Co to jest wycena? Kompletny przewodnik dla firm cateringowych

Wycena to Twoje pierwsze wrażenie u nowego klienta i podstawa każdego zlecenia cateringowego. W tym przewodniku czytasz, co dokładnie to jest wycena, co na niej musi się znaleźć, jak wiążąca jest, i jak uniknąć tego, że dobra wycena zostaje bez odpowiedzi w skrzynce odbiorczej klienta.

Co dokładnie to jest wycena?

Znaczenie wyceny w jednym zdaniu: pisemna propozycja, która zawiera to, co dostarczasz, za jaką cenę i na jakich warunkach. Słowo pochodzi od czasownika wycenić, czyli ustalić cenę: wycena to dosłownie ustalenie ceny za zlecenie, i dlatego jednostronna, dopóki tylko Ty ją piszesz: dopiero gdy klient się zgodzi, powstaje umowa między dwiema stronami.

Wycena to Twoja propozycja dla klienta: co dostarczysz, za jaką cenę i na jakich warunkach. W cateringu zwykle oznacza to podział potraw lub pakietów, liczbę gości, personel, sprzęt i dodatki, takie jak transport lub serwis.

Gdy klient się zgodzi, wycena stanowi podstawę zlecenia: co w niej jest, to co dostarczysz.

To czyni wycenę czymś innym niż wskazanie ceny, które podajesz przez telefon. Wycena to konkretna, pisemna propozycja, na którą klient może powiedzieć tak, i do której możesz być zobowiązany jako firma cateringowa, gdy to się stanie.

Wycena, cena orientacyjna, faktura lub umowa: różnice

Te cztery terminy są używane zamiennie, ale nie są tym samym. Cena orientacyjna cena orientacyjna to szacunek bez zobowiązań, często bez wszystkich szczegółów. Wycena wycena jest bardziej szczegółowa i przeznaczona do podpisania.

Wycena umowa powstaje dopiero, gdy klient zaakceptuje wycenę: od tego momentu jesteście oboje zobowiązani do tego, co w niej jest. faktura wysyłasz po zakończeniu, do zapłaty za to, co dostarczyłeś na podstawie wyceny.

Nie wiesz, przy konkretnym zapytaniu, które z tych czterech pojęć pasuje? Rozszerzone artykuły zagłębiają się w każdą różnicę: wycena versus cena orientacyjna, wycena versus faktura i wycena versus umowa.

Czy wycena jest wiążąca, czy bez zobowiązań?

To zależy od tego, co w niej umieścisz. Wycena w Polsce jest zasadniczo wiążącą ofertą w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, gdy klient ją zaakceptuje, jeśli wyraźnie nie zaznaczysz, że jest bez zobowiązań (wycena niewiążąca).

Jeśli nie napiszesz o ważności czy charakterze wyceny, ryzykujesz, że klient może Cię miesiące później jeszcze trzymać przy starej cenie. Za składniki, które w międzyczasie zdrożały, sam płacisz różnicę.

Zawsze wyraźnie zaznacz na wycenie, czy jest bez zobowiązań, czy wiążąca, i co się stanie, gdy klient podpisze. Pełne wyjaśnienie jest w jak wiążąca jest wycena i co to jest wycena bez zobowiązań. Klient już podpisał i chcesz wiedzieć, co to znaczy dla Was obu? Czytaj co jeśli podpiszesz wycenę.

Co musi się znaleźć na wycenie?

Dobra wycena zawiera co najmniej: dane Twojej firmy i NIP, jasny opis tego, co dostarczasz, cenę z podatkiem VAT i bez, warunki płatności, datę ważności i Twoje ogólne warunki.

Jeśli brakuje jednego z tych punktów, wycena nie jest od razu nieważna. Dajesz klientowi pole do dyskusji później, a dyskusję prowadzisz zawsze w złym momencie: gdy wydarzenie już się odbyło.

Pełny przegląd tego, co jest wymagane prawnie i co jest mocno zalecane, znajdziesz w co musi się znaleźć na wycenie.

Jak długo ważna jest wycena?

Większość firm cateringowych stosuje okres ważności od dwóch do czterech tygodni: wystarczająco krótki, aby ceny były aktualne, i wystarczająco długi, aby dać klientowi czas na decyzję.

Zawsze umieszczaj ten termin na wycenie. Bez daty ważności klient teoretycznie może miesiące później jeszcze domagać się ceny, która już nie pasuje, na przykład dlatego, że Twoje ceny zakupu wzrosły.

Wycena prawie wygasa bez odpowiedzi? Wyślij wtedy krótkie przypomnienie, zamiast pozwolić, by cicho wygasła. Wtedy sam decydujesz, kiedy cena jest znowu do negocjacji.

Prawidłowa cena i warunki

Cena, która jest za wysoka, kosztuje Cię zlecenie. Cena, która jest za niska, kosztuje Cię marżę. Licz oprócz składników i personelu także swoje koszty stałe, plus transport i marżę na to, czego nie przewidziałeś.

Jeśli pracujesz z food truckami lub lokalizacjami zewnętrznymi, wlicz też czas ustawienia i dojazd na miejsce. O tych dwóch rzeczach najczęściej zapomina się w pierwszej kalkulacji ceny, a obie wchodzą w godziny pracy Twoich ludzi.

Więcej o budowaniu cen czytasz w jak obliczyć ceny dla wyceny cateringu i koszty transportu w wycenie cateringu. Czy wykonanie różni się od tego, co zaplanowałeś, na przykład przez inną liczbę gości? Wtedy czytasz w ile może się różnić wycena jak się z tym radzić bez zaskoczenia klienta.

Wysyłanie wyceny, śledzenie i radzenie sobie z odpowiedziami

Większość wycen, które nie prowadzą do zlecenia, nie ginie na cenie czy zawartości. Ginie na ciszy. Klient prosi o wycenę, jest zajęty i zapomina odpowiedzieć.

Zawsze więc dopytuj. Krótkie przypomnienie po kilku dniach nie wydaje się natarczywe, pokazuje raczej, że poważnie traktujesz zapytanie klienta.

Jak i jak często dopytujesz, czytasz w jak dopytać po wysłaniu wyceny. Czy klient uważa Twoją wycenę za zbyt drogą, albo czy coś już się zmieniło, odkąd ją wysłałeś? Wtedy pomagają co zrobić, gdy klient uważa Twoją wycenę za zbyt drogą i co jeśli wycena nie pasuje Cię dalej.

Szybsze i bardziej osobiste wycenianie

Przerabianie każdej wyceny od nowa kosztuje wieczór, który wolisz poświęcić samemu zleceniu. Z szablonem umieszczasz dane firmy, warunki i układ raz porządnie, a dla każdego klienta dopasowujesz tylko zawartość: liczbę gości, menu, datę i cenę.

W taki sposób wycena wychodzi tego samego dnia i czyta się jako propozycja przygotowana specjalnie dla tego klienta. To przynosi więcej zleceń niż ostrzejsza cena, bo firma cateringowa, która wyśle coś przyzwoitego jako pierwsza, jest pierwsza w głowie klienta.

W artykule „Jak spersonalizować szablon wyceny” czytasz, jak to zrobić. A gdy zlecenie się skończy, pytanie o opinię jest co najmniej tak cenne, co sama wycena: daje Ci słowa, którymi napiszesz następną, jak opisano w „Zbieranie opinii klientów do przyszłych wycen”.

Często zadawane pytania

Co oznacza wycena?

Wycena oznacza ustalenie ceny za zlecenie. Słowo pochodzi od słowa cena. W praktyce to pisemna propozycja, która zawiera, co dostarczasz, za jaką cenę i na jakich warunkach. To jednostronne: dopiero gdy klient się zgodzi, powstaje umowa.

Czy wycena to to samo co cena orientacyjna?

Nie do końca. Cena orientacyjna wymienia tylko kwotę, wycena oprócz tego określa, co dokładnie dostarczasz i na jakich warunkach. W codziennym użyciu te terminy się mieszają, ale przy sporze różnica jest ważna. Opracowaliśmy to w różnica między wyceną a ceną orientacyjną.

Kiedy wycena staje się wiążąca?

Gdy klient ją zaakceptuje, jeśli wyraźnie nie zaznaczysz, że jest bez zobowiązań, lub gdy okres ważności upłynął. W tym momencie Twoja propozycja zmienia się w umowę z obustronnymi prawami i obowiązkami.

Czy wycena to to samo co umowa?

Nie do końca. Wycena to Twoja propozycja; dopiero gdy klient się zgodzi, powstaje umowa. Od tego momentu obowiązują te same prawa i obowiązki jak w umowie.

Czy muszę osobno wskazywać podatek VAT na wycenie?

Tak, zawsze wskaż zarówno kwotę bez, jak i z podatkiem VAT, oraz zastosowany procent. To zapobiega dyskusji później, szczególnie u klientów biznesowych, którzy odliczają VAT.

Czy mogę zmienić wycenę po tym, jak klient się zgodził?

Tylko w porozumieniu. Gdy klient podpisze, wycena zmienia się w umowę. Chcesz coś zmienić, na przykład przez zmienioną liczbę gości, umów to pisemnie jako uzupełnienie zamiast milcząco zmieniać oryginalną wycenę.

Jak szybko muszę odpowiedzieć na zapytanie o wycenę?

W ciągu dnia lub dwóch masz największą szansę na zlecenie. Firmy cateringowe, które szybko i kompletnie odpowiadają, są wybierane częściej niż te, które są tańsze, ale odpowiadają powoli.

Co wpisujesz na wycenę, jeśli liczba gości jeszcze nie jest ustalona?

Podaj cenę na osobę i liczbę, z której wychodzisz, i zaznacz, do kiedy klient może zmienić tę liczbę. Wtedy wiecie oboje, na czym stoicie, i nie musisz przerabiać wyceny cztery razy.

Czy powinienem prosić o zaliczkę przy podpisanej wycenie?

Przy większych zleceniach to jest zwyczajne, szczególnie jeśli wcześniej robisz zakupy lub ustalasz personel. Umieść kwotę i moment płatności w samej wycenie, wtedy nie jest to oddzielna rozmowa, gdy klient podpisze.

Tworzenie wycen, śledzenie ich i zamiana na zlecenia należą do siebie. Catermonkey buduje Twoją wycenę z Twoich potraw i cen, śledzi, które są jeszcze otwarte, i zmienia podpisaną wycenę na zlecenie i fakturę, bez ponownego wpisywania kwot.

Wypróbuj za darmo