Hvilken horeca-software har du egentlig brug for?

Horeca-software er et bredt begreb for helt forskellige systemer. En kasse, en vagtplan-app, bogholderisoftware og cateringsoftware sælges allesammen under samme navn, mens de løser helt forskellige problemer.

Når nogen googler "horeca-software" for at få sin papirbaserede administration på computeren, ender de derfor let hos det forkerte type system. I denne artikel giver vi et overblik over de vigtigste kategorier, så du ved hvilken horeca-software der passer til hvad du egentlig ønsker at løse.

Fire hovedkategorier, fire forskellige problemer

Hvad de fleste horecaejere kalder "horeca-software" deles i fire slags systemer. De nævnes ofte i samme åndedrag, men løser hver sit problem:

• Kassasystemer (POS): afregn ved bordet eller ved skranken, send kvitteringer til køkkenet, håndter betalinger.
• Personaleplanlægning: lav vagtplaner, planlæg vikarer, registrér timer.
• Bogholderi og fakturering: send fakturaer, håndter moms, hold styr på administrationen.
• Catering- og eventsoftware: lav tilbud, saml menuer, planlæg personale og indkøb omkring et event eller en skiftende plan.

En horecaforretning bruger ofte flere af disse kategorier side om side. Det bliver problematisk først når du forventer at ét system løser alle fire problemer, eller når du søger på "horeca-software" uden at vide hvilken af de fire du skal bruge.

Kassasystemer: til skranken eller ved bordet

Et kassasystem er beregnet til forretninger med løbende, løse salg: en café, en lunchrestaurant, en restaurant med menu. Det handler om at afregne hurtigt og om kvitteringer der straks når det rigtige køkkensted.

For et cateringfirma eller selskabslokale der arbejder med tilbud og forudaftalte menuer, løser et kassasystem det forkerte problem. Der er ingen løbende, løst salg at afregne, og beløbene ligger fast før første gæst ankommer.

Personaleplanlægning: vagtplaner der passer til din travlhed

Personaleplanlægning går specifikt på hvem der arbejder hvornår. Lav vagtplaner ud fra forventet travlhed, kontakt vikarer hvis nogen falder fra, registrér timer til lønnen.

For en horecaforretning med skiftende, ugentlig bemanding er det sædvanligvis et system ved siden af anden slags software, ikke i stedet for det. Spørgsmålet er især om de timer du planlægger her også kommer andre steder, eller om nogen skal taste dem igen.

Bogholderi og fakturering

Bogholderisoftware håndterer den økonomiske del: fakturaer, momsangivelser, årsregnskab. Den slags systemer er ikke lavet til horeca, men bliver brugt af næsten ethvert firma.

For cateringfirmaer og selskabslokaler handler spørgsmålet sjældent om de skal bruge bogholderisoftware. Spørgsmålet er om deres fakturering glider godt sammen med tilbuddet og planlægningen, eller om de skal skrive beløb to gange.

Catering- og eventsoftware: hvor Catermonkey hører hjemme

Den fjerde kategori er lavet til virksomheder der arbejder med tilbud, skiftende menuer og events i stedet for løbende løst salg. Cateringfirmaer, selskabslokaler, hoteller med mad-og-drikke afdeling, food trucks der kører på bestilling.

Her handler det ikke om en kasse ved skranken, men om hele forløbet fra forespørgsel til faktura: lav et tilbud, fastlæg menu og antal, planlæg indkøb og personale efter det, og send faktura bagefter. Catermonkey er bygget til det, med særlige fokusområder for cateringfirmaer, selskabslokaler og hoteller.

Hvilken type passer til din forretning?

Hvis du hovedsagelig har løbende, løst salg ved bordet eller ved skranken, søger du først og fremmest et kassasystem. Hvis du hovedsagelig arbejder med tilbud, forudaftalte menuer og skiftende events, som et cateringfirma, selskabslokale eller hotel med banketfunktion, søger du cateringsoftware.

Personaleplanlægning og bogholderi er i begge tilfælde en tilføjelse og ikke en erstatning. Spørgsmålet er så især om de passer godt til dit hovedsystem, så du ikke stadig skriver data over mellem løse systemer.

Hyppigt stillede spørgsmål

Har et cateringfirma brug for et kassasystem?

Sædvanligvis ikke som hovedsystem. Et cateringfirma arbejder med tilbud og forudaftalte beløb, ikke med løbende løst salg ved en skranke. Har du derved en fast lokation eller en food truck med løst salg, giver et kassasystem mening der.

Kan jeg dække alle fire kategorier med ét system?

Nogle leverandører prøver det, men i praksis er hver type software stærkest i sin egen kategori. Vigtigere end at putte alt i ét system, er at systemerne du bruger passer godt sammen og du ikke skal taste noget to gange.

Passer cateringsoftware også til et hotel?

For mad-og-drikke-delen af et hotel, som morgenmad, banketsale og gruppeordninger, ja. For selve værelseslejen skal du bruge et særskilt hotelsystem (PMS), som håndterer noget helt andet end cateringsoftware.

Hvorfor rangerer en kassasystem-sammenligner højere på "horeca-software"?

Fordi kassasystemer er den største og mest søgte kategori i horeca-software: næsten hver horecaforretning med løst salg har brug for én. Det gør den stadig ikke til den rigtige kategori for et cateringfirma eller selskabslokale, det gør den kun til det mest søgte begreb.

Hvilke horeca-værktøjer skal jeg bruge hvis jeg lige starter?

Start med problemet som koster dig mest nu. Sælger du ved skranken, så er det kassasystemet. Sender du tilbud, så er det cateringsoftware. Resten kommer senere, fordi et system du ikke har brug for endnu, bruger du alligevel ikke.

Hvad koster horeca-software cirka?

Næsten alt på det her marked går pr. måned og pr. bruger eller pr. lokation. Kig også på engangsomkostningerne for opsætning og udstyr, for kassasystemer ligger der ofte det største beløb.

Catermonkey er kategorien cateringsoftware: fra forespørgsel til faktura på ét sted, så du ikke holder tilbuddet, indkøbene og personalet for det samme event i tre løse systemer.

Prøv gratis