L’achat automatique devient nécessaire lorsque vous constatez que les processus d’achat manuels prennent trop de temps, entraînent des erreurs et dépassent le budget. Les signaux sont les contacts quotidiens avec les fournisseurs, les commandes en double, les livraisons oubliées et le manque de visibilité sur les coûts d’achat. Les malentendus avec les fournisseurs et les livraisons tardives indiquent également la nécessité de systèmes d’achat automatisés pour le secteur de la restauration.
Pourquoi l’achat automatique est-il important pour l’hôtellerie et la restauration ?
L’achat automatique transforme votre gestion d’entreprise en vous faisant gagner du temps et en maîtrisant les coûts. Au lieu de passer des heures à passer des commandes manuellement, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos clients et la qualité de votre service.
Les avantages de l’achat automatisé sont immédiatement perceptibles dans vos opérations quotidiennes. Vous disposez d’un aperçu en temps réel de vos coûts d’achat par plat, ce qui vous permet d’avoir toujours une vision claire de votre marge alimentaire. Cela signifie que vous savez exactement ce que chaque événement vous coûtera avant même d’envoyer le devis.
L’automatisation améliore également la prévisibilité. Lorsque vous associez des ingrédients à des plats, le système calcule automatiquement ce que vous devez commander et où. Cela vaut aussi bien pour les événements individuels que pour votre planning hebdomadaire. Vous évitez ainsi d’acheter trop et améliorez votre rentabilité.
Comment reconnaître que les achats manuels prennent trop de temps ?
Le signe le plus évident est lorsque vous ou vos collaborateurs passez chaque jour du temps à appeler les fournisseurs, à leur envoyer des e-mails et à passer des commandes. Si cela vous prend plus d’une heure par jour, vous prenez du retard dans d’autres tâches importantes.
Autres signes indiquant que les achats manuels prennent trop de temps :
- Votre boîte mail déborde de communications provenant des fournisseurs
- Les employés doivent constamment poser des questions sur ce qui doit être commandé.
- Vous passez beaucoup de temps à calculer les quantités nécessaires.
- Chaque devis nécessite à nouveau des calculs manuels pour les achats.
- Vous êtes souvent en retard dans le placement des commandes.
Un flux de travail numérique peut réduire considérablement ces processus fastidieux. Au lieu de couper, coller et calculer, vous obtenez automatiquement des listes de commande claires par fournisseur.
Quelles erreurs indiquent des problèmes dans votre processus d’achat actuel ?
Les commandes en double sont un signe classique d’un processus d’achat mal organisé. Cela se produit souvent lorsque plusieurs employés commandent les mêmes produits sans savoir ce qui a déjà été commandé.
Autres erreurs courantes que l’automatisation peut résoudre :
- Des livraisons oubliées qui vous obligent à improviser à la dernière minute
- Commander des quantités incorrectes, entraînant des pénuries ou des excédents
- Commandes passées auprès des mauvais fournisseurs en raison d’un manque de visibilité
- Ingrédients oubliés pour des plats spécifiques
- Ne pas tenir compte des stocks existants
Ces erreurs coûtent non seulement de l’argent, mais aussi du temps et du stress. Grâce à des calculs d’achat automatiques liés à vos recettes et menus, ces problèmes sont en grande partie éliminés.
Quand les coûts d’achat entraînent-ils des dépassements budgétaires ?
Les dépassements budgétaires sont souvent dus à un manque de visibilité en temps réel sur vos coûts d’achat. Lorsque vous découvrez après coup qu’un événement coûte plus cher que prévu, il est trop tard pour rectifier le tir.
Signes indiquant que vos coûts d’achat deviennent incontrôlables :
- Dépenses imprévues qui ne sont remarquées qu’au moment de la facturation
- Budgets difficiles à prévoir pour des événements similaires
- Pas d’informations sur la marge alimentaire par plat ou par événement
- Changements de prix des fournisseurs que vous ne remarquez pas
- Les dépassements ne sont pas apparents avant la fin de l’année
Les calculs automatiques des achats vous donnent un aperçu en temps réel de vos marges. Vous savez exactement ce que coûte chaque ingrédient, plat et événement, ce qui fait que les dépassements de budget appartiennent désormais au passé.
Comment savoir si la gestion de vos fournisseurs peut être améliorée ?
Une mauvaise communication avec les fournisseurs est un signe évident que votre gestion des fournisseurs n’est pas optimale. Cela se traduit par des livraisons erronées, des accords flous et des discussions frustrantes sur ce qui a été commandé exactement.
Indicateurs d’une gestion inefficace des fournisseurs :
- Les retards de livraison qui perturbent votre planning
- Manque de visibilité sur les contrats et les prix convenus
- Plusieurs collaborateurs contactent le même fournisseur
- Pas de lieu centralisé où sont conservées les informations sur les fournisseurs
- Difficulté à comparer les prix entre les fournisseurs
Un système automatisé organise vos commandes de manière claire par fournisseur. Vous savez ainsi exactement ce que vous commandez et où, et vous pouvez facilement comparer les prix et évaluer les fournisseurs.
Quels sont les avantages de l’achat automatique pour votre entreprise ?
L’achat automatique offre des avantages concrets qui se remarquent immédiatement dans la gestion quotidienne de votre entreprise. Vous bénéficiez d’un meilleur contrôle sur vos processus et pouvez vous concentrer sur la croissance plutôt que sur l’administration.
Les principaux avantages pour les entreprises du secteur de l’hôtellerie, de la restauration et de l’événementiel :
| Avantage | Impact sur votre entreprise |
|---|---|
| Gain de temps | Réduisez le temps consacré aux commandes et aux calculs manuels |
| Réduction des erreurs | Plus de commandes en double ni d’ingrédients oubliés |
| Contrôle de la qualité | Visibilité en temps réel sur les coûts d’achat et les marges par événement |
| Amélioration des rapports | Analyses claires de vos habitudes d’achat et de vos coûts |
| Processus transférables | Les collaborateurs peuvent travailler de manière autonome sans votre intervention. |
Les systèmes automatisés d’achat pour l’hôtellerie et la restauration vous permettent de rendre votre entreprise plus évolutive et plus professionnelle. Vous pouvez partir en vacances l’esprit tranquille, car vos processus ne dépendent plus de vos connaissances personnelles ni de votre présence.
L’achat automatique est plus qu’un simple outil, c’est un investissement stratégique dans l’avenir de votre entreprise. En numérisant vos processus, vous créez des opportunités de croissance et augmentez la valeur de votre entreprise. Vous souhaitez en savoir plus sur la manière d’optimiser CaterMonkey grâce à l’achat automatique ou vous avez des questions sur la manière de le mettre en œuvre dans votre entreprise ? Contactez-nous pour un entretien personnalisé.
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