Jakie oprogramowanie gastronomiczne jest Ci naprawdę potrzebne?

Oprogramowanie gastronomiczne to ogólna nazwa na całkiem różne systemy. Kasa, aplikacja do grafików, oprogramowanie księgowości i oprogramowanie cateringowe sprzedawane są pod tą samą nazwą, ale każde rozwiązuje zupełnie inny problem.

Gdy ktoś googla "oprogramowanie gastronomiczne", aby przełożyć papierową administrację na komputer, łatwo trafia na niewłaściwy typ systemu. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze kategorie, żebyś wiedział, które oprogramowanie gastronomiczne pasuje do tego, co naprawdę chcesz rozwiązać.

Cztery główne kategorie, cztery różne problemy

To, co większość restauratorów nazywa "oprogramowaniem gastronomicznym", dzieli się na cztery typy systemów. Są często wymieniane w jednym zdaniu, ale każdy rozwiązuje inny problem:

• Systemy kasowe (POS): rozliczanie przy stoliku lub przy ladzie, wysyłanie paragonów do kuchni, przetwarzanie płatności.
• Planowanie personelu: tworzenie grafików, planowanie pracowników zastępczych, rejestrowanie godzin.
• Księgowość i fakturowanie: wysyłanie faktur, obsługa VAT, prowadzenie administracji.
• Oprogramowanie dla cateringu i eventów: tworzenie wycen, komponowanie menu, planowanie personelu i zakupów wokół wydarzenia lub zmiennego harmonogramu.

Restauracja często używa kilka z tych kategorii jednocześnie. Problem pojawia się, gdy oczekujesz, że jeden system rozwiąże wszystkie cztery problemy, lub gdy szukasz "oprogramowania gastronomicznego" bez wiedzy, która z czterech Ci potrzebna.

Systemy kasowe: przy ladzie lub przy stoliku

System kasowy jest przeznaczony dla biznesów z bieżącą, pojawiającą się sprzedażą: kawiarnia, bar, restauracja ze stałą kartą. Chodzi o szybkie rozliczenie i paragony, które od razu trafiają na właściwe stanowisko kuchni.

Dla firmy cateringowej lub sali eventowej, która pracuje z wyceną i wcześniej uzgodnionymi menu, system kasowy rozwiązuje niewłaściwy problem. Nie ma tu bieżącej sprzedaży, którą trzeba rozliczyć, a kwoty są ustalone zanim pierwszy gość przyjdzie.

Planowanie personelu: grafiki, które pasują do Twojego ruchu

Planowanie personelu dotyczy konkretnie tego, kto kiedy pracuje. Tworzenie grafików na podstawie przewidywanego ruchu, kontaktowanie pracowników zastępczych przy nieobecności, rejestrowanie godzin dla kadrowo-płacowego.

Dla restauracji ze zmienną, tygodniową obsadą to zwykle system obok innego typu oprogramowania, nie w jego miejsce. Pytanie dotyczy głównie tego, czy godziny zaplanowane tutaj pojawią się gdzieś indziej, czy ktoś musi je wpisać drugi raz.

Księgowość i fakturowanie

Oprogramowanie księgowości obsługuje stronę finansową: faktury, deklaracje VAT, sprawozdania roczne. Ten typ systemów nie jest dopasowany do gastronomii, ale używa go prawie każda firma.

Dla firm cateringowych i sal eventowych pytanie rzadko brzmi, czy potrzebują oprogramowania księgowości. Pytanie brzmi, czy ich fakturowanie dobrze się integruje z wyceną i planowaniem, czy też muszą przepisać kwoty dwa razy.

Oprogramowanie dla cateringu i eventów: tutaj mieści się Catermonkey

Czwarta kategoria jest stworzona dla firm, które pracują z wyceną, zmiennymi menu i wydarzeniami zamiast bieżącej sprzedaży pojawiającej się. Firmy cateringowe, sale eventowe, hotele z działem food-and-beverage, food trucki na zamówienie.

Tutaj nie chodzi o system kasowy przy ladzie, ale o cały proces od zapytania do faktury: stworzenie wyceny, ustalenie menu i liczebności, zaplanowanie zakupów i personelu na tej podstawie, a następnie fakturowanie. Catermonkey do tego właśnie służy, z wybitnymi funkcjami dla firm cateringowych, sal eventowych i hoteli.

Jaki typ pasuje do Twojej firmy?

Jeśli głównie sprzedajesz na bieżąco przy stoliku lub ladzie, szukasz przede wszystkim systemu kasowego. Pracujesz głównie z wyceną, wcześniej uzgodnionym menu i zmiennymi wydarzeniami, takimi jak firma cateringowa, sala eventowa czy hotel z funkcją bankietów, to szukasz oprogramowania cateringowego.

Planowanie personelu i księgowość są w obu przypadkach uzupełnieniem, a nie zamiennikiem. Pytanie dotyczy głównie tego, czy dobrze integrują się z Twoim systemem głównym, żeby dane nie przepisywały się między luźnymi systemami.

Najczęściej zadawane pytania

Czy firma cateringowa potrzebuje systemu kasowego?

Zwykle nie jako system główny. Firma cateringowa pracuje z wyceną i wcześniej ustalonymi kwotami, a nie ze sprzedażą bieżącą przy ladzie. Jeśli dodatkowo masz stałą lokalizację lub food trucka ze sprzedażą pojawiającą się, to system kasowy tam ma sens.

Czy jednym systemem mogę pokryć wszystkie cztery kategorie?

Niektórzy dostawcy próbują, ale w praktyce każdy typ oprogramowania jest najsilniejszy w swojej kategorii. Ważniejsze niż wciśnięcie wszystkiego w jeden system, jest to, że używane systemy dobrze się ze sobą integrują i nie musisz nic wpisywać dwa razy.

Czy oprogramowanie cateringowe jest też odpowiednie dla hotelu?

Dla części food-and-beverage w hotelu, na przykład śniadania, sale bankietowe i aranżacje grupowe, tak. Dla wynajmu pokoi samych potrzebujesz osobnego systemu hotelowego (PMS), który robi coś zupełnie innego niż oprogramowanie cateringowe.

Dlaczego porównywacz systemów kasowych zwykle wyżej plasuje się w wynikach "oprogramowanie gastronomiczne"?

Dlatego że systemy kasowe są największą i najczęściej szukaną kategorią w oprogramowaniu gastronomicznym: prawie każda restauracja ze sprzedażą na bieżąco potrzebuje takiego. To nie znaczy, że to właściwa kategoria dla firmy cateringowej lub sali eventowej, to znaczy tylko, że to najczęściej szukany termin.

Jakie narzędzia gastronomiczne potrzebuje, gdy dopiero zaczynam?

Zacznij od problemu, który Ci najczęściej się zdarza. Sprzedajesz przy ladzie? To system kasowy. Wysyłasz wyceny? To oprogramowanie cateringowe. Reszta przyjdzie później, bo systemu, który Ci jeszcze nie jest potrzebny, i tak nie będziesz używać.

Ile kosztuje oprogramowanie gastronomiczne?

Prawie wszystko na tym rynku opiera się na miesięcznym abonamencie na użytkownika lub lokalizację. Zwróć też uwagę na jednokrotne koszty wdrożenia i urządzeń, bo w systemach kasowych tam często są największe koszty.

Catermonkey to kategoria oprogramowania cateringowego: od zapytania do faktury w jednym miejscu, tak żeby nie utrzymywać wyceny, zakupów i personelu dla tego samego wydarzenia w trzech osobnych systemach.

Wypróbuj za darmo