Les systèmes d’achat automatisés peuvent permettre aux entreprises de restauration d’économiser entre 15 et 25 % de leurs coûts d’achat grâce à un gain de temps, une réduction des erreurs et une meilleure gestion des fournisseurs. Les économies réelles dépendent de la taille de votre entreprise, de vos processus actuels et de la qualité de la mise en œuvre du système. La plupart des entreprises constatent des résultats tangibles en moins de trois mois.
Que sont exactement les systèmes d’achat automatiques ?
Les systèmes automatisés d’achat pour la restauration sont des solutions logicielles qui numérisent votre processus d’achat du début à la fin. Ces systèmes prennent en charge de nombreuses tâches manuelles que vous devez normalement effectuer vous-même.
Dans le secteur de la restauration, ces systèmes fonctionnent en associant vos recettes et vos menus aux ingrédients. Lorsque vous établissez un
devis,
le système calcule automatiquement les ingrédients dont vous avez besoin et les organise par fournisseur. Vous n’avez plus besoin de calculer manuellement la quantité de tomates nécessaire pour 50 personnes ou le fournisseur à contacter.
Les principaux processus automatisés sont les suivants :
- Calcul automatique des ingrédients par événement
- Organisation des commandes par fournisseur
- Suivi des stocks et réapprovisionnement
- Comparaison des prix entre fournisseurs
- Génération de listes d’achats et d’ordres de travail
Où pouvez-vous réaliser les économies les plus importantes grâce à l’achat automatique ?
Les économies les plus importantes concernent le gain de temps et la prévention des erreurs. De nombreux traiteurs passent des heures chaque semaine à calculer leurs achats et commettent ainsi des erreurs coûteuses.
Voici les principales catégories d’économies :
| Besparingscategorie | Économie moyenne | Exemple pratique |
|---|---|---|
| Gain de temps dans l’administration | 5 à 8 heures par semaine | Plus besoin de calculs manuels |
| Moins d’erreurs d’achat | 10 à 15 % de gaspillage en moins | Pas de commandes en double ni de ruptures de stock |
| Meilleure gestion des fournisseurs | Prix d’achat réduits de 5 à 10 % | Comparaison automatique des prix |
| Optimisation des stocks | 20 à 30 % de stocks excédentaires en moins | Planification plus précise des quantités |
Un exemple concret : si vous passez normalement 3 heures à calculer les achats pour une semaine, le système le fait en 10 minutes. Vous pouvez consacrer ces 2,5 heures à la prospection de clients ou au coaching de votre équipe.
Comment calculer les économies potentielles pour votre entreprise ?
Commencez par analyser vos coûts actuels en trois catégories : temps, erreurs et inefficacité.
Suivez ces étapes :
Étape 1 : mesurez votre investissement en temps
Pendant un mois, notez toutes les erreurs liées aux achats : commandes excessives, commandes insuffisantes, produits erronés, livraisons manquées. Calculez ce que ces erreurs vous coûtent.
Étape 3 : Analysez vos dépenses actuelles
Comptez 60 à 70 % des économies théoriques pour la première année. L’optimisation complète prend du temps.
Quels sont les facteurs qui déterminent le montant réel de vos économies ?
La taille et la complexité de votre entreprise déterminent en grande partie le montant de vos économies. Les grandes entreprises qui ont davantage de fournisseurs et des menus plus complexes tirent généralement davantage profit de l’automatisation.
Les facteurs importants sont les suivants :
Taille de l’entreprise : les petits traiteurs (moins de 50 événements par an) gagnent surtout du temps. Les grandes entreprises réalisent également des économies substantielles en termes de coûts liés aux erreurs et à la gestion des fournisseurs.
Type de restauration : les entreprises proposant des menus standardisés obtiennent des résultats plus rapides que celles qui proposent des menus personnalisés. Cependant, ces dernières ont souvent plus à gagner à long terme.
Processus actuels : vous travaillez encore beaucoup avec un stylo et du papier ou Excel ? Dans ce cas, les économies réalisées seront plus importantes que si vous utilisez déjà des outils numériques.
Relations avec les fournisseurs : avez-vous des fournisseurs attitrés avec lesquels vous avez conclu des accords avantageux ? Dans ce cas, les économies réalisées concernent davantage le temps que les prix d’achat.
Qualité de la mise en œuvre : les équipes qui adoptent pleinement le système et suivent une formation adéquate réalisent des économies deux à trois fois supérieures à celles des équipes qui le mettent en œuvre sans conviction.
Combien de temps faut-il pour constater les économies réalisées ?
Vous constaterez un gain de temps quasi immédiat, souvent dès la première semaine d’utilisation. D’autres économies prendront plus de temps à se concrétiser.
Voici un calendrier réaliste :
Premier mois : vous gagnez du temps sur les tâches administratives et faites moins d’erreurs de calcul. Cela vous fait gagner immédiatement 3 à 5 heures par semaine.
Mois 2-3 : vous comprenez mieux vos habitudes d’achat et commencez à commander plus efficacement. Le gaspillage alimentaire diminue sensiblement.
Mois 4-6 : La gestion de vos fournisseurs est optimisée. Vous êtes en meilleure position pour négocier, car vous savez exactement ce que vous commandez et pouvez comparer les prix.
Après 6 mois : tous les avantages se concrétisent. Vous disposez d’une bonne vue d’ensemble de vos marges par plat et pouvez acheter de manière plus stratégique.
La plupart des entreprises ont amorti leur investissement dans des systèmes d’achat automatisés en 6 à 8 mois grâce à la combinaison des économies de temps et d’argent réalisées.
Conclusion : pour acheter intelligemment, il faut commencer par se doter des bons outils.
Les systèmes d’achat automatiques permettent aux entreprises de restauration de réaliser des économies concrètes en rationalisant les processus et en évitant les erreurs. Le principal avantage réside dans le gain de temps et un meilleur contrôle des coûts d’achat.
Les principales économies réalisées concernent le temps consacré à l’administration, la réduction du gaspillage alimentaire grâce à une planification plus précise et une meilleure gestion des fournisseurs grâce à une vue d’ensemble et à des possibilités de comparaison.
Catermonkey aide depuis des années les entreprises de restauration à automatiser leurs processus d’achat. Notre système associe automatiquement les ingrédients aux plats et aux devis, de sorte que vos achats sont calculés directement par fournisseur. Du devis à la liste de travail, tout est intégré.
Vous souhaitez savoir ce que l’achat automatisé peut apporter à votre entreprise ? Commencez par noter le temps que vous consacrez actuellement aux achats. Pendant une semaine, mesurez le temps que vous passez à faire des calculs, à passer des appels téléphoniques aux fournisseurs et à contrôler les stocks. Vous pourrez ensuite consacrer ce temps à ce qui est vraiment important : organiser des événements exceptionnels pour vos clients.
Prêt à optimiser votre processus d’achat ?
Vous avez des questions sur la manière dont les systèmes d’achat automatisés peuvent aider votre entreprise de restauration ? Ou vous souhaitez connaître les possibilités adaptées à votre situation spécifique ? Nous serons ravis de réfléchir avec vous à la manière dont notre plateforme peut aider votre entreprise à rationaliser ses processus et à réaliser des économies concrètes.
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