Czy prosić o zaliczkę jako firma cateringowa: ile i kiedy?

Wysłałeś ładną wycenę, klient się zgadza, a potem przez chwilę nic nie słychać. Lub gorzej: tydzień przed imprezą ktoś dzwoni, że jednak nie będzie. Zaliczka zapobiega obu sytuacjom. Ale ile prosisz i kiedy? Oto pytania, na które odpowiadamy.

Dlaczego zaliczka daje więcej niż myślisz

Zaliczka to nie tylko sposób na pokrycie kosztów zakupów. Chociaż to już wystarczająca przyczyna, aby o nią prosić. Pokazuje też, że rezerwacja jest poważna. Kto płaci, nie jest już w fazie "jeszcze się zastanawiam". Ten efekt uboczny jest równie cenny co sama kwota.

W przypadku większych imprez zakupy są często potrzebne wiele tygodni wcześniej: składniki, które rezerwujesz, personel, który zatrudniasz, sprzęt, który wynajmujesz. Jeśli zlecenie zostanie anulowane tydzień przed imprezą, koszty już poniosłeś. Zaliczka pokrywa to ryzyko.

Ile prosisz?

Większość firm cateringowych pracuje z 25 do 50% całkowitej wartości zlecenia. Ogólna wytyczna:

• Małe zlecenia (poniżej €500): 25-30%. Kwota jest przejrzysta, zakupy ograniczone.
• Imprezy średniej wielkości (€500-€2.000): 30-40%. Szybko zatrudniasz personel i wcześnie robisz zakupy.
• Duże imprezy (powyżej €2.000): 40-50%. Twoje ryzyko jest większe, logistyka bardziej skomplikowana.

Nie ma ustalonej reguły, ale świadome odstępstwo od standardu rynkowego to co innego niż przypadkowe zejście poniżej niego.

W którym momencie o to prosisz?

Zaraz po zatwierdzeniu wyceny. Nie później, nie po drugiej potwierdzeniu: natychmiast po akceptacji.

Praktycznie to wygląda tak:

1. Klient zatwierdza wycenę, ustnie lub mailem.
2. Wysyłasz fakturę zaliczki tego samego dnia.
3. Zaraz po wpłaceniu zaliczki rezerwacja jest ostateczna.

Kolejność jest ważna. Ustna zgoda wydaje się konkretna, ale szybko się rozpływa. Płatność nie.

Po prostu umieść to w wycenie

Wiele firm cateringowych prosi o zaliczkę z góry, jakby to był dodatkowy krok, który muszą sprzedać. Ale jeśli umieścisz to w wycenie, nie będziesz musiał o tym negocjować później.

Wystarczy krótkie zdanie:

"Po zatwierdzeniu tej wyceny wyślemy fakturę zaliczki na 40% całkowitej kwoty. Rezerwacja jest ostateczna po otrzymaniu zaliczki."

W ten sposób klient przygotowuje się z góry, a Ty nie musisz prowadzić osobnej rozmowy.

Co jeśli ktoś nie zapłaci?

Wyślij przypomnienie po pięciu dniach roboczych. Brak odpowiedzi? Wtedy skontaktuj się telefonicznie. Dotrzymaj daty w międzyczasie, ale nie dokonuj zamówień.

Jeśli płatność nie nadejdzie, a data się zbliża, możesz anulować rezerwację. Wpisz to także do wyceny: "W przypadku braku zaliczki [nazwa Twojej firmy] zastrzega sobie prawo do anulowania rezerwacji." Wtedy wszyscy wiedzą, na czym stoimy.

Często zadawane pytania

Czy mogę prosić o 100% zaliczkę?

Możesz o to prosić, ale to zniechęca wielu klientów, zwłaszcza przy pierwszej rezerwacji. Niektóre firmy cateringowe pracują z pełną przedpłatą przy małych zleceniach lub zleceniach w ostatniej chwili, ale dla zwykłych imprez norma to 30-50%. To, co prosisz, wpisz do warunków wyceny. Wtedy nie ma dyskusji później.

Czy zaliczka jest obowiązkowa, jeśli nie była w mojej wycenie?

Nie. Jeśli wycena nic nie mówi o zaliczce i klient się zgadza, nie możesz tego potem wymagać. Dlatego zawsze dodaj to do szablonu wyceny, aby trafiło do każdej nowej wyceny automatycznie.

Co jeśli klient prosi o niższą zaliczkę?

Możesz o tym rozmawiać, ale wiedz, jaką masz granicę. Niższa kwota zwiększa ryzyko, więc rozważ zaostrzenie innych warunków: krótszy termin płatności na resztę, lub bardziej rygorystyczne warunki anulowania. Negocjowanie jest w porządku, o ile nie zostawiasz zakupów bez pokrycia.

Jak zapisuję zaliczkę w ostatecznym rozliczeniu?

Wpisz zaliczkę jako zapłaconą kwotę na ostatecznej fakturze, aby klient widział, że została już rozliczona. Coś w rodzaju "Zaliczka otrzymana w dniu [data]: -€450,00". To zapobiega pytaniom i daje czystą obsługę.

Co przy anulowaniu: czy muszę zwrócić zaliczkę?

To zależy od warunków anulowania. Jeśli ich nie określiłeś, jesteś w słabszej pozycji prawnej. Standardowe podejście: anulowanie ponad cztery tygodnie wcześniej daje prawo do zwrotu części kwoty, anulowanie w ciągu dwóch tygodni nie. Ustaw skalę z góry w wycenie lub warunkach ogólnych.

Wysłać wyceny i śledzić zaliczki w jednym przeglądzie? Robisz to z Catermonkey.

Wypróbuj za darmo