et d’argent. N’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé lors de la mise en œuvre.
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