Hvordan holder du styr på lageret for forskellige events og bestillinger?

Du holder styr på lageret til events ved at sætte et system op der knytter dine ingredienser til specifikke bestillinger og events. Det forhindrer mangler, reducerer madspild og lader dig med det samme se hvad der pr. event stadig er på lager. Tildel produkter til en specifik ordre og hold dine lister ved, så booker du aldrig de samme kasser dobbelt ved flere events på samme tid.

Hvorfor er det vigtig at holde styr på lageret til events?

God lagerkontrol er grundlaget for en vellykket event, fordi det beskytter dig mod dyre fejl og mod et dårligt rygte. Hvis du ikke fører styr på tingene, kommer du til kort på noget under en event, og det mærker kunden først.

De økonomiske konsekvenser af dårligt lagerstyring er betydeligt. Du køber for meget ind, så produkter fordærves, eller for lidt, så du må lave dyre nødkøb i sidste øjeblik. Det rammer din avance direkte og giver uforudsigelige omkostninger.

Madspild opstår oftest fordi der ikke er overblik. Ved du ikke præcis hvad der ligger på lager, bestiller du automatisk mere end nødvendigt. Det koster dig penge, og du smider mad væk du kunne have solgt.

Dit rygte er måske den største risiko. Kunderne går ud fra at du har styr på det. Kommer du til kort på ingredienser under en event, bliver det hængende, og næste ordre går til en anden.

Hvilke metoder findes der til lagerbeholdning?

Du kan vælge mellem lister du selv holder i Excel eller på papir, løse apps, eller specialiseret lagersoftware. Hvert system har fordele og ulemper, afhængigt af hvor stor din virksomhed er og hvor meget der løber parallelt.

At holde det selv virker perfekt til et lille cateringfirma med et begrænset antal produkter. Excel kan mere end papir, fordi det regner med for dig. Ulempen er at du bruger meget tid på at indsætte data og fejlrisikoen vokser så snart der kører flere events parallelt.

Apps og software i clouden gør mere arbejde for dig. Du opdaterer lageret straks fra din telefon ude i lagerrummet og får bedre oversigter tilbage. De systemer passer til virksomheder der vokser og har brug for mere styr på tingene.

Specialiseret cateringlagersoftware knytter du din lagerbeholdning til resten af din forretning. Ingredienser hænger automatisk på dine retter og dine tilbud, så dine indkøb automatisk bliver beregnet pr. leverandør. Det sparer tid og undgår fejl på de uger hvor alt løber parallelt.

Hvordan organiserer du lager for flere events på samme tid?

Organisér dit eventlager ved at give hver event en unik kode og tildele produkter specifikt til disse koder. Det forhindrer forvirring og dobbelt booking når du kører flere ordrer parallelt.

Gør brug af et reserveringssystem hvor du "booker" ingredienser til specifikke events så snart du godkender et tilbud. Derigennem ved du præcist hvor meget lager der er tilgængeligt for nye ordrer og undgår overbooking af populære produkter.

Planlæg dine indkøb pr. uge i stedet for pr. event. Saml alle eventbestillinger og bereg det samlede behov pr. ingrediens. Det giver dig bedre indkøbspriser og reducerer den administrative byrde af mange små bestillinger.

Hold en buffer til hvad du ikke kan forudsige. Reserver omkring 5-10% ekstra af de ingredienser du ikke kan undvære, til sene ændringer eller uheld undervejs. Den buffer sparer dig stress på selve dagen.

Sæt et fast tidspunkt hver uge hvor du gennemgår dit lager, fx mandag morgen inden du sender bestellingerne ud. At gennemgå køl og det tørre lager én gang om ugen tager en halv time, og det sparer dig for et nødkøb til grossisten lørdag.

Hvad er de største udfordringer ved lagerbeholdning til catering?

Letfordærvelige produkter udgør den største udfordring, fordi de har en begrænset holdbarhed og kræver nøje planlægning. Du skal købe de rette mængder på det rette tidspunkt for at garantere friskhed uden spild.

Sene ændringer i gæsteantal forekommer ofte og forstyrrer din lagerbeholdning og planlægning. Kunderne aflyser eller tilføjer gæster, og du skal omstille hurtigt. Det kræver fleksible systemer og god kommunikation med leverandører.

Sæsonbestemt tilgængelighed af ingredienser påvirker både pris og kvalitet. Nogle produkter er ikke tilgængelige hele året eller bliver dyrere i visse perioder. Det kræver forhåndsplanlægning og alternative opskrifter.

En leverandør der ikke leverer, vælter hele din planlægning. Ligger bestillingen ikke der torsdag, skal du inden for en time have noget andet. Den risiko reducerer du ved pr. produktgruppe at arbejde med flere leverandører og på forhånd at beslutte hvad du så gør.

Dit lagerrum er den stille begrænsning. To bryllupper samme weekend betyder dobbelt så meget køling, og den plads har du ikke bare. Derfor skal du når du accepterer en ordre også lige tænke efter hvor tingene skal stå.

Hvordan undgår du madspild til events?

Undgå madspild ved at beregne dine portioner nøjagtigt, ud fra eventypen og din egen erfaring. Regn videre end antallet af gæster: hvem der kommer, hvad de spiser og hvor længe det tager, bestemmer sammen hvor meget der skal til.

Systemer der holder styr på dit lager nytter kun hvis du bruger dem før du bestiller. Planlæg dine indkøb smart ved først at kontrollere dit eksisterende lager før du placerer nye bestillinger. Brug princippet "først ind, først ud", hvor du bruger de ældre produkter først. Det undgår at ingredienser ubevidst går over deres udløbsdato.

Sørg for at du kan gøre noget ved dine overskud. Hold et par opskrifter klar der bruger rester, eller giv brugbare overskud til en fødevarebank i nærheden. Det sparer spild og det ser godt ud i dit område.

Hold styr på dit cateringinventar og tilpas dine indkøb til hvad du rent faktisk har brugt. Skriv op hvilke retter der sælger godt og hvilke der ofte bliver til overs, så næste gang regner du skarpere.

Hvilke oplysninger skal du notere pr. produkt?

Noter for hvert produkt de præcise mængder, holdbarhedsdatoen, hvor du køber det, og hvad en enhed koster. Med disse fire oplysninger ved du hvad der ligger, og hvad det er værd.

Hold nøje styr på allergenerne pr. produkt, for sikkerheden af dine gæster og for de regler du skal følge. Noter hvilke produkter der indeholder hvilke allergener, så du over telefonen kan svare med det samme.

Skriv for hvert produkt hvordan det skal opbevares: temperatur, fugtighed og hvor længe det holder efter det er åbnet. Sådan opbevarer du produkter rigtigt og smider ikke væk hvad der har stået forkert.

Registrér også koblingen mellem ingredienser og retter i dit lagersystem. Derigennem kan du automatisk beregne hvor meget af hver ingrediens du skal bruge til specifikke menuer og events. Det sparer dig en aften med at tælle op i dit cateringadministration, og der går mindre galt.

Et godt lagersystem til events sparer dig tid, trykker dine omkostninger og holder dine aftaler med kunder.

Catermonkey knytter dine ingredienser til dine retter og dine tilbud, så dine indkøb pr. leverandør bliver beregnet så snart et tilbud er godkendt. Du får pr. event en liste over hvad du skal hente og hvad der allerede ligger der. Spørgsmål om din egen måde at holde lager på? Tag kontakt med os.

Hyppigt stillede spørgsmål om lagerbeholdning pr. event

Hvordan starter du med at sætte et lagersystem op når du stadig gør det hele manuelt?

Start småt ved først at digitalisere dine mest brugte ingredienser med deres basisoplysninger (mængde, udløbsdato, omkostninger). Vælg et simpelt system som Excel eller en app, og udvid gradvis når du bliver tryg. Begynd med én event ad gangen før du går i gang med flere events parallelt.

Hvad gør du når en leverandør i sidste øjeblik ikke kan levere til en stor event?

Hold en liste over leverandører som kan hjælpe, med deres telefonnummer. Sørg for at du pr. produktgruppe kender mindst to leverandører. Hold samtidig et par opskrifter klar med ingredienser du overalt kan få, så du kan skifte uden at give efter på kvaliteten.

Hvordan beregner du den rigtige buffermængde uden at binde for mange penge i lager?

Start med en buffer på 5% ved events du kender og 10% ved uforudsigelige events eller nye kunder. Hold øje med hvad du faktisk bruger gennem et par events og juster din buffer efter det. Læg bufferen især på de ingredienser du ikke kan få sidste øjeblik andre steder.

Hvilke hyppigt begåede fejl skal du undgå ved lagerbeholdning til events?

Undgå at dobbeltbooke ingredienser til forskellige events, glemme leveringstid ved indkøb, og ikke tjekke udløbsdatoer på eksisterende lager. Også en menuændring der ikke bliver registreret i dit lagersystem medfører næsten altid et underskud eller et overskud.

Hvordan håndterer du sæsonprodukter i din lagerplanlægning?

Planlæg dine menuer på forhånd og tjek tilgængeligheden af sæsonprodukter hos dine leverandører. Udvikl alternative opskrifter til når visse ingredienser ikke er tilgængelige eller for dyre. Overvej at fryse eller konservere sæsonprodukter når de er billige og af god kvalitet.

Hvornår er det tid til at skifte fra Excel til specialiseret cateringsoftware?

Skift når du har mere end 5 events pr. måned, laver regelmæssigt fejl i dine beregninger, eller bruger meget tid på manuel dataindtastning. Også hvis dit team vokser og flere mennesker har brug for adgang til lagerdata, er professionel software investeringen værd.

Hvordan sørger du for at dit team konsistent opdaterer lagerdata?

Lav klare regler om hvornår og hvordan nogen opdaterer lageret. Udpeg én person der er ansvarlig for lagerkontrol og sæt den ugentlige runde ind i vagtplanen. Vælg et system der giver besked og som du kan opdatere fra din telefon, for hvad der er besværligt gør ingen.

Prøv gratis