Optymalizacja zakupów w firmie cateringowej: mniej marnotrawstwa, lepsze ceny

W wielu firmach cateringowych zakupy idą jeszcze przez mieszankę nawyków: ten sam dostawca zawsze, zamawianie na wyczucie, i dopiero potem widać, co zostało. To kosztuje z dwóch stron, bo zamawiasz za dużo na jedną imprezę i brakuje na następną.

Z kilkoma stałymi krokami, od oszacowania, ile potrzebujesz, do umów z dostawcą, masz kontrolę nad zapasami i nad ceną zakupu. W tym artykule przeczytasz, jak lepiej organizować zakupy, żeby nie zajmowały Ci całego dnia.

Dlaczego zakupy często idą na wyczucie

Większość firm cateringowych zaczyna na małą skalę: jeden stały hurtownik, lista na papierze albo w aplikacji, i zamawianie z doświadczenia. To działa dobrze, dopóki liczba imprez jest przejrzysta.

Gdy tylko prowadzisz więcej imprez naraz, to samo doświadczenie staje się ryzykiem. Nie pamiętasz dokładnie, co zostało na poprzedniej podobnej imprezie, i zauważasz błąd tylko, jak ciężarówka jest już przed drzwiami, albo jak brakuje Ci dla dwudziestu gości, którzy przyszli tego dnia na dodatek.

Ostrzejsze zakupy nie oznaczają, że wszystko musi iść samo. Oznacza to, że wbudujesz kilka nawyków, żeby oszacowanie za każdym razem powstawało w taki sam sposób i nie zależało od tego, kto tego dnia podnosi telefon.

Zacznij od kalendarza, nie od zapasów

Dobre zakupy zaczynają się od tego co jest zarezerwowane na następne tygodnie, nie od tego co jest jeszcze w chłodni. Przejrzyj na każdej imprezie ile gości przyjdzie, jakie menu jest ustalone i jakie składniki pojawiają się w wielu imprezach.

Tak widzisz od razu, gdzie możesz łączyć. Dzięki temu unikasz trzech osobnych zamówień tych samych produktów bazowych dla trzech osobnych imprez w tym samym tygodniu.

• Postaw imprezy ze sobą podobnym menu obok siebie w planowaniu, nawet jeśli daty się nie zgadzają.
• Obliczaj z małą marżą ponad potwierdzoną liczbę gości zamiast dokładnie na kop.
• Notuj na każdej imprezie co zostało, żeby przy następnej podobnej imprezie zamawiać mniej.

Stałe umowy z dostawcami

Kto ciągle składa pojedyncze zamówienia, często płaci najwyższą cenę. I stoisz na końcu jak dostawca przy deficycie musi wybrać kto ma pierwszeństwo.

Kilka stałych umów zmienia marżę od razu. Pomyśl o gwarantowanych wolumenach za stałą cenę na produkty które wracają każdy tydzień, stałym dniu zamówienia żeby dostawca mógł na Twoje zamówienie planować, i jasną umową co się dzieje jeśli liczby zmieniają się w ostatniej chwili.

Firmy cateringowe, które to raz ustaliły, nie muszą negocjować co tydzień. Rozmowa idzie wtedy tylko jeden, dwa razy na rok o cenie, reszta roku o dostawach.

Listy zakupów na każdą imprezę zamiast jednej dużej listy

Jedna ciągła lista zakupów dla całej firmy brzmi przejrzyście, ale w praktyce gubiasz, który produkt jest dla której imprezy.

Pracuj zamiast tego z osobną listą zakupów na każdą imprezę, związaną z liczbą gości i menu. Po imprezie od razu widzisz, czy kalkulacja była trafna, i po dziesięciu imprezach masz wiarygodny obraz rzeczywistego zużycia na typ zlecenia.

Pilnowanie ceny zakupu bez codziennego sprawdzania

Nie musisz co wieczór przeglądać liczby, żeby mieć kontrolę. Wybierz jeden stały moment, na przykład po każdej dużej imprezie albo raz na miesiąc, i porównaj rzeczywistą cenę zakupu z tym, co miałeś zaplanowane w wycenie.

Jeśli produkt ciągle kosztuje więcej niż oczekiwano, to wystarczający sygnał. Wtedy rozmawiasz z dostawcą albo dopasowujesz kalkulację ceny, zanim pochłonie to jeszcze jeden kwartał Twojej marży.

Ostrzejsze zakupy to nie projekt, który ukończysz raz. To kilka nawyków, które utrzymujesz: planowanie z kalendarza, stałe umowy z dostawcami i sprawdzanie po każdej imprezie, czy kalkulacja była trafna. Tak masz kontrolę nad zapasami i nad marżą, bez dodatkowego czasu.

Często zadawane pytania

Ile zapasów powinienem trzymać jako bufor?

To się różni w zależności od produktu. Dla psującego się towaru trzymasz jak najmniej i zamawiasz celowo na imprezę. Dla trwałych produktów bazowych, które ciągle używasz, mały stały bufor jest przydatny, jeśli dostawca raz się spóźni.

Czy zautomatyzowane zakupy to tylko dla dużych firm cateringowych?

Nie. Nawet jako mała firma masz korzyści z ustalonych list zakupów na imprezę i stałego rytmu z dostawcami. Skala określa, ile czasu zaoszczędzisz, nie czy jest to tego warte.

Jak zapobiegam zamawianiu za dużo na imprezę?

Obliczaj z małą, stałą marżą ponad potwierdzoną liczbę gości zamiast dużego szacunku na wyczucie, i notuj po imprezie, co zostało. Po kilku podobnych imprezach widzisz wzór i kupujesz ostrzej.

Co jeśli dostawca ciągle jest za drogi?

Sprawdź czy to tymczasowa podwyżka ceny albo czy to na stałe. Potem rozmawiaj z konkretnymi cyframi z Twoich własnych zakupów, i trzymaj drugiego dostawcę w rezerwie dla ważnych produktów.

Jak często porównuję ceny zakupów z rynkiem?

Dwa razy na rok wystarczą dla większości firm cateringowych, plus dodatkowa runda jeśli menu się zmienia. Częściej porównywanie zazwyczaj nie daje więcej niż zajmuje czasu.

Co robię z resztkami po imprezie?

Notuj, co zostało, zanim pójdzie do chłodni, i zapamiętaj tę liczbę na liście zakupów na następną imprezę. Tak nie znika to z oczu i nie zamawiasz tego samego po raz drugi w następnym tygodniu.

Catermonkey robi listę zakupów na każdą imprezę z menu i liczby gości, i pokazuje po imprezie, co rzeczywiście zamówiłeś wobec tego, co miałeś zaplanowane.

Spróbuj za darmo