Dlaczego automatyczne zakupy są ważne dla gastronomii?

Automatyczne zakupy w gastronomii pomagają restauracjom, firmom cateringowym i organizatorom imprez w przenoszeniu swoich procesów zakupów na komputer. Zamiast ręcznych zamówień i list Excela, zarządzasz swoimi zamówieniami, zapasami i dostawcami za pośrednictwem jednego systemu. To oszczędza Ci wieczoru obliczeń na zlecenie, zapobiega zapomnianym produktom i pokazuje, ile każde danie Ci kosztuje.

Co to są automatyczne zakupy w gastronomii?

Automatyczne zakupy oznacza, że Twoje zakupy przebiegają przez oprogramowanie zamiast ręcznie. Dla firm gastronomicznych i eventowych oznacza to, że Twoje składniki, materiały i dostawcy są automatycznie obliczane na podstawie Twoich przepisów i zleceń.

Różnica w stosunku do starych sposobów zakupów jest duża. Tam, gdzie kiedyś musiałeś ołówkiem i papierem lub arkuszami Excela obliczać, ile potrzebujesz na zdarzenie, oprogramowanie robi to teraz dla Ciebie. Wiążesz składniki ze swoimi daniami, a system oblicza, co musisz zamówić u którego dostawcy.

Dla firm cateringowych oznacza to, że po zatwierdzeniu wycenę od razu wiesz, które produkty musisz zamówić u którego dostawcy. Nie ma już przełączania się między kalkulatorami i nie ma składnika, który musisz sam rano kupić w hurtowni.

Jak działają automatyczne zakupy w praktyce?

Automatyczne procesy zakupów zaczynają się od Twoich przepisów i kończą się u Twoich dostawców. Najpierw wiążesz wszystkie składniki ze swoimi daniami w odpowiednich ilościach. Następnie łączysz te składniki ze swoimi dostawcami i ich cenami.

Gdy klient zatwierdzi wycenę, system automatycznie oblicza, jakie składniki Ci są potrzebne. Są one ładnie posortowane według dostawcy, więc jednym spojrzeniem widzisz, co zamawiasz u każdego dostawcy. W niektórych systemach zamówienie wysyła się do Twojego stałego dostawcy.

Kontrola zapasów śledzi Twoje obecne zapasy i automatycznie daje alert, gdy produkt się kończy. W ten sposób nie kupujesz za dużo i nie stoisz z pustymi rękami podczas intensywnego wydarzenia.

Jakie korzyści przynoszą automatyczne zakupy dla gastronomii?

Największą zaletą jest oszczędność czasu. Tam, gdzie wcześniej spędzałeś godziny na obliczaniu list zakupów, lista teraz wychodzi automatycznie. Te godziny zostawiasz dla swoich klientów i dla wzrostu Twojej firmy.

Twoje koszty spadają, ponieważ zyskujesz większą kontrolę nad Twoim kosztem jedzenia. Od razu widzisz, ile kosztuje każde danie, i możesz odpowiednio dostosować Twoje ceny. I wyrzucasz mniej, bo dokładnie kupujesz to, czego potrzebujesz.

Twoja relacja z dostawcami również się polepszy. Zamawiasz regularniej i robisz mniej błędów, a to sprawia, że dostawcy są zadowoleni.

Korzyść	Ręczne zakupy	Automatyczne zakupy
Inwestycja czasu	2-4 godziny na zlecenie	10-15 minut na zlecenie
Margines błędu	Wysoki (zapomniane produkty)	Minimalny (system oblicza)
Przegląd kosztów	Później, niejasne	Natychmiast widoczne, na danie
Kontrola zapasów	Ręczne śledzenie	Aktualizuje się samo

Z czym się borykasz przy ręcznych zakupach?

Największym problemem jest zmarnowanie czasu. Stale się zajęty obliczaniem, sprawdzaniem i śledzeniem, co Ci jest potrzebne. To pochłania energię, którą wolałbyś poświęcić swoim klientom lub swojej firmie.

Błędy są nieuniknione, gdy robisz wszystko ręcznie. Zapominasz składnika, źle obliczasz ilość lub zamawiasz u złego dostawcy. To powoduje stres, dodatkowe koszty i czasem rozczarowanego klienta.

Brak przejrzystości jest równie uciążliwy. Nie wiesz dokładnie, ile kosztuje danie, więc za niego za mało liczysz. Lub kupujesz za dużo, bo nie masz dobrego przeglądu swoich zapasów.

A komunikacja z dostawcami jest pomieszana. Wysyłasz zamówienia pocztą, WhatsAppem i telefonicznie, i tracisz wątek. Twój dostawca też.

Jak wybierasz właściwy automatyczny system zakupów?

Najpierw sprawdź, czy łatwo Ci się z tym pracuje. Chcesz oprogramowanie, które Twój zespół zrozumie w ciągu jednego popołudnia, bez długich szkoleń. Zawsze najpierw poproś o wersję próbną, zanim ostatecznie wybierzesz.

Na co zwracasz uwagę:

• Powiąż składniki z daniami
• Lista zakupów automatycznie posortowana według dostawcy
• Kontrola zapasów z alertem, gdy coś się kończy
• Połączenie z Twoją księgowością
• Aplikacja do pracy na bieżąco

Postaw sobie te pytania: czy ten system pasuje do mojej firmy? Czy będzie się rozwijać wraz ze mną? Czy ktoś mnie może wesprzeć, gdy się zaplączę? I ważne: ile kosztuje to miesięcznie i czy są ukryte koszty?

Najlepiej wybierz oprogramowanie, które zawiera również Twoje wyceny, planowanie i fakturowanie. Wtedy nie musisz przepisywać danych między oddzielnymi systemami.

Dlaczego automatyczne zakupy to przyszłość gastronomii?

Konkurencja wzrasta i marże znajdują się pod presją. Kto wciąż ręcznie wykonuje procesy zakupów, przegrywa z firmą, która w dziesięć minut wie, ile kosztuje zlecenie.

Klienci też oczekują szybszej odpowiedzi. Z automatycznymi zakupami wiesz w ciągu dnia, co możesz dostarczyć i za jaką cenę, co zmniejsza ryzyko stracenia zleceń na rzecz konkurencji.

Sama zmiana nie musi być dużą reorganizacją. Najpierw wprowadź dwadzieścia najbardziej używanych dań do systemu wraz z ich składnikami, połącz swoich stałych dostawców i pracuj tak przez miesiąc. Reszta przyjdzie sama. Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w Twojej firmie, skontaktuj się z nami lub zaplanuj poznawczą rozmowę.

Catermonkey oblicza listę zakupów z Twoich przepisów po zatwierdzeniu wyceny i sortuje ją według dostawcy, dzięki czemu zamówienie wychodzi bez tego, żebyś musiał cokolwiek liczyć.

Często zadawane pytania

Czym właściwie są automatyczne zakupy?

Oznacza to, że Twoja lista zakupów jest obliczana na podstawie Twoich dań i ilości, zamiast tego, żebyś obliczał ją samodzielnie. Powiążesz jeden raz składniki z Twoimi przepisami i dostawcami, a następnie system automatycznie oblicza zamówienie, gdy wycena zostanie zatwierdzona.

Jakie narzędzia wykorzystują firmy cateringowe do swoich zakupów?

Wiele firm zaczyna od Excela i przechodzi na oprogramowanie cateringowe, gdzie wyceny, zakupy i planowanie są w jednym systemie. Różnica polega na połączeniu: gdy Twoje przepisy i dostawcy są już w systemie, nie musisz już nigdy więcej przepisywać ilości.

Ile czasu oszczędzę dzięki automatycznym zakupom?

W powyższym porównaniu wynosi od 2-4 godzin na zlecenie do 10-15 minut. Największa różnica jest w tym, że nie musisz już liczyć i w eliminacji poprawek później, gdy w połowie odkryjesz, że czegoś brakuje.

Czy automatyczne zakupy działają również, jeśli pracuję z wieloma dostawcami?

Właśnie dlatego. Dla każdego składnika określasz, od którego dostawcy go bierzesz i za jaką cenę. Lista wychodzi automatycznie posortowana według dostawcy, więc przy każdym zamówieniu musisz spojrzeć tylko raz.

Ile kosztują automatyczne zakupy dla małej firmy gastronomicznej?

Zależy to od oprogramowania i od liczby osób, które go używają. Zawsze pytaj o cenę miesięczną i co nie jest wkalkulowane w cenie podstawowej, takie jak połączenia lub dodatkowi użytkownicy. Porównaj koszty z godzinami, które teraz spędzasz na zakupach.

Jak zaczynam przejście od ręcznych do automatycznych procesów zakupów?

Zacznij mało. Wprowadź dwadzieścia najbardziej sprzedawanych dań do systemu z ich składnikami i powiąż swoich stałych dostawców. Pracuj na tym przez miesiąc i stopniowo dodawaj resztę. W ten sposób procesy zakupów przechodzą stopniowo bez zatrzymywania się na tydzień.

Spróbuj za darmo