Ile pracowników potrzeba na event?

Obliczanie właściwej liczby pracowników na event zaczyna się od analizy pięciu ważnych czynników: liczba gości, typ imprezy, skład menu, lokalizacja i pożądany poziom serwisu. Podstawowa formuła to 1 kelner na 8-12 gości na kolacji i 1 na 15-20 gości na recepcji, plus personel kuchni na podstawie złożoności menu. Dodatkowo musisz uwzględnić czas przygotowania i rozebrania, dla którego często potrzebujesz dodatkowych pracowników.

Jakie czynniki wpływają na liczbę potrzebnych pracowników na event?

Liczba gości stanowi podstawę Twojego obliczenia personelu, ale typ imprezy określa dokładny stosunek. Na formalnej kolacji potrzebujesz więcej personelu serwisującego niż na stojącej recepcji. Na kolacji dla 50 osób zaplanuj około 4-6 kelnerów, podczas gdy na recepcji tej samej grupy możesz sobie pozwolić na 2-3 pracowników.

To skład menu wpływa głównie na personel kuchni. Bufet wymaga mniej kucharzy podczas samej imprezy, ale więcej czasu przygotowań. Menu à la carte z kolei wymaga więcej personelu kuchni podczas imprezy. W przypadku skomplikowanych menu z wieloma daniami zaplanuj 1 kucharza na 20-25 gości, przy prostych bufetach może to wynosić 1 na 40-50 gości.

Lokalizacja również odgrywa ważną rolę. Impreza w trudno dostępnym miejscu wymaga dodatkowego personelu do transportu i przygotowania. To samo dotyczy lokalizacji bez profesjonalnej kuchni, gdzie musisz wykonać więcej pracy przygotowawczej na miejscu.

Jak obliczyć właściwy stosunek między personelem kuchni a kelnerami?

Standardowy stosunek między personelem kuchni a serwisem wynosi około 1:2 do 1:3, w zależności od typu imprezy. Na kolacji dla 60 gości zaplanuj na przykład 2 kucharzy i 5-6 kelnerów. Na bufetach stosunek może przesunąć się na 1:4, ponieważ w kuchni jest mniej pracy na bieżąco.

Dla planowania personelu imprez używasz różnych wskaźników dla każdego typu imprezy. Walking dinner wymaga więcej personelu serwisującego, ponieważ ciągle poruszasz się z przekąskami. Tutaj pracujesz ze stosunkiem około 1:4 (kuchnia:serwis). Z kolei na grillu potrzebujesz więcej personelu kuchni do rusztu, często stosunek 1:2.

Zawsze uwzględnij kierownika zespołu lub nadzorcę w swoim planie. W przypadku zespołów 6 lub więcej osób zaplanuj dodatkowego przełożonego, który ma przegląd i pomaga gdzie potrzeba. Ta osoba nie wlicza się w Twój podstawowy stosunek kuchnia-serwis.

Jakie są najczęstsze błędy w planowaniu personelu do imprez?

Największy błąd to niedocenianie czasu przygotowania i rozebrania. Wiele firm cateringowych oblicza personel tylko na czas trwania imprezy, ale zapomina, że przygotowanie trwa często 2-3 godziny, a rozebranie jeszcze 1-2 godziny. Zaplanuj na to co najmniej 2-3 dodatkowe osoby, w zależności od wielkości imprezy.

Inny częsty błąd to zapomnienie o specjalistyczne role. Pomyśl o barmanie na imprezach z rozszerzonym serwisem alkoholu, lub o hoście/hostesie na formalnych kolacjach. Te funkcje nie możesz po prostu powierzać pracownikom serwisu bez utraty jakości.

Wielu przedsiębiorców również nie planuje buforu na nieprzewidziane okoliczności. Zawsze zaplanuj 10-15% dodatkowego personelu lub upewnij się, że masz dostęp do pracowników na wezwanie. Jeśli ktoś zachoruje w dniu imprezy, inaczej staniesz bez opcji. Bufor ten jest również cenny na szczycie aktywności podczas imprezy.

Jak zaplanować personel dla różnych typów imprez?

Na recepcjach zaplanuj 1 kelnera na 15-20 gości i 1 kucharza na 30-40 gości. Na recepcjach wszystko obraca się wokół sprawnego serwisu i uzupełniania bufetów. Zaplanuj dodatkowy personel w pierwszej i ostatniej godzinie, kiedy jest największe zatłoczenie.

Kolacje wymagają bardziej intensywnego serwisu: 1 kelner na 8-12 gości i 1 kucharz na 20-25 gości. Na wesela zaplanuj często dodatkowy personel, ponieważ te imprezy trwają dłużej i wymagają więcej osobistej uwagi. Zaplanuj tutaj 1 kelnera na 8-10 gości.

Imprezy firmowe są bardzo zróżnicowane. Na biznesowym lunchu wystarczy często 1 kelner na 12-15 gości, podczas gdy event networkingowy z walking dinner wymaga więcej personelu: 1 na 8-10 gości. Na bufetach możesz obejść się 1 kelnerem na 20-25 gości, pod warunkiem że masz wystarczający personel kuchni do uzupełniania.

Jakie narzędzia i metody pomagają w automatyzacji obliczeń personelu?

Szablony arkuszy kalkulacyjnych to dobry początek dla obliczania personelu cateringowego. Utwórz szablon, w którym wprowadzasz dane podstawowe, takie jak liczba gości i typ imprezy, po czym potrzebne kategorie personelu są obliczane automatycznie. Dodaj formuły, które uwzględniają czas przygotowania i rozebrania.

Profesjonalne oprogramowanie cateringowe oferuje bardziej zaawansowane możliwości. Te systemy mogą Ci pomóc w planowaniu personelu usługi cateringowej poprzez automatyczne zastosowanie właściwych wskaźników personelu i sprawdzenie dostępności. Uwzględniają również różne typy imprez i mogą ostrzegać, jeśli planujesz za mało personelu.

Dla większych firm cateringowych istnieją specjalistyczne narzędzia planowania, które integrują się z systemami grafików pracy. Te narzędzia mogą nie tylko obliczyć, ile personelu potrzebujesz, ale też bezpośrednio sprawdzić, kto jest dostępny i automatycznie generować grafiki pracy. Uwzględniają przepisy pracy i mogą obliczać koszty na event.

Wybór właściwego narzędzia zależy od wielkości Twojej firmy i budżetu. Zacznij od prostych arkuszy kalkulacyjnych i przejdź na profesjonalne oprogramowanie w miarę wzrostu. Ważniejsze niż samo narzędzie jest konsekwentne stosowanie tej samej metody obliczania i regularna ocena na podstawie Twoich doświadczeń.

Dobre planowanie personelu do imprez wymaga doświadczenia i właściwego systemu. Analizując dobrze czynniki podstawowe, stosując realistyczne wskaźniki i ucząc się z wcześniejszych imprez, rozwijasz zmysł do tego, co działa. Z Catermonkey możesz zautomatyzować te obliczenia personelu i efektywniej zaplanować Twój zespół, dając Ci więcej czasu na organizowanie świetnych imprez. Aby uzyskać więcej informacji o naszych rozwiązania lub aby kontakt moment, skontaktuj się z nami.

Często zadawane pytania

Czy liczę przygotowanie i rozebranie?

Tak, i większość o tym zapomina. Godzina dodatkowego rozebrania czterema osobami to cztery godziny pracy.

Ile personelu kuchni w stosunku do sali?

Na ciepłym bufecie około jeden do dwóch, na wyłożeniu więcej sali niż kuchni. Twoje własne liczby z poprzedniego czasu są lepsze niż jakakolwiek praktyczna zasada.