Planowanie personelu w gastronomii: plany pracy pasujące do obciążenia

Plan pracy dla restauracji nigdy się nie kończy, bo obciążenie z poprzedniego tygodnia nie mówi wszystkiego o następnym. Za dużo personelu kosztuje niepotrzebne wynagrodzenia, za mało personelu kosztuje stoliki, czas oczekiwania i sfrustrowanych gości. W tym artykule czytasz, jak zrobić cotygodniowy plan pasujący do przewidywanego obciążenia, jak działać, gdy pracownik choruje w obciążony wieczór, i jak uniknąć tego, by planowanie każdego tygodnia było improwizacją.

Dlaczego stały plan nie działa

Restauracja nigdy nie ma stałego obciążenia, chociaż na pierwszy rzut oka może tak wyglądać. Wtorek w środku tygodnia w styczniu przyciąga inną liczbę gości niż piątkowy wieczór w czerwcu, a taras zmienia całą matematykę. Plan pracy, który napiszesz raz i potem powtarzasz, strukturalnie zaplanuje za dużo personelu w spokojne dni i za mało w obciążone. Jedno i drugie kosztuje pieniądze: pierwsze w niepotrzebnych wynagrodzeniach, drugie w wolnej obsłudze i gościach, którzy nie wrócą.

Buduj plan pracy na przewidywanym obciążeniu, nie na zwyczaju

Zanim napiszesz plan pracy, patrz na to, co już wiesz: ile gości miałeś w poprzednim tygodniu w tym samym dniu, czy w pobliżu jest impreza, czy to wakacje, czy w tym tygodniu wypada dzień wolny. Rezerwacje, które są już złożone, dają twardą dolną granicę; resztę to oszacowanie na podstawie wzorców, które po kilku miesiącach dobrze potrafisz zobaczyć nadchodzące.

• Najpierw zaplanuj stały rdzeń: ludzie którzy są potrzebni na każdej zmianie, bez względu na obciążenie.
• Następnie dodaj elastyczne godziny w zmianach które przewidujesz jako obciążone.
• Zachowaj jeden moment tygodniu kiedy ustalasz plan na następny tydzień, zamiast tego by to była codziennie zmieniana kalkulacja.

Co zrobić, gdy ktoś się choruje

Chorobie w obciążony wieczór nie da się zapobiec, ale można ją obsłużyć, jeśli o tym wcześniej pomyślisz. Wiedz z wyprzedzeniem, kto jest dostępny i na które zmiany, zamiast dopiero przy chorobie szukać, kto jest jeszcze dostępny. Krótka lista, kto zwykle pracuje na której zmianie i do kogo dzwoni się najpierw w razie nieobecności, zmniejsza panikę w danym momencie.

Koszty wynagrodzeń wobec oczekiwanej sprzedaży

Planowanie personelu na wyczucie prawie zawsze prowadzi do zbyt wielu godzin w spokojne dni, bo nikt potem nie śmie powiedzieć, że ktoś mógł pójść do domu. Policz dla każdej zmiany przybliżoną oczekiwaną sprzedaż i planowane koszty wynagrodzeń: jeśli ten stosunek systematycznie się nie równoważy w określone dni, to sygnał, żeby poprawić plan tych dni, a nie żeby zostawiać go tak, jak jest, bo tak było przez lata.

Plan pracy pasujący do obciążenia to nie kwestia twardszego planowania, ale planowania na podstawie tego co już wiesz zamiast na zwyczaj. Ze stałym rdzeniem, elastycznymi godzinami dla obciążonych zmian i jasną procedurą na wypadek nieobecności, co tydzień mniej improwizujesz.

Często zadawane pytania

Jak zrobić dobry plan personelu dla gastronomii?

Zacznij od stałego rdzenia, który jest potrzebny na każdą zmianę, i uzupełnij go elastycznymi godzinami w zmianach, które na podstawie rezerwacji, poprzednich tygodni i kalendarza przewidujesz jako obciążone. Ustal to każdego tygodnia o stałym czasie zamiast codziennie poprawiać, i prowadź listę osób dostępnych na wypadek, gdyby ktoś wypadł.

Jak daleko z wyprzedzeniem najlepiej zrobić plan personelu?

Większość restauracji planuje około tydzień z wyprzedzeniem, ze stałym rdzeniem, który już był ustalony wcześniej, i elastycznymi godzinami, które poprawiasz, gdy rezerwacje i oczekiwane obciążenie stają się jasniejsze.

Jak uniknąć zaplanowania zbyt dużo personelu?

Planuj na przewidywane obciążenie każdego dnia zamiast na stały wzorzec, i regularnie sprawdzaj czy koszty wynagrodzeń na zmianę są proporcjonalne do sprzedaży, którą ta zmiana zwykle przynosi.

Jak działam, gdy ktoś się choruje w obciążony wieczór?

Prowadź listę, kto jest dostępny i na które zmiany, żeby w razie choroby wiedziałeś, do kogo dzwonisz najpierw, zamiast szukać tego samemu.

Czy planowanie personelu dla restauracji jest inne niż dla cateringu?

Tak. Na wydarzeniu planujesz personel jeden raz dla jednej stałej obsady. W restauracji robisz każdego tygodnia nowy plan pasujący do zmieniającego się obciążenia, ze stałym rdzeniem i elastycznymi godzinami wokół tego.

Łatwiej dopasować plan pracy i obciążenie? Zrobisz to z Catermonkey.

Spróbuj za darmo