Hvordan sikrer jeg at mit cateringfirma altid har de rigtige mængder ingredienser?

Altid at have de rigtige mængder ingredienser begynder med én ting: at vide hvad der skal ud af dine bestillinger før du handler ind. Forbind dine ingredienser til dine opskrifter, beregn per arrangement hvad du har brug for og sørg for at dine leverandører ved hvad der kommer. Med en fast måde at følge lageret og en plan B i baghånden kommer du intet til kort og kasserer mindre.

Hvorfor går lagerplanlægningen så tit galt hos cateringfirmaer?

Lagerproblemer opstår normalt på grund af et spørgsmål der kommer ud af det blå og indkøb uden plan. Sæsonpres, ordrer der kommer ind to dage i forvejen og portionsstørrelser der viser sig større end beregnet, gør at du enten har for få ingredienser eller mandag skal kassere halvdelen af køleskabet.

Den største fejl er at mange cateringfirmaer stadig bruger et Excel-ark eller en seddel på køleskabet. Så ved køkkenet ikke hvad indkøb har gjort, bliver der glemt noget, eller der bestilles det samme to gange.

Timing spiller samtidig en stor rolle. Friske ingredienser holder sig et par dage, men du vil heller ikke høre torsdag at din leverandør ikke har noget på lager. Den balance er svær uden plan på forhånd, for så regner du det først ud, når du bestiller.

Og hvis forskellige mennesker handler ind uden klare aftaler, ender dit lager i kaos. Så handler den ene endnu 20 kilo kartofler som den anden allerede bestilte samme morgen.

Hvordan beregner du præcis hvor mange ingredienser du har brug for per arrangement?

Start med standardportionsstørrelser per person og læg 10-15% til for uventede gæster og almindelig spild. Forbind hver ret til ingredienserne med de nøjagtige mængder, så beregner du på én gang hvad du skal bruge når du fylder gæstetallet ind.

Gå dine faste retter igennem og bestem per ingrediens hvor meget du skal bruge per person. Til en salat niçoise skal du fx per person 150 gram salat, 2 æg, 100 gram tun og 50 gram oliven.

Husk på de ting der rykker på din beregning:

• Type arrangement (frokost har mindre portioner end middag)
• Tidspunkt (folk spiser mere til aftenarrangementer)
• Målgruppe (forretningsfrokost kontra familiefest)
• Sæson (tungere retter om vinteren)

Medregn også dit svind fra tilskæring. Når du renser grøntsager går der gennemsnitligt 15-20% af vægten. Og når du laver maden fordamper vand, så du skal bruge flere råvarer end det der til sidst ligger på tallerkenen.

Hvilke lagerstyringsmetoder virker bedst til cateringfirmaer?

FIFO (First In, First Out) er grundlaget for ethvert cateringfirma for at undgå kassering. Brug desuden en ABC-inddeling til at holde dine dyreste ingredienser under kontrol, og lad friske produkter blive leveret så sent som muligt.

FIFO betyder at du altid bruger det ældste lager først. Skriv indkøbsdatoen på alt og sørg for at dit team ved hvordan det virker. Så er der ikke noget, der ligger bagerst og bliver dårligt, mens du åbner den nye æske forrest.

Med en ABC-inddeling deler du dine ingredienser op i tre grupper:

• A-produkter: dyre ingredienser der sluger meget af budgettet (kød, fisk, specielle oste)
• B-produkter: middelklasseingredienser (grøntsager, krydderier, basismejeri)
• C-produkter: billige basisingredienser (mel, salt, olie)

A-produkter bestiller du præcis de mængder du har brug for. B-produkter holder du i et lille lager. C-produkter køber du i større mængder, for de holder sig længe og bliver billigere per kilo.

Daglig levering, også kaldet just-in-time, virker godt til brød, fisk og visse grøntsager. Du holder dem altså ikke på lager. Til gengæld har du brug for en leverandør, der kommer hver dag, og som du kan stole på.

Hvordan opbygger du stærke relationer med leverandører for pålidelig levering?

Vær tydelig om, hvad du har brug for, og betal til tiden. Giv leverandørerne et fast holdepunkt ved at dele, hvad du normalt køber, og aftal hvad der sker, hvis noget ikke kommer til tiden. Til dine vigtigste ingredienser er to leverandører bedst.

Vælg til at starte med leverandører der ved hvordan catering virker. De skal kunne skubbe på leveringstiderne og forstå at du nogle gange tirsdag hører at der lørdag kommer 80 mand.

Lav klare aftaler om:

• Minimale bestillingsmængder
• Leveringstider og -dage
• Kvalitetskrav og returpolitik
• Betalingsbetingelser
• Proceduren når produkter er udsolgt

Del din plan så tidligt som du kan. Hvis du ved at du næste måned har et bryllup med 200 personer, fortæl det med det samme. Så kan din leverandør sørge for at have varerne klar, og du er helt sikker på at de er der.

Byg samtidig et forhold til din faste kontaktperson. En person du kender ringer hvis der er problemer og tipper dig om kommende priser eller produkter der lige er ankommet.

Hvad gør du hvis ingredienser ikke er tilgængelige i sidste øjeblik?

Sørg for at du har en plan B klar med erstatningsingredienser og opskrifter. Lav en liste med alternativer på forhånd og noter numrene på nødleverandører. Ring til kunden med det samme når du ved at noget ændrer sig.

Sæt et par alternativer på papir for hver vigtig ingrediens. Ingen laks at få fat på, så bliver det tun eller torsk. Ingen frisk basilikum, så tager du pesto eller en anden krydderplante.

Skriv dine opskrifter så du kan ændre dem hurtigt. Lås dig ikke fast på én slags kød, men lav retter der virker med forskellige slags kød eller fisk. Det giver dig spillerum hvis noget ikke bliver leveret.

Hold en nødliste med:

• Supermarkeder der sælger professionelle mængder
• Engrosfirmaer der leverer samme dag
• Andre cateringfirmaer der vil hjælpe når det presser
• Restauranter der vil sælge ingredienser

Vær ærlig mod dine kunder. Skal du udskifte en ingrediens, forklar hvorfor og hvad der kommer i stedet. Ring selv før de opdager det, og de fleste synes det er helt fint.

Hvad du kan starte med i morgen

Tag dine ti mest brugte ingredienser og skriv op hvor meget du skal bruge per portion for hver ret. Det er et halvdags arbejde, og bagefter beregner du på fem sekunder hvad der skal ud til hver ordre.

Sæt derefter din plan for den kommende måned på papir, og aftal hvem der følger lageret og hvilke dage der bestilles. Én person der handler ind, med en liste alle kan se, fjerner de fleste dobbeltbestillinger.

Catermonkey beregner din bestilling ud fra dine opskrifter, så din indkøbsliste med de rigtige mængder ingredienser er klar, når et tilbud er underskrevet. Forbind dine tilbud til dit indkøb og du ser per arrangement hvad der skal ud af døren, inklusive marginen der ligger under. Vil du vide hvordan det ser ud hos dit cateringfirma, tag kontakt med os.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor ofte skal jeg tjekke og opdatere mit lager?

Gå dit lager mindst 2-3 gange om ugen igennem, og tæl alt helt igennem ved ugens slutning. Skriv det ned i din plan, ellers bliver det glemt. Til kød og fisk er det fornuftigt at kigge dagligt. Arbejder du med et system hvor du registrerer forbrug med det samme, ser du på ethvert tidspunkt hvad der står, uden at skulle ud i køleskabet.

Hvad er den bedste måde at begynde med lagerstyring hvis du stadig bruger Excel?

Start småt: sæt dine 10 mest brugte ingredienser på computeren og forbind dem til dine mest populære retter. Indfør FIFO for de produkter, og byg det ud bagefter. Vælg noget dit team forstår på en halv time og peg én person ud der følger lageret og hjælper de andre på vej.

Hvor meget buffer skal jeg have til forskellige slags ingredienser?

Til friske produkter som kød og fisk: 5-10% buffer. Til grøntsager og mejeriprodukter: 10-15% buffer. Til holdbare produkter: 15-20% buffer. Ved store arrangementer (100+ personer) kan du sænke bufferen lidt til 5-10%, fordi udslagene udjævner hinanden. Husk altid at tage højde for arrangementets type og hvad du er vant til fra den kunde.

Hvordan undgår jeg at forskellige teammedlemmer bestiller dobbelt?

Peg én person ud til at handle alt ind og fastlæg faste bestillingsdage og tider. Sørg for at alle kan se i samme liste hvad der er bestilt og hvad der er på lager. Aftal at kun den person bestiller, medmindre det virkelig haster.

Hvad gør jeg med ingredienser der næsten er overskredet?

Hold en liste over rester, og hav et par faste opskrifter klar, der kan bruge dem, som supper, sovse og salater. Lad personalet tage produkter med hjem. Se om du kan lave en aftale med den lokale fødevarebank. Og planlæg bevidst retter i din ugentlige menu, der bruger de ingredienser op.

Hvordan beregner jeg de virkelige omkostninger ved madspild?

Tæl både indkøbsprisen og dine timer med (indkøb, lagring, kassering), dine lageromkostninger og affaldsbehandling. Følg i en måned hvad der går i containeren, og gang det med 12 for et årsoverblik. Ofte ligger de virkelige omkostninger 30-50% højere end bare produktprisen.

Hvilke ingredienser kan jeg bedst købe ind i større mængder for at spare penge?

Holdbare basisprodukter: olivenolie, eddike, tørrede krydderier, ris, pasta og frost. Der får du gode mængderabatter på og de holder sig længe. Køb ikke friske produkter i stor stil medmindre du er sikker på at du bruger dem inden udløbsdatoen. Beregn altid din kostpris per portion, inklusive hvad du kasserer.

Prøv gratis