Jak dopytać się po wysłaniu wyceny?

Wysłałeś wspaniałą wycenę, wszystko się zgadza, i wtedy... nic. Żadnej odpowiedzi. To uczucie znają wszystkie firmy cateringowe. Dopytywanie czasem bywa niezręczne, ale to normalna i profesjonalna część procesu sprzedaży. To, jak się do tego podejdziesz, decyduje, czy ta wycena stanie się zleceniem, czy po prostu zaniknie.

Kiedy jest najlepszy moment do dopytania?

Większość firm cateringowych czeka za długo albo działa za szybko. Dobra reguła: skontaktuj się po 2 do 4 dniach roboczych. To wystarczająco długo, aby klient miał czas na przeczytanie wyceny, ale wystarczająco krótko, aby pozostać aktualnym. Klient sam wskazał termin decyzji? Wtedy dopytaj się w dniu roboczym przed tą datą.

Poniedziałek rano i piątek popołudnie to złe momenty. Ludzie są wtedy zajęci rozpoczynaniem lub zamykaniem tygodnia i reagują wolniej. Wtorek, środa lub czwartek rano to zwykle lepsze momenty.

Która metoda komunikacji działa najlepiej?

Dzwonić czy mailować? To zależy od relacji i od tego, jak przebiegł pierwszy kontakt. Jeśli był już osobisty kontakt, dzwonienie jest zwykle najszybszym i najcieplejszym sposobem. Możesz bezpośrednio odpowiadać na pytania, wychwycić ewentualne zastrzeżenia i wyczuć atmosferę. Jeśli klient wolałby mail, to to respektujesz.

Dobra taktyka: najpierw wyślij krótki mail z dopytaniem, a potem zadzwoń, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi. W ten sposób dajesz klientowi wybór i nie wyglądasz natarczywie. W mailu nie musisz pisać długiej historii: „Chciałem się upewnić, że wycena dotarła i czy masz jakieś pytania” to więcej niż wystarczy.

Co dokładnie mówisz, kiedy dopytujesz o wycenę?

Zachowaj lekki, pomocny ton. Nie dzwonisz, aby naciskać, ale aby pomagać. Kilka dobrych zdań na początek:

• „Dzwoniłem, aby zapytać, czy wycena dotarła i czy coś jest niejasne.”
• „Wysłaliśmy w zeszłym tygodniu wycenę na kolację [data]. Chciałem sprawdzić, czy już coś zdecydowaliście?”
• „Czy jest coś, co mogę wyjaśnić lub zmienić?”

Jeśli klient powie, że ciągle się zastanawia, grzecznie zapytaj, kiedy spodziewają się podjąć decyzję. W ten sposób masz konkretną datę na następny kontakt i nikt nie pozostaje w niepewności.

Jak często możesz dopytywać, żeby nie wydać się natarczywym?

Trzy razy to dobra wytyczna. Po pierwszym dopytaniu po 2 do 4 dniach roboczych, jeśli nie ma odpowiedzi, czekasz ponownie tydzień. Trzeci raz jest ostatni: zostaw krótką, przyjazną wiadomość bez żadnych oczekiwań. Więcej prób szkodzi relacji bardziej, niż przynosi korzyści.

Dostosuj interwały, jeśli klient sam wskaże, że potrzebuje więcej czasu. Jeśli ktoś powie „decydujemy w przyszłym miesiącu”, to dzwonisz za miesiąc, a nie za tydzień. Zanotuj takie ustalenia, aby mieć pewność, że ich nie zapomnisz.

Co robisz, jeśli klient nie odpowiada?

Po trzech próbach bez odpowiedzi czas uprzejmie zamknąć sprawę. Wyślij krótki mail z informacją, że zamykasz wycenę, ale mogą się do Ciebie zawsze zwrócić, jeśli plan się zmieni. To ma dwie zalety: zachowujesz porządek w statusach wycen i zostawiasz dobre wrażenie. Klienci, którzy teraz nie zdecydują się na współpracę, mogą zadzwonić ponownie za rok.

Unikaj sfrustrowanego tonu, nawet jeśli wątpisz, czy klient kiedykolwiek był naprawdę zainteresowany. Klienci pamiętają profesjonalne zamknięcie rozmowy. I upewnij się, że wewnętrznie śledzisz, które wyceny zostały zamknięte bez zlecenia, abyś mógł zobaczyć wzorce i ulepszyć swoje podejście.

Często zadawane pytania

Jak długo powinienem czekać, zanim dopytam o wycenę po jej wysłaniu?

2 do 4 dni robocze to dobra wytyczna. To daje klientowi czas na przeczytanie wyceny i wewnętrzne konsultacje, ale pozostajesz aktualny. Jeśli klient sam wskazał termin decyzji, dopytaj się w dniu roboczym przed tą datą.

Czy dzwonienie jest lepsze niż mailowanie przy śledzeniu wyceny?

Dzwonienie jest zwykle bardziej efektywne, ponieważ możesz bezpośrednio odpowiadać na pytania lub zastrzeżenia. Ale jeśli klient wolałby mail lub nie mieliście jeszcze osobistego kontaktu, mail jest w porządku. Dobra taktyka to wysłać najpierw krótki mail, a potem zadzwonić, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi.

Jak często mogę maksymalnie dopytywać?

Trzy razy to bezpieczna granica. Więcej niż to może wydawać się natarczywe i zaszkodzić relacji. Po trzech próbach bez odpowiedzi zamykasz wycenę uprzejmie mailem, który pozostawia drzwi otwarte do przyszłego kontaktu.

Co robisz, jeśli klient mówi, że „ciągle się zastanawiam”?

Zapytaj, kiedy spodziewają się podjąć decyzję. W ten sposób masz konkretny moment na kolejną próbę kontaktu i nikt nie zostaje w niepewności. Zanotuj to ustalenie, abyś o nim nie zapomniał.

Jak śledzę, które wyceny są jeszcze otwarte?

Za pomocą systemu przeglądu, który śledzi status każdej wyceny: wysłana, w trakcie przetwarzania, zatwierdzona, odrzucona. W Catermonkey widzisz na pierwszy rzut oka, które wyceny wymagają Twojej uwagi, abyś nigdy nie przegapił momentu na dopytanie.

W Catermonkey zawsze widzisz, które wyceny są jeszcze otwarte i kiedy musisz dopytać.

Wypróbuj za darmo