Serwowanie alkoholu na imprezach: co musisz uregulować

Gdy serwujesz alkohol na imprezie, jesteś odpowiedzialny za więcej niż tylko cena zakupu. Przepisy dotyczące alkoholu na imprezach są surowsze niż myślą firmy cateringowe. Ubieganie się o zezwolenie, radzenie sobie z osobami niepełnoletnimi, odpowiedzialność jeśli coś pójdzie nie tak: to musisz uregulować zanim zaakceptujesz następne zlecenie z aranżacją napojów.

Czy potrzebujesz zezwolenia?

Jako firma cateringowa potrzebujesz zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych podczas organizacji przyjęć (tzw. zezwolenie cateringowe), wydawanego na podstawie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W przeciwieństwie do zwykłego zezwolenia na lokal, to zezwolenie nie jest związane z jednym miejscem: obowiązuje dwa lata i pozwala serwować alkohol na przyjęciach w całym kraju, bez osobnego wniosku na każdą imprezę. Nie masz jeszcze tego zezwolenia i potrzebujesz go na jedno konkretne wydarzenie? Wtedy wnioskujesz o zezwolenie jednorazowe, wydawane na maksymalnie dwa dni przez gminę, w której odbywa się impreza.

O zezwolenie cateringowe ubiegasz się raz, w gminie właściwej dla siedziby Twojej firmy, i korzystasz z niego na każdym przyjęciu przez dwa lata, w całej Polsce. Wydanie zajmuje do 30 dni, więc złóż wniosek z wyprzedzeniem, najlepiej przed przyjęciem pierwszego zlecenia z alkoholem. Masz tylko jedno wydarzenie i nie chcesz zezwolenia na dwa lata? Zezwolenie jednorazowe wnioskujesz w gminie, w której odbywa się ta konkretna impreza, zwykle też z kilkutygodniowym wyprzedzeniem.

Wyjątek: jeśli sala sama sprzedaje alkohol gościom na podstawie własnego zezwolenia (na przykład restauracja z własną kartą barową), a Ty tylko dostarczasz jedzenie, nie potrzebujesz własnego zezwolenia na alkohol. Ale jeśli Ty jako firma cateringowa kupujesz, przynosisz i nalewasz alkohol, to Ty jesteś sprzedawcą i Ty potrzebujesz zezwolenia, niezależnie od tego, czyja jest sala. Zawsze to sprawdź z góry z salą i ustal to na piśmie.

Osoby niepełnoletnie: zerowa tolerancja

Legalna granica wieku dla alkoholu to 18 lat. Jako firma cateringowa jesteś odpowiedzialny za przestrzeganie na Twoim stanowisku lub barze, nawet jeśli organizacja albo sala mówi inaczej. Nie wolno Ci serwować alkoholu komuś, kto wyraźnie wygląda na poniżej 18 lat, chyba że ta osoba pokaże ważny dokument tożsamości, z którego wynika, że ma 18 lub więcej lat.

Instruuj swój personel na ten temat przed każdą imprezą. Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, że mogą odmówić, i że Ty jako pracodawca stoisz za tą decyzją. Naruszenie grozi karą, a przy powtórzeniu może mieć konsekwencje dla Twojego pozwolenia.

Odpowiedzialność, gdy coś pójdzie nie tak

Jeśli gość po imprezie spowoduje wypadek i będzie wykazane, że zbyt wiele pił na Twojej imprezie, Twoja odpowiedzialność może być zagrożona. Szczególnie jeśli miałeś sygnały, że ktoś już zbyt wiele miał, a ty dalej serwowałeś.

Praktyczne kroki, które Cię chronią:

• Wyznacz osobę do kontaktu, która obserwuje atmosferę i konsumpcję alkoholu.
• Przestań aktywnie serwować, jeśli wyraźnie widać, że ktoś zbyt wiele pił. To jest rozsądne z punktu widzenia prawnego i chroni też Twoją reputację jako firmy cateringowej.
• Ustal w wycenie, do którego czasu serwujesz alkohol i pod jakimi warunkami.
• Pomyśl o ubezpieczeniu od odpowiedzialności, które obejmuje ryzyka imprez. Pytaj swojego ubezpieczyciela, czy Twoja obecna polisa to obejmuje.

Co ujmiesz w wycenie?

Aranżacja napojów powinna być starannie wyszczególniona w wycenie, tak jak jedzenie. Określ:

• Które napoje są uwzględnione i które nie (mocne, wino, piwo, bezalkoholowe).
• Aż do której godziny serwujesz, niezależnie od rozwoju imprezy.
• Czy pracujesz na podstawie rozliczenia końcowego, czy pobierasz stałą stawkę na osobę.
• Kto jest odpowiedzialny za ubieganie się o zezwolenie: Ty czy zleceniodawca.

Ta ostatnia umowa jest kluczowa. Jeśli zezwolenia nie ma w dniu samej imprezy i nie ustaliłeś tego, Ty jesteś punktem kontaktu. Ustal to na piśmie i potwierdź w ostatecznym potwierdzeniu zlecenia.

Opłata za otwarcie i własne wino

Czasem klient chce zabrać własne wino i prosić Cię, żebyś je serwował. To brzmi prosto, ale tu także obowiązują przepisy: jeśli otwierasz butelkę i nalewasz, Ty jesteś dostawcą. Zasady dotyczące osób niepełnoletnich i odpowiedzialności obowiązują również Ciebie.

Uzgodnij to z góry, czy to oferujesz, i ustal opłatę za otwarcie za butelkę. To Ci kompensuje pracę przy wlewaniu i odpowiedzialność, a klientowi daje wybór zabrania własnych butelek albo skorzystania z Twojej aranżacji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zawsze potrzebuję zezwolenia, gdy serwuję alkohol na innej lokalizacji?

Zwykle tak, ale nie za każdym razem od nowa. Z zezwoleniem cateringowym serwujesz na przyjęciach w całej Polsce przez dwa lata bez nowego wniosku. Bez niego potrzebujesz zezwolenia jednorazowego dla tej konkretnej imprezy, chyba że sama sala sprzedaje alkohol na podstawie własnego zezwolenia i Ty tylko dostarczasz jedzenie. Zawsze to sprawdź zanim zaakceptujesz wycenę.

Jak wcześnie muszę złożyć wniosek o zezwolenie?

Dla zezwolenia cateringowego licz na wydanie do 30 dni, więc złóż wniosek najpóźniej miesiąc przed terminem, w którym chcesz zacząć z niego korzystać (albo przed wygaśnięciem poprzedniego). Dla zezwolenia jednorazowego wytyczna to dwa do czterech tygodni przed imprezą, ale to zależy od gminy. Zapytaj bezpośrednio w gminie, gdzie odbywa się impreza, zaraz po potwierdzeniu rezerwacji.

A co jeśli gość pił i miał poniżej 18 lat, a ja o tym nie wiedziałem?

Jesteś odpowiedzialny za sprawdzenie wieku. Jeśli po imprezie okaże się, że serwowałeś alkohol komuś poniżej 18 lat, nawet jeśli to nie była Twoja intencja, możesz dostać karę. Zawsze instruuj swój personel, aby przy wątpliwościach pytał o dokument tożsamości. „Myślałem, że jest starszy” nie jest obroną.

Mogę odmówić serwowania, jeśli ktoś już zbyt wiele pił?

Ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi zobowiązuje Cię do odmowy alkoholu komuś, kto wyraźnie jest pod wpływem. Upewnij się, że Twoi pracownicy to wiedzą i że mogą podjąć tę decyzję bez konieczności usprawiedliwiania się przed gościem albo organizacją.

Czy obowiązek zezwolenia jest wszędzie w Polsce taki sam?

Prawo jest krajowe i zezwolenie cateringowe, raz wydane, obowiązuje w całej Polsce przez dwa lata, niezależnie od gminy, w której odbywa się konkretna impreza. Różnice między gminami dotyczą głównie zezwolenia jednorazowego: niektóre gminy są bardziej surowe na imprezach publicznych albo mają inne terminy. Sprawdź to w gminie imprezy, jeśli nie masz zezwolenia cateringowego.

Chcesz przejrzyście prowadzić wszystkie swoje zlecenia, wyceny i umowy? Robisz to za pomocą Catermonkey.

Wypróbuj za darmo