Warunki anulowania, które chronią Cię jako firmę cateringową

Zarezerwowane wydarzenie, które zostanie odwołane dwa tygodnie wcześniej, kosztuje Cię więcej niż same przychody. Zakupy są często już dokonane, a personel już zaplanowany. Dobre warunki anulowania zapewniają, że nie musisz całkowicie sam ponosić tych kosztów.

Poniżej przeczytasz, jak zbudować skalę, co dokładnie naliczasz i gdzie to zapisujesz.

Dlaczego potrzebujesz warunków anulowania

Zaraz gdy rezerwacja stanie się ostateczna, zaczynasz wydawać pieniądze. Rezerwujesz personel, zamawiasz składniki i prawdopodobnie odmawiasz innym zapytaniom na tę samą datę.

Późna anulacja kosztuje Cię więc dwa razy: przychody, które tracisz, plus koszty, które już poniosłeś i których nie możesz już odwrócić. O tej drugiej połowie firmy cateringowe często zapominają, aż dostawca i tak przywiezie skrzynki.

Bez jasnych warunków anulowania stajesz przy anulacji z pustymi rękami, mimo że sam nic nie zrobiłeś źle. I zwykle nie możesz już sprzedać tej daty ponownie.

Budowanie skali według daty

Większość firm cateringowych pracuje ze skalą: im bliżej do daty imprezy następuje anulacja, tym wyższy procent naliczasz. Często stosowany układ wygląda tak:

• Więcej niż dwa miesiące z wyprzedzeniem: bez kosztów.
• W ciągu czterech tygodni: pięćdziesiąt procent sumy wyceny.
• W ciągu tygodnia: pełna kwota.

Dostosuj dokładne procenty i terminy do momentu, w którym sam ponosisz nieodwracalne koszty. Jeśli zamawiasz świeże mięso trzy dni wcześniej i zatrudniasz personel dwa tygodnie wcześniej, to Twoja skala powinna się trzymać tych terminów, a nie terminu, który podpatrzyłeś u kolegi.

Ogranicz liczbę stopni. Trzy lub cztery poziomy możesz wyjaśnić klientowi przez telefon w jednym zdaniu, osiem poziomów nie.

Co naliczasz przy anulacji

Nie licz od razu sztywnego procentu, ale spójrz na to, co faktycznie już wydałeś lub ustaliłeś: zamówione składniki, które nie możesz już zwrócić, personel, którego już potwierdziłeś, wynajęty sprzęt z rezerwacją, której nie można już anulować.

To jest także łatwe do wyjaśnienia. Klient widzi listę tego, co już było zamówione, rzadko dyskutuje o rachunku. Nagi procent bez uzasadnienia częściej spotyka się ze sprzeciwem.

Wpłata pomaga w tym, bo już pokrywa część kosztów, zanim warunki anulowania zaczną obowiązywać. Dodatkowa korzyść: kto zapłacił, rzadziej się wycofuje.

Ustalanie warunków anulowania w Twojej wycenie

Po prostu umieść skalę w wycenie lub w swoich warunkach ogólnych, nie ukrytą w drobnym druku na końcu osobnego dokumentu, którego nikt nie otwiera.

Podaj konkretnie terminy, procenty i to, czy są wyjątki, na przykład w przypadku siły wyższej. Napisz też, od którego momentu anulacja się liczy: od chwili, gdy dzwoni klient, czy od chwili, gdy masz to na piśmie.

Klient, który widzi to z góry na piśmie, odbiera późniejszą anulację jako bardziej uczciwą, niż gdy poruszasz to w momencie, kiedy coś już idzie nie tak. Oszczędzasz sobie nieprzyjemnej rozmowy w tygodniu, w którym i tak musisz zapełnić dziurę w planie.

Często zadawane pytania

Czy mogę naliczyć koszty przy każdej anulacji?

Tylko jeśli zostało to jasno ustalone z góry w Twojej wycenie lub warunkach ogólnych. Bez wcześniejszej umowy masz niewiele podstaw prawnych do naliczania kosztów.

Ile skal najlepiej używać?

Trzy do czterech poziomów zwykle działają dobrze: bez kosztów z dużym wyprzedzeniem, rosnący procent w miarę zbliżania się daty, i pełna kwota w ostatnim okresie przed imprezą.

Co jeżeli klient anuluje z powodu siły wyższej?

Wiele firm cateringowych dodaje osobną klauzulę siły wyższej, na przykład na wypadek ekstremalnych warunków pogodowych lub decyzji rządu. Ustal z góry, co do tego należy, żebyś nie musiał na miejscu wymyślać, co jest rozsądne.

Czy anulowanie musi być potwierdzone na piśmie?

W każdym razie o to poproś i sam potwierdź mailem, co się ustaliło. W przypadku anulacji telefonicznej Twoje słowo będzie stało przeciwko słowu klienta, jeżeli później pójdzie o rachunek.

Czy wpłata pomaga oprócz warunków anulowania?

Tak. Wpłata pokrywa już część Twoich kosztów, zanim zacznie obowiązywać skala anulowania, i od razu czyni rezerwację dla klienta bardziej ostateczną.

Catermonkey domyślnie umieszcza Twoje warunki anulowania i wpłatę pod każdą wyceną, więc nie musisz o tym pamiętać przy każdym kliencie. Przy anulacji od razu widzisz, która skala obowiązuje i co już było zamówione.

Wypróbuj za darmo