L’approvisionnement automatisé dans le secteur de la restauration fonctionne à l’aide d’un logiciel qui surveille automatiquement les niveaux de stock et passe des commandes lorsque les produits descendent en dessous d’un minimum défini. Le système se connecte aux fournisseurs, calcule les quantités nécessaires en fonction des recettes et des événements prévus, et veille à ce que vous ayez toujours les bons ingrédients en stock sans avoir à passer de commande manuellement.
Qu’est-ce que l’approvisionnement automatisé dans les restaurants ?
L’achat automatisé signifie que le processus d’achat de votre restaurant est pris en charge par un logiciel. Au lieu de créer manuellement des listes et d’appeler les fournisseurs, le système le fait automatiquement pour vous.
La différence avec l’achat manuel est énorme. Dans le cas d’un achat manuel, vous passez en revue votre stock, vous notez ce dont vous avez besoin et vous passez vos commandes une par une. Cela prend beaucoup de temps et il arrive parfois que vous oubliez quelque chose.
Les achats automatisés fonctionnent différemment. Le système enregistre la quantité dont vous disposez pour chaque produit, sait quand vos stocks sont presque épuisés et passe automatiquement de nouvelles commandes. La technologie qui sous-tend ce processus comprend des systèmes de gestion des stocks, des liens avec les fournisseurs et des algorithmes intelligents qui apprennent à connaître vos habitudes d’achat.
Pour les restaurants et les entreprises de restauration, cela signifie que vous ne serez plus jamais à court d’ingrédients, tout en évitant d’acheter trop et d’immobiliser de l’argent dans des stocks inutiles.
Comment fonctionne le contrôle automatique des stocks dans le secteur de la restauration ?
Le système surveille vos niveaux de stock en temps réel en enregistrant la quantité restante chaque fois que vous utilisez des ingrédients. Cela se fait souvent à l’aide de scanners de codes-barres ou par saisie manuelle dans le système.
Vous définissez un niveau de stock minimum pour chaque produit. Dès que vous passez en dessous de ce niveau, vous recevez une notification ou le système passe automatiquement une commande. C’est ce que nous appelons le point de commande.
Le processus se déroule comme suit : le système vérifie quotidiennement vos stocks, les compare aux minimums que vous avez définis et examine votre planning pour les événements à venir. Il calcule ensuite vos besoins en fonction des recettes et de l’affluence prévue.
Les commandes automatiques sont passées via des connexions numériques avec les fournisseurs. Le système transmet directement la commande, souvent pendant la nuit, afin que vous receviez des produits frais le lendemain matin sans avoir à intervenir.
Quels sont les avantages de l’achat automatisé pour les restaurants ?
Les principaux avantages sont le gain de temps et la réduction des coûts. Vous ne passez plus des heures à établir des listes d’achats et à appeler les fournisseurs.
Grâce aux calculs automatiques, vous achetez exactement ce dont vous avez besoin. Cela évite le gaspillage alimentaire et vous permet de ne pas immobiliser votre argent dans des stocks trop importants. De nombreux restaurants réalisent ainsi des économies de 10 à 15 % sur leurs coûts d’achat.
Les erreurs humaines disparaissent en grande partie. Vous n’oubliez plus aucun ingrédient important et ne commandez plus accidentellement deux fois la même quantité. Le système est cohérent et fiable.
Vous disposez en permanence d’une vue d’ensemble de vos stocks et de vos coûts d’achat. Cela vous aide à prendre de meilleures décisions commerciales et à calculer vos marges bénéficiaires par plat.
Pour les entreprises de restauration, cela est particulièrement intéressant, car elles travaillent souvent avec des événements de taille variable. Le système s’adapte automatiquement et veille à ce que vous ayez toujours suffisamment d’ingrédients pour les grosses commandes.
De quoi avez-vous besoin pour mettre en place un système d’achat automatisé ?
Tout d’abord, vous avez besoin d’un logiciel adapté à votre type d’entreprise. Les fonctionnalités importantes pour les restaurants ne sont pas les mêmes que celles qui sont importantes pour les entreprises de restauration.
En termes de matériel, vous aurez souvent besoin de tablettes ou d’ordinateurs pour votre équipe, ainsi que de scanners de codes-barres pour un inventaire précis des stocks.
L’intégration des fournisseurs est importante. Vos fournisseurs doivent pouvoir recevoir et traiter les commandes numériques. De nombreux fournisseurs modernes disposent déjà de systèmes pouvant être connectés à cet effet.
Votre équipe doit être formée à l’utilisation du nouveau système. Cela prend du temps au début, mais s’avère rapidement rentable grâce au gain d’efficacité.
Une bonne connexion Internet est indispensable, car le système doit communiquer en temps réel avec les fournisseurs et les bases de données cloud.
Comment choisir le bon logiciel pour l’automatisation des achats ?
Commencez par examiner les possibilités d’intégration avec vos systèmes actuels. Si vous utilisez déjà un logiciel de caisse ou des outils de planification, le nouveau logiciel doit pouvoir s’y intégrer parfaitement.
La facilité d’utilisation est essentielle. Votre équipe doit pouvoir apprendre rapidement à utiliser le système et l’utiliser facilement au quotidien. Demandez toujours une démonstration ou une période d’essai.
Soyez attentif aux fonctionnalités spécifiques à votre secteur d’activité. Les traiteurs ont des besoins différents de ceux des restaurants classiques. Vous avez besoin d’un logiciel qui comprenne le fonctionnement de votre entreprise.
Vérifiez quels fournisseurs sont déjà connectés au système. Plus vos fournisseurs actuels sont nombreux à être déjà intégrés, plus vous pourrez démarrer rapidement.
Pensez à l’évolutivité. Si votre entreprise se développe, le logiciel doit évoluer avec elle. Vérifiez si vous pouvez ajouter des sites ou des utilisateurs supplémentaires sans remplacer le système.
Principaux enseignements à retenir sur les achats automatisés
L’automatisation des achats dans le secteur de la restauration vous fait gagner du temps, de l’argent et vous évite du stress. Le système prend en charge l’ensemble du processus d’achat et veille à ce que vous disposiez toujours des stocks adéquats.
Commencez modestement et développez progressivement. Il n’est pas nécessaire de tout automatiser immédiatement. Commencez par vos ingrédients les plus importants, puis élargissez progressivement.
Investissez du temps dans un logiciel performant adapté à votre entreprise. Ce n’est pas un domaine dans lequel vous devez faire des économies, car il touche au cœur même de votre activité.
Formez bien votre équipe et donnez-lui le temps de s’habituer au nouveau système. Sa coopération est essentielle à la réussite.
Si vous dirigez une entreprise de restauration,
Catermonkey
peut vous aider non seulement à automatiser vos achats, mais aussi à rationaliser l’ensemble de vos processus opérationnels. Des
devis
aux listes de tâches, en passant par la planification et la facturation, tout est regroupé dans un seul système spécialement conçu pour le secteur de la restauration.
Planifiez votre brainstorming avec Catermonkey !
Vous avez des idées ou des questions sur la manière dont l’automatisation des achats peut renforcer votre entreprise de restauration ? Catermonkey se fera un plaisir de réfléchir avec vous à la manière dont notre plateforme peut aider votre entreprise à rationaliser ses processus. Planifiez votre séance de brainstorming avec Catermonkey !
Contactez-nous
ou
planifiez directement une séance de brainstorming sans engagement.
