Jak mieć zawsze właściwe ilości składników w swoim cateringu?

Posiadanie zawsze właściwych ilości składników zaczyna się od jednej rzeczy: wiedzy o tym, jakie składniki wynikają z Twoich zleceń, zanim zaczniesz robić zakupy. Dołącz swoje składniki do swoich przepisów, oblicz dla każdego wydarzenia, czego potrzebujesz, i upewnij się, że Twoi dostawcy wiedzą, co się dzieje. Dzięki stałemu sposobowi śledzenia zapasów i planowi B na zapas nic Ci nie zabraknie i wyrzucisz mniej.

Dlaczego planowanie zapasów w cateringu tak często się nie udaje?

Problemy z zapasami pojawiają się zwykle z powodu zapytanie, które przychodzi bez ostrzeżenia, i zakupy bez planowania. Sezonowy stres, zamówienia które przychodzą dwa dni wcześniej i porcje, które okazują się większe niż myślałeś, powodują że albo masz za mało składników, albo w poniedziałek wyrzucasz pół lodówki.

Największą pułapką jest to, że wiele firm cateringowych wciąż pracuje z arkuszem Excela lub notatką na lodówce. Wtedy kuchnia nie wie, co zrobił zakup, coś się zapomina, lub to samo jest zamówione dwa razy.

Obok tego, czas odgrywa dużą rolę. Świeże składniki trzymają się tylko kilka dni, ale nie chcesz też usłyszeć w czwartek, że dostawca czegoś nie ma w zapasach. Ta równowaga jest trudna bez wcześniejszego planowania, bo wtedy obliczasz to dopiero w momencie zamawiania.

A jeśli różne osoby robią zakupy bez jasnych ustaleń, Twoje zapasy rozchodzą się we wszystkie strony. Wtedy jedna osoba zamawia jeszcze 20 kg ziemniaków, które druga osoba już zamówiła tego samego ranka.

Jak dokładnie obliczyć, ile składników potrzebujesz na jedno wydarzenie?

Zacznij od standardowych rozmiarów porcji na osobę i dodaj do tego 10-15% dla nieoczekiwanych gości i normalnych strat. Dołącz każde danie do składników z dokładnymi ilościami, wtedy obliczysz za jednym razem, co Ci potrzebne, gdy tylko wpiszesz liczbę gości.

Przejdź przez swoje stałe dania i określ dla każdego składnika, ile liczysz na osobę. Na przykład do sałatki niçoise potrzebujesz na osobę 150 g sałaty, 2 jaja, 100 g tuńczyka i 50 g oliwek.

Weź pod uwagę rzeczy, które przesuwają Twoją kalkulację:

• Typ wydarzenia (obiad ma mniejsze porcje niż kolacja)
• Pora dnia (ludzie jedzą więcej na wieczornych imprezach)
• Docelowa grupa (obiad biznesowy versus rodzinne świętowanie)
• Sezon (cięższe dania zimą)

Oblicz również straty podczas cięcia. Podczas czyszczenia warzyw średnio tracisz 15-20% wagi. A podczas gotowania woda odparowuje, dlatego potrzebujesz więcej surowych składników niż to, co ostatecznie trafia na talerz.

Jakie metody zarządzania zapasami działają najlepiej dla cateringu?

FIFO (First In, First Out) to podstawa dla każdego cateringu aby uniknąć marnowania. Dodaj klasyfikację ABC, aby mieć oko na najdroższe składniki, a świeże produkty zamawiaj tak późno, jak to możliwe.

FIFO oznacza, że zawsze używasz najstarsze zapasy w pierwszej kolejności. Napisz datę zakupu na wszystkim i upewnij się, że Twój zespół wie, jak to działa. W ten sposób nic nie będzie gnić z tyłu, gdy otwierasz nowe pudełko z przodu.

Przy klasyfikacji ABC dzielisz swoje składniki na trzy grupy:

• Produkty A: drogie składniki, które pochłaniają dużą część budżetu (mięso, ryba, specjalne sery)
• Produkty B: składniki klasy średniej (warzywa, zioła, bazowe produkty mleczne)
• Produkty C: tanie składniki bazowe (mąka, sól, olej)

Produkty A zamawiasz dokładnie w ilościach, jakich potrzebujesz. Produkty B trzymasz w małych zapasach. Produkty C kupujesz w większych ilościach, bo trzymają się długo i są tańsze za kilogram.

Dostawa świeżych produktów, zwana też dostawą just-in-time, dobrze sprawdza się dla chleba, ryby i niektórych warzyw. Zatem nie trzymasz ich w zapasach. W tym celu potrzebujesz dostawcy, który przychodzi codziennie i na którego możesz liczyć.

Jak budować silne relacje z dostawcami na potrzeby niezawodnych dostaw?

Wyraźnie powiedz, czego potrzebujesz i płać na czas. Daj dostawcom orientację, dzieląc się tym, co zwykle kupujesz, i ustal, co się dzieje, jeśli coś nie dotrze. Dla Twoich najważniejszych składników wolisz mieć dwóch dostawców.

Na początek wybierz dostawców, którzy wiedzą, jak działa catering. Muszą potrafić zmienić czasy dostaw i zrozumieć, że czasami we wtorek słyszysz, że w sobotę przybywa 80 osób.

Wyjaśnij jasne ustalenia dotyczące:

• Minimalne ilości zamówień
• Czasy i dni dostaw
• Wymagania jakościowe i polityka zwrotów
• Warunki płatności
• Procedura w przypadku wyprzedanych produktów

Udostępnij swoje planowanie tak wcześnie, jak to możliwe. Jeśli wiesz, że masz ślub na 200 osób w przyszłym miesiącu, powiedz to od razu. Wtedy dostawca może przygotować zapasy i będziesz pewny, że będą dostępne.

Ponadto buduj relacje z Twoim stałym przedstawicielem. Osoba, którą znasz, zadzwoni do ciebie, gdy coś pójdzie nie tak, i poda Ci informacje o zbliżających się cenach lub produktach, które właśnie dotarły.

Co robić, gdy składniki nie będą dostępne w ostatniej chwili?

Przygotuj plan B ze składnikami zamiennymi i przepisami. Przygotuj wcześniej listę zamienników i miej numery telefonu dostawców awaryjnych. Zadzwoń do klienta, gdy tylko się dowiesz, że coś się zmienia.

Dla każdego ważnego składnika przygotuj kilka zamienników na papierze. Brak łososia, wtedy bierz tuńczyka lub dorsza. Brak świeżej bazylii, wtedy bierz pesto lub inne zioło.

Pisz swoje przepisy, aby można je było szybko zmienić. Nie ustalaj jednego rodzaju mięsa, ale twórz dania, które działają z różnymi rodzajami mięsa lub ryby. To daje Ci swobodę, jeśli coś się nie dostarcza.

Prowadź listę awaryjną z:

• Supermarkety, które sprzedają profesjonalne ilości
• Hurtownie, które dostarczają tego samego dnia
• Inne firmy cateringowe, które chcą pomóc w trudnej sytuacji
• Restauracje, które chcą sprzedawać składniki

Bądź szczery wobec klientów. Jeśli musisz zamienić składnik, wyjaśnij dlaczego i co będzie zamiast tego. Zadzwoń sam, zanim się dowiedzą, a prawie wszyscy uznają to za w porządku.

Od czego możesz zacząć jutro

Weź dziesięć składników, które używasz najczęściej, i przygotuj dla każdego dania notatki, ile liczysz na osobę. To praca na popołudnie, a potem przy każdym zleceniu obliczysz to w kilka sekund.

Następnie zapisz na papierze swój plan na najbliższy miesiąc i ustal, kto śledzi zapasy i w jakie dni się zamawia. Jedna osoba, która dokonuje zakupów, z listą, którą każdy może sprawdzić, wyeliminuje większość podwójnych zamówień.

Catermonkey oblicza Twoje zamówienie z Twoich przepisów, aby lista zakupów z właściwymi ilościami składników była gotowa zaraz po podpisaniu wyceny. Dołącz wyceny do Twoich zakupów i zobaczysz dla każdego wydarzenia, co musi wyjść, w tym marża pod spodem. Jeśli chcesz wiedzieć, jak to wygląda w Twoim cateringu, skontaktuj się z nami.

Często zadawane pytania

Jak często powinienem sprawdzać i aktualizować zapasy?

Sprawdzaj zapasy co najmniej 2-3 razy w tygodniu, a na koniec tygodnia dokładnie policz wszystko. Wpisz to do swojego planu, inaczej się zapomni. Dla mięsa i ryby rozsądnie jest sprawdzać codziennie. Jeśli pracujesz w systemie, w którym zużycie jest natychmiast odnotowywane, możesz w każdej chwili zobaczyć, co zostało bez konieczności zaglądania do lodówki.

Jaki jest najlepszy sposób, aby zacząć zarządzać zapasami, jeśli wciąż pracujesz z Excelem?

Zacznij od małego: wpisz 10 składników, które używasz najczęściej, do komputera i połącz je ze swoimi najpopularniejszymi daniami. Wdróż FIFO dla tych produktów i rozbuduj to później. Wybierz coś, czego Twój zespół zrozumie w pół godziny i wyznacz jedną osobę, która będzie śledzić zapasy i pomoże innym na starcie.

Jaki bufor powinienem zachować dla różnych rodzajów składników?

Dla świeżych produktów takich jak mięso i ryba: bufor 5-10%. Dla warzyw i produktów mlecznych: bufor 10-15%. Dla trwałych produktów: bufor 15-20%. Na dużych imprezach (100+ osób) możesz zmniejszyć bufor do 5-10%, bo wtedy zmienne się znoszą. Zawsze weź pod uwagę typ imprezy i do czego jesteś przyzwyczajony od tego klienta.

Jak zapobiegam zduplikowanym zamówieniom przez różnych członków zespołu?

Wyznacz jedną osobę, która dokonuje wszystkich zamówień i ustal stałe dni i godziny zamówień. Upewnij się, że wszyscy mogą sprawdzić tę samą listę, aby zobaczyć, co już zostało zamówione i co pozostało w zapasach. Ustal, że tylko ta osoba zamawia, chyba że to rzeczywiście pilne.

Co robić ze składnikami, które zbliżają się do daty ważności?

Prowadź listę resztek i miej kilka stałych przepisów, które sobie z nimi radzą, takie jak zupy, sosy i sałatki. Pozwól pracownikom zabrać produkty do domu. Sprawdź, czy możesz coś zorganizować ze zjadalnią dla ubogich w okolicy. I świadomie planuj potrawy w tygodniowym menu, które zużyją te składniki.

Jak obliczyć rzeczywiste koszty marnowania żywności?

Wlicz również swoje godziny (zakupy, przechowywanie, wyrzucanie), koszty magazynowania i odbiór odpadów. Przez miesiąc notuj, co trafia do kosza, i pomnóż to przez 12 dla roku. Często rzeczywiste koszty są o 30-50% wyższe niż sama cena produktu.

Które składniki mogę kupować w większych ilościach, aby zaoszczędzić?

Trwałe produkty podstawowe: oliwa z oliwek, ocet, suszone zioła, ryż, makaron i mrożonki. Dostajesz na nich duże rabaty ilościowe i trzymają się długo. Nie kupuj świeżych produktów hurtowo, chyba że jesteś pewny, że je zużyjesz przed datą ważności. Zawsze obliczaj koszt na porcję, wliczając w to to, co wyrzucisz.

Wypróbuj za darmo