Optimer indkøbet som cateringfirma: mindre spild, bedre priser

Hos mange cateringfirmaer går indkøbet stadig via en blanding af faste vaner: at ringe til samme grossist, bestille på fornemmelse og først bagefter se, hvad der var til overs. Det koster penge på to måder, for du køber for meget til det ene event og kommer lige til kort på det næste.

Med et par faste trin, fra at estimere hvad du har brug for til aftaler med din leverandør, holder du styr på dit lager og dine indkøbspriser. I denne artikel læser du hvordan du administrerer indkøbet bedre uden at det bliver en daglig opgave.

Hvorfor indkøbet ofte går på fornemmelse

De fleste cateringfirmaer starter småt: en fast grossist, en liste på papir eller i en app, og bestiller på erfaring. Det virker fint så længe antallet af events forbliver overskueligt.

I det øjeblik du har flere events i gang samtidig, bliver samme erfaring en risiko. Du husker ikke præcis hvad der blev til overs ved det foregående lignende event, og du opdager et dårligt estimat først, når lastbilen holder for døren, eller når du lige er kommet til kort for tyve gæster, der kommer ekstra på selve dagen.

Skarpere indkøb betyder ikke at alt automatisk skal ændre sig. Det betyder at du bygger et par faste vaner ind, så estimatet hver gang kommer på samme måde og ikke afhænger af hvem der tager telefonen den dag.

Start ved din kalender, ikke ved dit lager

Godt indkøb starter med hvad der bookes de kommende uger, ikke med hvad der stadig ligger i kølingen. Gennemgå pr. event hvor mange gæster der kommer, hvilken menu der er aftalt og hvilke ingredienser som kommer igen i flere events.

Så ser du i ét øjekast, hvor du kan kombinere. Det sparer dig tre separate bestillinger af de samme basisprodukter for tre enkelte events samme uge.

• Sæt events med lignende menu sammen i din planlægning, selv hvis datoer ligger langt fra hinanden.
• Regn med en lille mængde over det bekræftede antal gæster i stedet for præcist på slaget.
• Noter pr. event, hvad der blev til overs, så du køber skarpere ind næste gang du har et tilsvarende event.

Faste aftaler med dine leverandører

Hvem som lægger løse bestillinger hver gang, betaler ofte den højeste pris. Og du står bagest når en leverandør ved mangel skal vælge hvem der får forrang.

Et par faste aftaler sparer direkte avance. Tænk på garanterede volumer til en fast pris for de produkter som kommer tilbage hver uge, en fast leveringsdag så din leverandør kan planlægge din levering, og en klar aftale om hvad der sker hvis antallet ændrer sig i sidste øjeblik.

Cateringfirmaer som har fastsat dette én gang, behøver ikke at forhandle på ny hver uge. Samtalen går så kun en eller to gange årligt om prisen, og resten af året om leveringen.

Bestillingslister pr. event i stedet for en stor liste

En gennemgående indkøbsliste for hele virksomheden lyder overskueligt, men i praksis mister du overblikket over, hvilket produkt der var til hvilket event.

Arbejd i stedet med en separat bestillingsliste pr. event, tilknyttet antallet af gæster og menuen. Bagefter ser du så straks, om estimatet holdt, og efter omkring ti events har du et pålideligt billede af dit faktiske forbrug pr. type opgave.

Hold øje med indkøbspriser uden at tælle tal hver dag

Du behøver ikke at gennemgå tallene hver aften for at have kontrol. Vælg et fast tidspunkt, for eksempel efter hvert stort event eller en gang månedligt, og sammenlign så de faktiske indkøbspriser med det du havde budgetteret i tilbuddet.

Løber et produkt konsekvent dyrere end forventet, ved du nok. Så taler du med leverandøren om det eller justerer du din prisberegning før det koster dig endnu et kvartals avance.

Skarpere indkøb er ikke et projekt som du afrunder én gang. Det er et par vaner som du fastholder: planlægning fra din kalender, faste aftaler med leverandører, og gennemgang pr. event for at kontrollere om estimatet stemte. På den måde holder du styr på dit lager og din avance, uden at det koster dig ekstra tid.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor meget lager skal jeg have som buffer?

Det varierer pr. produkt. For letfordærvelige varer holder du så lidt som muligt på lager og bestiller målrettet pr. event. For holdbare basisprodukter som du bruger ofte, er en lille fast buffer praktisk hvis en leverandør en gang leverer for sent.

Er automatiseret indkøb kun til store cateringfirmaer?

Nej. Selv som lille virksomhed har du gavn af faste bestillingslister pr. event og et fast mønster med dine leverandører. Skalaen afgør hvor meget tid du sparer, ikke om det er umagen værd.

Hvordan undgår jeg at købe for meget ind til et event?

Regn med en lille, fast mængde over det bekræftede antal gæster i stedet for et stort løst estimat, og noter bagefter, hvad der blev til overs. Efter et par lignende events ser du et mønster og køber skarpere ind.

Hvad hvis en leverandør konsekvent er for dyr?

Se først om det handler om en midlertidig prisforhøjelse eller en vedvarende forskel. Gå siden i dialog med leverandøren med konkrete tal fra dit eget indkøb, og hold en anden leverandør klar til dine vigtigste produkter.

Hvor ofte skal jeg sammenligne mine indkøbspriser med markedet?

To gange årligt er for de fleste cateringfirmaer tilstrækkeligt, plus en ekstra runde hvis du ændrer dit menukort markant. Hyppigere sammenligning giver sjældent mere tilbage end den tid det tager.

Hvad gør jeg med resterne efter et event?

Noter hvad der blev til overs før det går i kølingen, og medregn det antal i bestillingslisten til næste event. Så forsvinder det ikke fra synet og du køber ikke dobbel beholdning næste uge.

Catermonkey laver bestillingslisten pr. event fra menu og antal gæster, og viser bagefter, hvad du faktisk har købt ind, i forhold til hvad du havde budgetteret.

Prøv gratis