Hvorfor er automatiseret indkøb vigtig for restauration?

Automatiseret indkøb i restauration hjælper restauranter, cateringfirmaer og event-virksomheder til at sætte deres indkøbsprocesser på computeren og få dem til at hænge sammen. I stedet for manuelle ordrer og Excel-lister styrer du dine ordrer, dit lager og dine leverandører gennem ét system. Det sparer dig en aften beregninger per event, forhindrer glemte produkter og viser hvad hver ret koster dig.

Hvad er automatiseret indkøb inden for restauration?

Automatiseret indkøb betyder at dit indkøb kører gennem software i stedet for at gøre det i hånden. For restaurationer og event-virksomheder betyder det at ingredienser, udstyr og leverandører automatisk bliver beregnet på grundlag af dine menuer og dine events.

Forskellen til den gamle indkøbsmåde er stor. Der hvor du før skulle udregne med pen og papir eller Excel-ark hvor meget du havde brug for til en event, gør softwaren det nu for dig. Du forbinder ingredienser til retter, og systemet regner ud hvad du skal bestille hos hvilken leverandør.

For cateringfirmaer betyder det at efter godkendelse af et tilbud straks ved hvilke produkter du skal bestille hos hvilken leverandør. Intet mere skiften mellem regnemaskine og papir, og ingen ingrediens som du selv skal hente på en tur til grossisten om morgenen.

Hvordan virker automatiseret indkøb i praksis?

Automatiserede indkøbsprocesser starter ved dine menuer og slutter hos dine leverandører. Først forbinder du alle ingredienser til dine retter med de rigtige mængder. Derefter forbinder du disse ingredienser med dine leverandører og deres priser.

Når en kunde godkender tilbuddet regner systemet automatisk ud hvilke ingredienser du har brug for. De står pænt sorteret per leverandør så du med et blik ser hvad du skal bestille hvor. Ved nogle systemer går ordren selv til dine faste leverandører.

Lagerkontrollen holder styr på dit aktuelle lager og giver automatisk besked når et produkt er ved at være brugt op. På den måde indkøber du ikke for meget og står ikke tom-hændet under en travl event.

Hvilke fordele giver automatiseret indkøb for restauration?

Den største fordel er tidsbesparelse. Der hvor du før brugte timer på at udregne indkøbslister, rulles listen nu ud automatisk. De timer sparer du til dine kunder og til at få din virksomhed til at vokse.

Dine omkostninger falder, fordi du får mere kontrol over din foodcost. Du ser straks hvad hver ret koster og kan justere dine priser derefter. Og du smider mindre ud, fordi du indkøber præcis det du har brug for.

Dit forhold til dine leverandører bliver også bedre. Du bestiller mere regelmæssigt og laver færre fejl, og det er noget en leverandør holder af.

Fordel	Manuelt indkøb	Automatiseret indkøb
Tidsbelastning	2-4 timer per event	10-15 minutter per event
Fejlmargin	Høj (glemte produkter)	Minimal (systemet regner)
Omkostningsoverblik	Bagefter, uklart	Helt tydeligt med det samme, per ret
Lagerkontrol	Manuelt vedligehold	Regulerer sig selv

Hvad støder du på ved manuelt indkøb?

Det største problem er tidsspild. Du er hele tiden optaget af at udregne, kontrollere og holde styr på hvad du har brug for. Det koster energi som du hellere vil bruge på dine kunder eller på din virksomhed.

Fejl er uundgåelige når du gør alt i hånden. Du glemmer en ingrediens, regner en mængde forkert eller bestiller hos den forkerte leverandør. Det giver stress, ekstra omkostninger og nogle gange en skuffet kunde.

Manglen på overblik er mindst lige så besværlig. Du ved ikke præcis hvad en ret koster, så du regner for lidt for den. Eller du indkøber for meget fordi du ikke har godt overblik over dit lager.

Og kommunikationen med dine leverandører bliver rodet. Du sender ordrer via mail, via WhatsApp og per telefon, og så mister du overblikket. Din leverandør forvirres også.

Hvordan vælger du det rette automatiserede indkøbssystem?

Se først om det virker nemt for dig selv. Du ønsker software som dit team begriber på en eftermiddag uden lange instruktioner. Spørg derfor altid efter en prøveversion før du vælger endegyldigt.

Det du lægger mærke til:

• Knytte ingredienser til retter
• Indkøbslisten automatisk sorteret per leverandør
• Lagercheck med besked, når noget er ved at være brugt op
• En forbindelse til din bogføring
• En app til at være på farten

Stil dig selv disse spørgsmål: passer systemet til min virksomheds størrelse? Kan det følge med når jeg vokser? Får jeg nogen at tale med hvis jeg sidder fast? Og vigtig: hvad koster det per måned og er der skjulte omkostninger?

Vælg helst software hvori dine tilbud, din planlægning og din fakturering også sidder. Så behøver du ikke at overtaste dine data mellem løse systemer.

Hvorfor er automatiseret indkøb fremtiden for restauration?

Konkurrencen øges og marginerne er under pres. Den som stadig gør sine indkøbsprocesser i hånden, taber til en virksomhed der inden ti minutter ved hvad en ordre koster.

Kunderne forventer også svar hurtigere. Med automatiseret indkøb ved du inden en dag, hvad du kan levere og til hvilken pris, og det sparer dig for ordrer, der ellers går til en anden.

Skiftet selv behøver ikke at være et projekt. Sæt først dine tyve mest brugte retter i systemet med deres ingredienser, forbind dine faste leverandører og kør en måned på det. Resten kommer af sig selv. Vil du se hvordan det ser ud for din virksomhed, tag kontakt eller planlæg et møde ind.

Catermonkey regner efter godkendelse af dit tilbud indkøbslisten ud fra dine opskrifter og sorterer den per leverandør så din bestilling kommer ud uden at du behøver at tælle efter.

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvad er automatiseret indkøb præcis?

Det betyder at din indkøbsliste beregnes ud fra dine retter og dine antal i stedet for at du selv regner den ud. Du forbinder én gang ingredienserne til dine opskrifter og dine leverandører, og derefter regner systemet ordren automatisk igennem når et tilbud er godkendt.

Hvilke værktøjer bruger cateringfirmaer til deres indkøb?

Mange virksomheder starter med Excel og skifter derefter til cateringsoftware, hvor tilbud, indkøb og planlægning sidder i ét system. Forskellen ligger i forbindelsen: når dine opskrifter og leverandører er på plads, behøver du aldrig mere at overtaste tallene.

Hvor meget tid sparer jeg med automatiseret indkøb?

I sammenligningen ovenfor går det fra 2-4 timer per event til 10-15 minutter. Mest af forskellen ligger i ikke at skulle tælle igen og i at fejlkorrektioner bagefter falder bort når du halvejs opdager at noget mangler.

Virker automatiseret indkøb også når jeg arbejder med flere leverandører?

Netop da. Du fastlægger per ingrediens hos hvilken leverandør du køber det og til hvilken pris. Listen kommer ud automatisk sorteret per leverandør, så du ved hver bestilling kun behøver at kigge én gang.

Hvad koster automatiseret indkøb for et lille restaurationsfirma?

Det afhænger af softwaren og af hvor mange mennesker der bruger den. Spørg altid efter prisen per måned og hvad der ikke sidder i basispakken som for eksempel forbindelser eller ekstra brugere. Vægt omkostningerne op mod de timer du nu bruger på dit indkøb.

Hvordan begynder jeg at skifte fra manuelt til automatiseret indkøbsproces?

Start småt. Sæt dine tyve mest solgte retter i systemet med deres ingredienser og forbind dine faste leverandører. Kør det en måned og fyld resten på når du har fået rutinen på plads. Sådan går dine indkøbsprocesser gradvist over uden at du skal lukke ned en uge.

Prøv gratis