Jak łatwo zaplanować dostępność mojego personelu na event?

Planowanie personelu na imprezę zaczyna się od zbierania dostępności Twojego zespołu przez grupę WhatsApp, system planowania cyfrowego lub oprogramowanie do harmonogramów. Poproś o dostępność co najmniej dwa tygodnie wcześniej i bierz pod uwagę, kto co potrafi, jak daleko jest lokalizacja i kiedy musisz zacząć przygotowania. Harmonogram personelu, który się zgadza, zmniejsza stres, utrzymuje jakość na wysokim poziomie i zapobiega drogim telefonom w dniu imprezy.

Dlaczego dobre planowanie personelu jest tak ważne dla imprez?

Planowanie personelu określa, jak przebiegnie impreza. Jeśli nie będzie dobrze, Twój zespół będzie przeciężony i jeden pracownik będzie stał bezczynnie, podczas gdy inny będzie radzić sobie samodzielnie.Zmiany w ostatniej chwili kosztują często dwa do trzech razy więcej niż personel zaplanowany na czas.

Jeśli harmonogram nie jest dobry, zauważysz to od razu na parkiecie. Nikt dokładnie nie wie, co ma robić, dwie osoby pokrywają te same stoły, a stanowisko z kawą zostaje puste. Goście to widzą, a zleceniodawca też.

Ponadto złe planowanie kosztuje pieniądze. Płacisz pracownikowi z agencji zatrudnienia na taryfie pilnej, robisz nadgodziny i spędzasz pół dnia na telefonowaniu. Harmonogram przygotowany na czas daje spokój Twojemu zespołowi i oszczędza ten cały bałagan. Twoi pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje i mogą się przygotować.

Jakie informacje potrzebujesz, aby skutecznie zaplanować personel?

Aby dobrze zaplanować personel, najpierw zbierz wszystkie dane imprezy: data, czas, lokalizacja, liczba gości i typ imprezy. Poza tym potrzebujesz dostępności swoich pracowników i musisz wiedzieć, co kto potrafi.

Przejrzyj tę listę przed planowaniem:

• Dane imprezy: data, godzina rozpoczęcia, godzina zakończenia i lokalizacja
• Liczba gości i typ obsługi (bufet, serwisowanie, walking dinner)
• Których ludzi potrzebujesz: kucharze, kelnerzy, zmywarki, osoba prowadząca
• Dostępność wszystkich członków zespołu na tę datę
• Co każdy pracownik potrafi i jakie ma doświadczenie
• Czas podróży i transport do lokalizacji
• Specjalne uwagi, takie jak odzież lub certyfikat wymagany przez lokalizację

Nie zapomnij o przygotowaniu i sprzątaniu. Impreza trwająca cztery godziny to dla Twojego personelu często osiem godzin pracy. Miej tę informację pod ręką, abyś mógł szybko reagować na zmiany.

Zapisz dane w jednym miejscu, nie pół w głowie i pół w aplikacji w telefonie. Przy napiętym tygodniu z trzema imprezami pod rząd musisz móc od razu zobaczyć, kto gdzie stoi, bez przewijania telefonu.

Jak szybko sprawdzić dostępność wszystkich pracowników?

Najszybszym sposobem na uzyskanie dostępności jest grupa WhatsApp w małym zespole, lub wspólny harmonogram dla większego zespołu. Poproś najpóźniej dwa tygodnie wcześniej, wtedy będziesz mieć jeszcze czas znaleźć kogoś innego.

WhatsApp działa świetnie do dziesięciu osób. Wysyłasz dane imprezy i pytasz, kto może. Wszyscy odpowiadają od razu i myślą razem. Wadą jest to, że wiadomości się gubią i po tygodniu nie możesz znaleźć, kto powiedział "tak".

Wspólny kalendarz, tablica ogłoszeń taka jak Doodle, lub oprogramowanie do harmonogramów daje Ci ten przegląd. Pracownicy wypełniają swoją dostępność, a Ty widzisz na jednym ekranie, kto kiedy może. Takie cyfrowe harmonogramy śledzą, kogo już pytałeś i kto jeszcze nie odpowiedział. Oprogramowanie do planowania pamięta też, co było poprzednio ustalone, co oszczędza pisanie przy następnym planowaniu.

W praktyce kombinacja sprawdza się najlepiej: harmonogram do planowania personelu, WhatsApp na szybkie pytania i zmiany w dniu imprezy. Pamiętaj, że planowanie powinno być dostępne gdzieś, gdzie możesz je znaleźć, nawet gdy telefon będzie rozładowany.

Co robisz, jeśli masz za mało dostępnego personelu?

Przy niedoborze masz trzy opcje: zadzwonić do pracowników na wezwanie, wynająć personel lub podzielić pracę inaczej między ludzi, którzy są. Zawsze miej tę pierwszą opcję przygotowaną w postaci listy nazwisk.

Pracownicy na wezwanie są Twoim pierwszym ratunkiem. To osoby pracujące regularnie dla Ciebie bez stałej umowy. Trzymaj ich numery i zapisz, co potrafią: kto może serwisować, kto pracuje w zimnej kuchni, kto prowadzi samochód. Wtedy dzwonisz celowo, zamiast przeglądać całą listę.

Wynajmowanie przez agencję zatrudnienia lub freelancera jest droższe, ale czasami jedyną opcją. Zbuduj te kontakty, gdy jest spokojnie, nie na czwartek przed ślubem. Zawsze pytaj o doświadczenie w cateringu i na imprezach, bo pracownik, który nigdy nie widział podgrzewacza, będzie kosztować Cię więcej czasu niż przyniesie korzyści.

Podzielenie zadań inaczej jest też możliwe. Dajesz ludziom, którzy tam są, więcej zadań, ale pamiętaj, aby ich nie przepalić. Powiedz im, co dodatkowo od nich chcesz i dlaczego, wtedy będą to znacznie łatwiej podchwytywać.

Zapobieganie jest lepsze. Buduj listę pracowników na wezwanie, gdy jest spokojnie, planuj imprezy z wyprzedzeniem i bierz pod uwagę wakacje, tygodnie egzaminów i dni świąteczne. W tych tygodniach wszyscy są nieobecni i zostaniesz bez ludzi.

Jak jasno komunikujesz harmonogram swojemu zespołowi?

Wyślij harmonogram personelu co najmniej tydzień wcześniej, ze wszystkimi praktyczne informacje w nich: czasy, lokalizacja, zadania i numer telefonu. Wyślij go cyfrowo i zawieś go, wtedy nikt nie może powiedzieć, że o tym nie wiedział.

Umieść to w swoim harmonogramie:

• Data, o której musisz być tam i o której masz być gotów
• Adres lokalizacji, z informacją gdzie zaparkować
• Jakie zadania ma każdy pracownik i za co odpowiada
• Odzież i co musisz zabrać ze sobą
• Numer telefonu osoby prowadzącej
• Co powinieneś wiedzieć o imprezie i zleceniodawcy

Wyślij harmonogram najpierw przez WhatsApp lub e-mail, aby wszyscy mieli go od razu. Zawieś wydrukowany harmonogram w kuchni. Nie każdy patrzy na telefon, a harmonogram na ścianie czyta się szybciej niż przewijanie dwudziestu wiadomości.

Jeśli coś się zmieni, powiedz o tym od razu. Użyj WhatsApp na szybkie rzeczy i zadzwoń, jeśli naprawdę jest to ważne. Zmiana jest dostarczana dopiero, gdy osoba potwierdzi, nie gdy wysyłasz wiadomość.

Jakie oprogramowanie do planowania ułatwia naprawdę planowanie personelu?

Twój wybór waha się od bezpłatnego wspólnego kalendarza do oprogramowania do harmonogramów które po zaakceptowaniu wyceny przez klienta samo przygotowuje listy pracy. Wybierz coś, co pasuje do wielkości Twojego zespołu i budżetu, i czego Twój personel będzie mógł używać bez wyjaśnień.

Bezpłatne rozwiązania działają świetnie dla małego zespołu. Wspólny kalendarz cyfrowy lub tablica ogłoszeń, gdzie pracownicy mogą wypełnić swoją dostępność, robi to, co powinno. Zaczyna się zawiesić, gdy masz trzy imprezy w jeden dzień i chcesz widzieć dla każdej osoby, kto gdzie stoi.

Płatne oprogramowanie do planowania robi więcej: oblicza koszty wynagrodzeń na imprezę, przesyła godziny do systemu płacowego i tworzy przeglądy przepracowanych godzin na pracownika. Opłaca się to, gdy liczba pracowników rośnie i każdego tygodnia prowadzisz imprezy.

Oprogramowanie do cateringu łączy planowanie personelu z resztą pracy. Gdy tylko wycena jest podpisana, listy pracy dla Twojego zespołu są generowane automatycznie. To zaoszczędza przepisywanie i Twój personel dokładnie wie, czego się od niego oczekuje.

Zwracaj uwagę przy wyborze na trzy rzeczy: czy Twoi ludzie będą mogli to używać, ile kosztuje i czy pasuje do oprogramowania, które już masz. Spróbuj najpierw z małym zespołem na jednej imprezie, zanim wprowadzisz to dla wszystkich.

Dobro planowanie personelu wymaga przygotowania, ale od razu widzisz efekty: mniej telefonów, mniej nadgodzin i zespół, który wie, w jakiej sytuacji się znajduje. Niezależnie od tego, czy pracujesz z grupami WhatsApp czy oprogramowaniem, najważniejsze jest to, że wszyscy mają właściwe informacje na czas. Catermonkey po zatwierdzeniu wyceny tworzy listy pracy na każdą imprezę z czasami, zadaniami i liczba gości, dzięki czemu planowanie personelu i Twoja kuchnia pracują z tych samych danych. Chcesz wiedzieć, jak to u Ciebie wygląda, skontaktuj się.

Często zadawane pytania

Jak długo z wyprzedzeniem powinieneś zacząć planowanie personelu dla dużych imprez?

W przypadku dużych imprez od 50 gości zaczynasz co najmniej 4-6 tygodni wcześniej. Wtedy masz czas zbierać dostępność, organizować pracowników na wezwanie i obsługiwać zmiany bez spędzenia wieczoru na telefonach. Dla mniejszych imprez 2-3 tygodnie zwykle wystarczają.

Co robisz, gdy pracownik w ostatniej chwili zgłasza się chory?

Trzymaj listę pracowników na wezwanie, do których możesz zadzwonić w ciągu 24 godzin, i upewnij się, że te osoby już znają Twój sposób pracy. Jeśli to nie działa, podziel zadania między ludzi, którzy są. Zwróć uwagę, aby nie dać swoim pracownikom podwójnej zmiany, bo wtedy wszystko pójdzie źle pod koniec wieczoru.

Jak obliczyć, ile personelu potrzebujesz na imprezę?

Zgodnie z główną zasadą licz 1 kucharza na 20-30 gości i 1 kelnera na 15-20 gości, gdy serwisujesz przy stole. Przy bufecie potrzebujesz mniej ludzi. Doliczaj czas na przygotowanie i sprzątanie, bo impreza trwająca 4 godziny to często 8 godzin pracy, licząc załadunek i porządki.

Jakie informacje zawsze musisz zarejestrować przy planowaniu personelu?

Zarejestruj, kto kiedy pracuje, jakie zadania ma każdy, numery telefonów wszystkich zaangażowanych i specjalne uwagi dla każdej osoby, na przykład alergia lub prawo jazdy. Przechowuj te informacje cyfrowo i weź wydrukowany egzemplarz na lokalizację, bo na terenie wiejskim nie zawsze masz zasięg.

Jak zapobiec temu, że pracownicy zapominają lub źle rozumieją harmonogram?

Wyślij harmonogram dwa razy: najpierw przy rozpowszechnianiu, a następnie potwierdzenie 2-3 dni przed imprezą. Zapisz czas w pełnej formie, więc „13:00 obecny na briefingu” zamiast „początek popołudnia”. Poproś o potwierdzenie, wtedy wiesz, że dotarło.

Jakie są największe błędy w planowaniu personelu, które możesz uniknąć?

Trzy rzeczy idą najczęściej nie tak: rozpoczęcie planowania zbyt późno, zapomnienie o czasie na przygotowanie i sprzątanie, oraz brak osób zastępczych na wypadek nieobecności. Planuj co najmniej 2 tygodnie z wyprzedzeniem, obliczaj rzeczywiste czasy, których potrzebujesz, i zawsze miej 1-2 osoby w zapasie.

Jakich narzędzi najlepiej używać do sprawdzania dostępności personelu?

W małym zespole wystarczy wspólny kalendarz, w którym pracownicy wypełniają swoją dostępność. Gdy zespół rośnie, oprogramowanie do harmonogramów jest bardziej praktyczne, ponieważ możesz z niego wydobyć godziny i koszty wynagrodzeń na imprezę. Jeśli już pracujesz z oprogramowaniem do cateringu, najpierw sprawdź, czy planowanie personelu jest już w nim wbudowane, zanim dodasz osobne oprogramowanie do harmonogramów.

Ile czasu zajmuje przeniesienie Twojego planowania z papieru na system cyfrowy?

Zarezerwuj jeden dzień na wprowadzenie swoich ludzi, ich danych i stałych zadań. Następnie planowanie imprezy zajmuje zaledwie 15 minut zamiast godziny, ponieważ nie musisz za każdym razem przepisywać, kto co robi. Pierwsze dwie imprezy zwykle przebiegają nieco nerwowo.

Spróbuj za darmo