La mise en œuvre de l’achat automatique pour les entreprises du secteur de la restauration et de l’événementiel comprend six étapes importantes : préparation par l’analyse des processus actuels, sélection des logiciels et des outils appropriés, choix de fournisseurs compatibles, résolution des défis liés à la mise en œuvre, formation de votre équipe et surveillance du système. Cette transformation numérique vous aide à rationaliser les processus d’achat, à minimiser les erreurs et à gagner du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment dans votre entreprise.
Qu’est-ce que la mise en œuvre automatique des achats exactement ?
La mise en œuvre de l’achat automatique est le processus qui consiste à remplacer les processus d’achat manuels par des systèmes numériques qui effectuent automatiquement de nombreuses tâches. Pour les entreprises du secteur de la restauration et de l’événementiel, cela signifie utiliser un logiciel qui associe les ingrédients aux plats, génère automatiquement des listes d’achat et organise les commandes par fournisseur.
La grande différence avec les achats manuels est que vous n’avez plus besoin de calculer, de saisir et de planifier chaque commande. Au lieu de déterminer vous-même ce dont vous avez besoin pour un événement, le système calcule automatiquement les ingrédients à commander et où les commander. Ce calcul est effectué en fonction de vos menus, du nombre d’invités et de vos recettes.
Pour les entreprises de restauration, l’achat automatisé dans le secteur de l’hôtellerie-restauration signifie, par exemple, que pour un mariage de 150 personnes, vous voyez immédiatement la quantité de tomates, de viande et d’épices que vous devez commander auprès de quel fournisseur. Le système tient compte de vos recettes et génère des listes claires que vous pouvez envoyer immédiatement.
Comment préparer votre entreprise à l’automatisation des achats ?
La préparation commence par une analyse approfondie de vos processus d’achat actuels. Examinez la manière dont vous passez vos commandes, les fournisseurs auxquels vous faites appel et les domaines dans lesquels vous constatez le plus d’erreurs ou de pertes de temps. Notez par exemple le temps nécessaire à l’établissement d’une liste d’achats pour un événement de grande envergure.
Identifiez les points faibles de votre processus. De nombreuses entreprises de restauration ont du mal à adapter leurs recettes à différents nombres de convives, à tenir à jour les informations sur les fournisseurs et à éviter les doublons dans les commandes. Documentez ces défis afin de savoir ce que votre nouveau système doit résoudre.
Définissez ensuite les exigences de votre système d’automatisation. Pensez à des fonctionnalités telles que :
- Lien entre les ingrédients, les recettes et les menus
- Calcul automatique des quantités nécessaires
- Organisation des commandes par fournisseur
- Intégration avec votre système de devis existant
- Rapports et listes clairs
De quels systèmes et outils avez-vous besoin pour l’achat automatique ?
Pour automatiser vos achats, vous devez tout d’abord disposer d’un logiciel de restauration intégré capable de relier les ingrédients aux plats et aux devis. Cela constitue la base de tous les calculs automatiques. Le système doit pouvoir enregistrer vos recettes et les convertir en fonction du nombre de convives.
En termes de matériel, un ordinateur ou une tablette avec une connexion Internet suffit généralement. La plupart des systèmes d’achat modernes fonctionnent dans le cloud, ce qui signifie que vous pouvez accéder à vos données depuis n’importe quel endroit. C’est pratique si vous êtes en déplacement ou si vous travaillez à différents endroits.
Les fonctionnalités suivantes sont importantes pour l’achat automatisé dans le secteur de la restauration :
| Fonctionnalité | Ce qu’il fait | Avantage pour votre entreprise |
|---|---|---|
| Gestion des recettes | Enregistrement des ingrédients par plat | Calcul automatique des besoins |
| Gestion des fournisseurs | Organiser les produits par fournisseur | Listes de commande claires |
| Voorraadkoppeling | Suivi des stocks actuels | Prévention des commandes excessives |
| Rapport | Compréhension des habitudes d’achat | Meilleur contrôle des coûts |
Comment choisir les bons fournisseurs pour l’achat automatisé ?
Lorsque vous sélectionnez des fournisseurs pour les achats automatisés, vous devez tenir compte d’autres critères que pour les achats manuels. Le fournisseur doit être capable de traiter les commandes numériques et, de préférence, prendre en charge le traitement électronique des commandes. Cela accélère considérablement l’ensemble du processus.
Les exigences techniques sont importantes. Certains fournisseurs proposent des connexions API qui permettent à votre système de passer directement des commandes. D’autres travaillent avec des formats d’e-mails standardisés que votre logiciel peut générer automatiquement. Renseignez-vous sur ces possibilités lors de vos entretiens avec les fournisseurs.
Veillez également à la flexibilité des délais et des quantités de commande. Les systèmes automatiques peuvent entraîner des commandes plus fréquentes et plus petites. Vérifiez que vos fournisseurs sont en mesure de gérer cela et que leurs valeurs minimales de commande restent réalisables.
Les possibilités de collaboration telles que les catalogues de produits partagés ou les listes de prix sous forme numérique facilitent grandement la mise en œuvre. Les fournisseurs qui comprennent ce qu’implique la numérisation sont souvent de meilleurs partenaires à long terme.
Quels sont les principaux défis liés à l’automatisation des achats ?
La résistance du personnel est souvent le premier défi auquel vous êtes confronté. Les employés habitués à leur propre méthode de travail peuvent se montrer sceptiques à l’égard des nouveaux systèmes. Commencez donc par leur expliquer en quoi l’automatisation facilite leur travail, et ne le complique pas.
Les problèmes d’intégration technique sont fréquents, surtout si vous utilisez déjà d’autres systèmes. Votre nouveau logiciel d’achat doit être compatible avec vos outils de devis et de planification existants. Testez minutieusement ces connexions avant de passer complètement au nouveau système.
La qualité des données est un défi sous-estimé. Les systèmes automatiques ne fonctionnent correctement que si les recettes, les informations sur les fournisseurs et les prix sont à jour et complets. Prévoyez du temps pour nettoyer et saisir toutes ces données.
Les problèmes liés à la période de transition surviennent parce que vous travaillez temporairement avec deux systèmes. Établissez un plan clair indiquant quand vous allez convertir quels processus et veillez à ce que votre équipe sache quel système elle doit utiliser et à quel moment.
Comment garantir la réussite de la mise en œuvre de l’achat automatique ?
Commencez par un projet pilote dans lequel vous testez l’achat automatique pour un nombre limité d’événements ou un type spécifique de restauration. Cela vous aidera à résoudre les problèmes de jeunesse sans perturber l’ensemble de votre entreprise. Choisissez un événement relativement simple où vous pourrez tester la nouvelle méthode de travail.
La formation de votre personnel est essentielle à la réussite. Organisez des sessions pratiques au cours desquelles les employés apprendront à saisir des recettes, à générer des listes d’achats et à vérifier les commandes. Entraînez-vous à l’aide de scénarios réels tirés de votre pratique quotidienne.
La surveillance du système au cours des premiers mois vous aide à détecter rapidement les problèmes. Comparez les listes d’achat générées automatiquement avec ce que vous auriez commandé manuellement. Vérifiez que les quantités sont correctes et que vous n’avez rien oublié.
Pour garantir un succès durable, il est important de continuer à entretenir le système. Mettez régulièrement à jour vos recettes, vérifiez les informations des fournisseurs et ajustez les prix. L’achat automatique ne fonctionne de manière optimale que si les données sous-jacentes restent correctes.
Prévoyez également des procédures de sauvegarde en cas de panne du système. Conservez également manuellement les coordonnées des fournisseurs importants et les recettes de base afin que votre entreprise puisse continuer à fonctionner en cas de problèmes techniques.
La mise en place d’un système d’achat automatisé demande de la préparation et de la persévérance, mais les avantages sont considérables. Vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et obtenez une meilleure visibilité sur vos coûts d’achat.
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