Jak mogę śledzić zapasy do różnych imprez i zleceń?

Śledzisz zapasy na imprezy, ustawiając jeden system, który powiąże Twoje składniki z konkretnymi zamówieniami i imprezami. To zapobiega niedoborom, zmniejsza marnowanie żywności i od razu pokazuje Ci, co jeszcze masz w domu dla każdej imprezy. Przypisz produkty do konkretnego zlecenia i prowadź swoje listy, wtedy nigdy nie zarezerwujesz tych samych opakowań dwa razy dla wielu imprez jednocześnie.

Dlaczego śledzenie zapasów na imprezach jest takie ważne?

Dobre kontrolowanie zapasów to fundament udanej imprezy, ponieważ chroni Cię przed drogimi błędami i złą reputacją. Jeśli nic nie śledzisz, to podczas imprezy czegoś Ci braknie, a klient pierwszy to zauważy.

Finansowe konsekwencje złego zarządzania zapasami są znaczne. Kupujesz za dużo, więc produkty psują się, lub za mało, więc musisz robić drogie Last-minute zakupy. To wpływa na Twoją marżę zysku bezpośrednio i powoduje nieprzewidywalne koszty.

Marnowanie żywności zwykle wynika z braku przeglądu. Jeśli nie wiesz dokładnie, co leży w magazynie, automatycznie zamawiasz więcej niż trzeba. To Cię kosztuje pieniądze i wyrzucasz jedzenie, które mogłeś sprzedać.

Twoja reputacja to być może największe ryzyko. Klienci zakładają, że masz wszystko zorganizowane. Jeśli w trakcie imprezy Ci braknie składników, to zostaje, a następne zlecenie idzie do kogoś innego.

Jakie metody istnieją dla śledzenia zapasów?

Możesz wybrać listy, które sami prowadzisz w Excelu lub na papierze, luźne aplikacje, lub specjalistyczne oprogramowanie zarządzające zapasami. Każdy system ma swoje plusy i minusy, w zależności od wielkości Twojej firmy i jak wiele rzeczy biegnie jednocześnie u Ciebie.

Prowadzenie samodzielnie działa świetnie dla małej firmy cateringowej z ograniczoną ilością produktów. Excel może więcej niż papier, bo oblicza za Ciebie. Minusem jest to, że tracisz dużo czasu na wpisywanie danych i ryzyko błędów rośnie, gdy wiele imprez biegnie obok siebie.

Aplikacje i oprogramowanie w chmurze przejmują więcej pracy. Aktualizujesz zapasy od razu z telefonu w magazynie i dostajesz lepsze przeglądy. Te systemy pasują do firm, które rosną i potrzebują więcej wsparcia.

Specjalistyczne oprogramowania zarządzającego zapasami cateringu łączy Twoje zarządzanie zapasami z resztą Twojej firmy. Składniki są automatycznie powiązane z Twoimi potrawami i Twoich wycen, dzięki czemu Twoje zakupy są automatycznie obliczane dla każdego dostawcy. To oszczędza czas i zapobiega błędom w tygodniach, kiedy wszystko dzieje się naraz.

Jak organizujesz zapasy do wielu imprez na raz?

Organizujesz zapasów na imprezy dając każdej imprezie unikalny kod i przypisując produkty konkretnie do tych kodów. To unika zamieszania i podwójnych rezerwacji, gdy prowadzisz wiele zleceń równolegle.

Używaj system rezerwacji, gdzie "rezerwujesz" składniki dla konkretnych imprez zaraz jak wycena jest zatwierdzona. Dzięki temu dokładnie wiesz, ile zapasów pozostaje dla nowych zleceń i unikasz nadmiernego rezerwowania popularnych produktów.

Zaplanuj swoje zakupy na tydzień zamiast na imprezę. Zbierz wszystkie zamówień na imprezy i oblicz całkowite zapotrzebowanie na każdy składnik. To daje Ci lepsze ceny zakupu i zmniejsza administracyjny ciężar wielu małych zamówień.

Przygotuj bufor na to, co nie widzisz na horyzoncie. Zarezerwuj około 5-10% dodatkowych składników, których nie możesz stracić, na wypadek zmian w ostatniej chwili lub pecha w drodze. Ten bufor oszczędza Ci stresu w samym dniu.

Wyznacz jeden stały moment w tygodniu, w którym sprawdzisz zapasy, na przykład w poniedziałek rano, zanim wyślesz zlecenia na zewnątrz. Raz w tygodniu obejrzenie chłodni i magazynu suchego trwa pół godziny i oszczędza Ci dodatkowej jazdy do hurtowni w sobotę.

Jakie są największe wyzwania w zarządzaniu zapasami dla cateringu?

Produkty łatwo psujące się stanowią największe wyzwanie, bo mają ograniczoną przydatność i wymagają ostrożnego planowania. Musisz kupić właściwe ilości we właściwym momencie, aby zagwarantować świeżość bez marnowania.

Ostateczne zmiany w liczbie gości zdarzają się regularnie i zakłócają Twoje zarządzania zapasami i planowanie. Klienci anulują lub dodają gości, więc musisz szybko się dostosować. To wymaga elastycznych systemów i dobrej komunikacji z dostawcami.

Sezonowa dostępność składników wpływa zarówno na cenę jak i na jakość. Niektóre produkty nie są dostępne przez cały rok lub stają się droższe w pewnych okresach. To wymaga planowania z wyprzedzeniem i alternatywnych przepisów.

Dostawca, który nie dostarcza, zmienia Twoje całe planowanie. Jeśli zamówienia tam nie ma w czwartek, musisz w ciągu godziny znaleźć coś innego. To ryzyko zmniejszasz, pracując z wieloma dostawcami w każdej grupie produktów i myśląc z góry, co wtedy robisz.

Twoja przestrzeń magazynowa to cicha ograniczenie. Dwa wesela w ten sam weekend oznaczają dwa razy więcej chłodni, a takiej przestrzeni nie masz po prostu. Oblicz przy przyjęciu zlecenia, gdzie będą leżeć rzeczy.

Jak unikasz marnowania żywności na imprezach?

Unikaj marnowania żywności, precyzyjnie obliczając porcje na podstawie typu imprezy i Twojego doświadczenia. Policz więcej niż tylko liczbę gości: kto przyjdzie, co jedzą ci ludzie i jak długo to trwa, razem określają, ile potrzeba.

Systemy śledzące zapasy są warte czegoś tylko, jeśli ich używasz, zanim zamówisz. Zaplanuj swoje zakupy mądrze, najpierw sprawdzając istniejące zapasy, zanim złożysz nowe zamówienia. Używaj zasady „najpierw weszło, najpierw wyszło”, gdzie najpierw używasz starszych produktów. To zapobiega temu, że składniki niezauważenie przechodzą swoją datę przydatności.

Zadbaj, żeby coś zrobić ze swoimi nadwyżkami. Przechowuj kilka receptur, które przerabiają resztki, lub rozdaj przydatne nadwyżki organizacji zajmującej się bezpieczeństwem żywności w okolicy. To zmniejsza marnowanie i dobrze wygląda w Twojej okolicy.

Śledzisz inwentarza cateringu i dostosuj zakupy do tego, co naprawdę zużyłeś. Zanotuj, które potrawy dobrze się sprzedają, a które często zostają, wtedy przy następnym razem liczysz bardziej precyzyjnie.

Jakie informacje musisz śledzić dla każdego produktu?

Zanotuj dla każdego produktu dokładne ilości, datę przydatności, u kogo go kupisz i ile kosztuje jednostka. Mając te cztery dane, wiesz, co masz i ile jest warte.

Precyzyjnie śledź alergeny dla każdego produktu dla bezpieczeństwa swoich gości i zgodności z zasadami. Zanotuj, które produkty zawierają jakie alergeny, żeby mogłeś od razu odpowiedzieć przez telefon.

Zanotuj dla każdego produktu, jak powinien być przechowywany: temperatura, wilgotność i jak długo jest dobry po otwarciu. W ten sposób przechowujesz produkty dobrze i nie wyrzucasz nic, co stało źle.

Zarejestruj też powiązanie między składnikami a potrawami w Twoim systemem zarządzania zapasami. Dzięki temu możesz automatycznie obliczyć, ile każdego składnika potrzebujesz na konkretne menu i imprezy. To oszczędza Ci wieczoru liczenia w Twojej zarządzania administracją cateringu, a mniej rzeczy idzie na marne.

Dobry system zarządzania zapasami dla imprez oszczędza Ci czasu, obniża Twoje koszty i utrzymuje Twoje umowy z klientami.

Catermonkey powiązuje Twoje składniki z Twoimi potrawami i wycenami, żeby Twoje zakupy dla każdego dostawcy były obliczane zaraz, jak wycena jest zatwierdzona. Dostajesz dla każdej imprezy listę tego, co musisz kupić i co już masz. Pytania o Twój sposób śledzenia zapasów? Skontaktuj się z nami z nami.

Często zadawane pytania o śledzenie zapasów na imprezę

Jak zaczynasz ustawiać system zarządzania zapasami, jeśli teraz jeszcze wszystko prowadzisz ręcznie?

Zacznij na małą skalę, najpierw cyfrowo notując swoje najczęściej używane składniki z ich podstawowymi danymi (ilość, data przydatności, koszty). Wybierz prosty system, jak Excel lub aplikacja, i stopniowo rozszerzaj go, gdy nabierasz pewności. Zacznij z jedną imprezą, zanim zaczniesz śledzić wiele imprez równocześnie.

Co robisz, jeśli dostawca w ostatniej chwili nie może dostarczyć na dużą imprezę?

Prowadź listę dostawców, którzy mogą Ci wspomóc, z ich numerami. Zadbaj, żeby być znanym u co najmniej dwóch dostawców w każdej grupie produktów. Trzymaj też kilka receptur w zapasie ze składnikami, które dostaniesz wszędzie, żeby móc się przełączyć bez utraty jakości.

Jak obliczasz prawidłową ilość bufora bez wiązania zbyt dużo pieniędzy w zapasach?

Zacznij od bufora 5% dla imprez, które znasz, i 10% dla nieprzewidywalnych wydarzeń lub nowych klientów. Śledź swoje rzeczywiste zużycie przez kilka imprez i dostosowuj bufor do tego. Umieść ten bufor szczególnie na składnikach, których nie możesz znaleźć w ostatniej chwili nigdzie indziej.

Jakich typowych błędów powinieneś unikać w zarządzaniu zapasami na imprezy?

Unikaj podwójnego rezerwowania składników dla różnych imprez, zapominania o czasie dostawy przy zakupach, i nie sprawdzania dat przydatności w istniejących zapasach. Zmiana menu, która nie trafia do Twojego systemu zarządzania zapasami, prawie zawsze powoduje niedobór lub nadmiar.

Jak postępujesz z produktami sezonowymi w planowaniu zapasów?

Zaplanuj swoje menu z wyprzedzeniem i sprawdź dostępność produktów sezonowych u swoich dostawców. Opracuj alternatywne przepisy na wypadek, gdy pewne składniki nie są dostępne lub są zbyt drogie. Rozważ zamrażanie lub przetwarzanie produktów sezonowych, gdy są tanie i dobrej jakości.

Kiedy przychodzi czas, aby przejść z Excela na specjalistyczne oprogramowanie cateringowe?

Przejdź dalej, gdy organizujesz więcej niż 5 imprez miesięcznie, regularnie robisz błędy w obliczeniach, lub tracisz dużo czasu na ręczne wpisywanie. Także gdy Twój zespół rośnie i wiele osób potrzebuje dostępu do danych zapasów, profesjonalne oprogramowanie warte jest inwestycji.

Jak upewniasz się, że Twój zespół konsekwentnie aktualizuje dane zapasów?

Ustal jasne zasady, kiedy i jak ktoś aktualizuje zapasy. Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za kontrolę zapasów i zaplanuj tygodniową rundę w grafiku. Wybierz system, który wysyła przypomnienia i który możesz aktualizować z telefonu, bo tego, co jest trudne, nikt nie robi.

Wypróbuj za darmo