Jakie są najlepsze narzędzia do wyceny w cateringu?

Najlepsze oprogramowanie do wyceny w cateringu automatycznie oblicza Twoje koszty, łączy składniki z daniami i od razu tworzy wycenę. Oprogramowanie cateringowe jest lepsze niż arkusz kalkulacyjny, ponieważ uwzględnia również Twoje koszty personelu, transport i Twoją marżę. Profesjonalne oprogramowanie cateringowe daje całej trasie od kalkulacji do ostatecznej wyceny jedną stałą formę.

Dlaczego dokładna wycena jest tak ważna dla firm cateringowych?

Poprawna wycena określa, co zostaje Ci i co klient myśli o Tobie. Jeśli się pomylisz, stracisz pieniądze na zleceniu lub odstraszysz klienta za wysoką wycenę. Dobra wycena trzyma Twoją firmę stabilna i usuwa niespodzianki na koniec miesiąca. Jeśli dobrze obliczysz zlecenie, będziesz wiedzieć, ile zarabiasz, zanim poślesz wycenę.

Prawidłowa cena robi więcej niż chroni Twoją marżę. Klienci doceniają ceny, które są sprawiedliwe i możliwe do prześledzenia, a ceny, które możesz wyjaśnić, powracają w następnym zleceniu. Jeśli zawsze liczysz dokładnie, staniesz się znany na rynku jako ktoś, na kim można polegać.

Błędy najczęściej popełniane przy obliczaniu cen: zapominanie dodatkowych godzin przygotowania i sprzątania, niedoszacowywanie czasu podróży i nieprzerachowanie kosztów ogólnych. Te trzy mogą zjeść całą Twoją marżę, zwłaszcza przy mniejszych zleceniach, gdzie każdy euro się liczy.

Jakie koszty musisz uwzględniać przy obliczaniu cen cateringu?

Kompletna wycena zawiera składniki, personel, transport, sprzęt, koszty ogólne i Twoją marżę. Ukryte koszty takie jak przygotowanie, czas jazdy i sprzątanie, są często pomijane, chociaż mogą stanowić do 30% Twoich całkowitych kosztów.

Koszty składników są zwykle najłatwiejsze do obliczenia, chociaż nie powinieneś pominąć strat i różnic w wielkości porcji. Personel kosztuje więcej niż sama stawka horaria: wlicz również czas dojazdu, przerwy i przygotowanie w Twojej kuchni.

Transport obejmuje paliwo, zużycie samochodu i godziny, które tracisz na dojazd tam i z powrotem. Sprzęt, taki jak zastawa, obrusy i dekoracje, liczysz jako amortyzację na wiele imprez. Twoje koszty ogólne (ubezpieczenia, biuro, marketing) dzielisz proporcjonalnie na każdą wycena catering, który wysyłasz.

Jak obliczyć właściwe koszty personelu do zlecenia cateringowego?

Koszty personelu liczysz, mnożąc wszystkie godziny przez właściwą stawkę na godzinę: przygotowanie, realizacja, czas jazdy i sprzątanie. Każda funkcja ma swoją stawkę, bo szef kuchni kosztuje Cię więcej niż kelner.

Zacznij od przygotowania w Twojej kuchni. Dodaj do tego czas podróży do lokalizacji, godziny na miejscu i czas na sprzątanie i powrót. Nie zapomnij załadowania i rozładowania, bo to niemal zawsze zajmuje więcej czasu, niż myślisz.

Na przykład na kolację dla 50 osób liczysz: 4 godziny przygotowania, 1 godzina podróży, 6 godzin na miejscu i 2 godziny sprzątania. Z dwoma pracownikami masz 26 godzin pracy. Oblicz to według kosztów wynagrodzeń łącznie ze składkami społecznymi, a masz kwotę, na której możesz budować. Jeśli ktoś pracuje dłużej, liczysz te dodatkowe godziny osobno.

Jakie oprogramowanie ułatwia wycenę?

Oprogramowanie cateringowe ułatwia wycenę, ponieważ wszystkie obliczenia odbywają się automatycznie i masz połączone składniki z daniami. Oprogramowanie, które robi wszystko, łączy Twoją wycenę od razu z Twoimi wyceny gastronomia i Twoje faktury, podczas gdy w arkuszu kalkulacyjnym musisz wszystko śledzić samodzielnie.

Arkusz kalkulacyjny, taki jak Excel, jest tani i rośnie z Tobą, ale wprowadzasz wszystko ręcznie i wszystko śledzisz ręcznie. Tworzysz swoje własne formuły i musisz je utrzymywać, a właśnie tam wkradają się błędy. Zaletą jest, że dokładnie wiesz, co się dzieje i możesz szybko coś zmienić.

Oprogramowanie cateringowe przejmuje tę pracę dla Ciebie. Dołączasz składniki do dań, a następnie oprogramowanie oblicza Twoją listę zakupów i podaje Ci koszt. Takie oprogramowanie zwykle ma szablony dla różnych typów imprez, a Twoja wycena wychodzi w Twój własnym stylu.

Oprogramowanie, które robi wszystko, umieszcza Twoją wycenę obok danych klientów, harmonogramu i fakturacji. Wprowadzisz dane raz i płyną do wyceny i ostatecznej faktury. To oszczędza Ci przepisywania, a właśnie przepisywanie jest dokładnie miejscem, gdzie coś się psuje.

Jak zapewnić, że zawsze zarabiasz na swoich zleceniach cateringowych?

Rentowna cena zaczyna się od marży na poziomie co najmniej 20-30% ponad wszystkie koszty. Po imprezie oblicz Twoje rzeczywiste koszty i porównaj je z wyceną, aby wiedzieć, które ceny musisz zmienić następnym razem. Zawsze wliczaj w to bufor.

Dla każdego zlecenia notuj, co rzeczywiście wydałeś, w porównaniu z tym, co obliczyłeś. Zobaczysz, gdzie systematycznie zbyt wysoko lub zbyt nisko liczysz, aby następna wycena była bardziej dokładna. Dopisz, co było specjalne tego dnia i jakie koszty to spowodowało.

Twoja minimalna marża zależy od Twoich celów i ryzyka, które podejmujesz. Małe zlecenia zasługują na wyższą marżę, ponieważ Twoje koszty stałe tam ważą relatywnie więcej. Na dużych imprezach możesz być niżej, bo tam pracujesz z mniej bezpośrednimi czynnościami na osobę.

Zawsze wliczaj bufor na to, czego nie widzisz: dodatkowy czas jazdy przez korki, dodatkowe odpady lub życzenie klienta w ostatniej chwili. Bufor 10-15% całej Twojej wyceny utrzyma Twoją marżę bez tego, że wycena będzie wyglądać dziwnie.

Catermonkey oblicza Twoją wycenę z Twoich własnych przepisów i stawek godzinowych, aby widać marżę na danie i na zlecenie zanim wycena wyjdzie. Koszty składników, personelu i transportu pojawiają się w tym samym przeglądzie co Twoja wycena i faktura. Jeśli chcesz wiedzieć, jak to wygląda z Twoimi cenami, chętnie się skontaktuj się z nami.

Często zadawane pytania

Jak często muszę aktualizować formuły w moich narzędziach do wyceny?

Aktualizuj swoje formuły wyceny co najmniej raz na 3 miesiące, lub od razu przy dużej zmianie ceny u dostawcy. Obliczaj cotygodniowe rzeczywiste koszty i porównuj je z wyceną, aby zobaczyć trend. Przy inflacji lub zmianach sezonowych koryguj formuły od razu.

Jakie narzędzia do wyceny działają najlepiej dla małej firmy cateringowej?

Dla firmy z mniej niż dziesięcioma zleceniami miesięcznie dobrze ułożony arkusz kalkulacyjny ze stałymi pozycjami wystarczy. Jeśli rośniesz ponad to, oprogramowanie cateringowe z połączeniem składników i wycenami zwraca się w oszczędzonych godzinach. Wybierz coś, w czym możesz mieć swoje przepisy i stawki godzinowe, inaczej wszystko liczysz dwa razy.

Co powinienem zrobić, jeśli klient uważa moją wycenę za drogą?

Najpierw przejrzyj swoją wycenę i sprawdź, czy wszystkie koszty są realistyczne i czy nie ma w nich podwójnych buforów. Następnie zaproponuj alternatywę: prostsze menu, mniejszy serwis lub inną lokalizację. Nigdy nie idź poniżej Twojej ceny kosztów plus minimalna marża, ale wyraźnie wyjaśnij, na czym opiera się Twoja wycena.

Jak obliczyć właściwą cenę dla zleceń w ostatniej chwili?

Dodaj 20-50% do ceny za zlecenia w ostatniej chwili ze względu na nadgodziny i krótki czas na zakupy. Wlicz dodatkowe koszty przyspieszonej dostawy i dodatkowe godziny personelu, którym musisz zlecać pracę w ostatniej chwili. Wyraźnie powiedz, że ten koszt jest konieczny, aby móc to dostarczyć w takim terminie.

Jakie błędy najczęściej popełniają początkujący w wycenie?

Początkujący zwykle zapominają o kosztach pośrednich: sprzątanie po imprezie, dodatkowy czas jazdy przez korki i amortyzacja sprzętu. Zbyt nisko liczą godziny przygotowania i niedoszacowują odpadów. Koszty ogólne, takie jak ubezpieczenie i marketing, zwykle nie trafiają do wyceny.

Jak radzić sobie z sezonowymi wahaniami cen składników?

Zbuduj przestrzeń w menu, oferując sezonowe alternatywy i aktualizuj ceny składników co miesiąc. Obliczaj średnią cenę w ciągu roku lub dostosuj kartę dań sezonowo. Wyjaśnij klientom, dlaczego Twoje ceny się zmieniają, lub zawrzyj dłuższe umowy z dostawcami, aby utrzymać ceny stabilne.

Czy darmowe narzędzia wystarczają dla początkującego cateringu?

Darmowy arkusz kalkulacyjny jest dobry na początek, ale w ciągu 6-12 miesięcy przejdź na oprogramowanie cateringowe. Darmowe wersje wymagają dużo pracy ręcznej i stają się podatne na błędy, gdy rośniesz. Oprogramowanie zwraca się na oszczędzonych godzinach i lepszej kontroli kosztów, gdy masz 10+ zleceń miesięcznie.

Jak sprawdzam, czy moje ceny są konkurencyjne, bez schodzenia na samo dno?

Zbierz kilka wycen od innych firm cateringowych i zapytaj klientów, co myśleli o Twojej cenie. Postaw swoją wartość na pierwszym miejscu: jakość, serwis i to, że dotrzymujesz zobowiązań. Obliczaj Twoją rzeczywistą cenę kosztów i utrzymuj minimum 20% marży, co robi reszta rynku.

Wypróbuj za darmo