Planlægge personale i restauration: vagtplaner der passer med din travlhed

En vagtplan for en restaurant er aldrig helt færdig, fordi travlheden fra sidste uge ikke siger alt om næste uge. For meget personale koster unødigt løn, for lidt personale koster borde, ventetid og frustrerede gæster. I denne artikel læser du, hvordan du laver en ugevagtplan, der passer til din forventede travlhed, hvordan du håndterer en syg medarbejder på en travl aften, og hvordan du undgår, at planlægning bliver en ugentlig improvisering.

Hvorfor en fast vagtplan ikke virker

En restaurant har ikke en fast travlhed, selv om det kan se sådan ud ved første blik. En almindelig tirsdag i januar trækker et anderledes antal gæster end en fredag aften i juni, og en terrasse ændrer beregningen helt. En vagtplan, som du laver én gang og siden gentager, planlægger strukturelt for meget personale på rolige services og for lidt på travle. Begge koster penge: det første i unødig løn, det andet i langsom service og gæster, der ikke kommer tilbage.

Byg din vagtplan på forventet travlhed, ikke på vane

Se på det, du allerede ved, inden du laver en vagtplan: hvor mange gæster havde du sidste uge på samme dag, er der et arrangement i nærheden, er det ferie, er der en helligdag i løbet af ugen. Reserveringer, der allerede er kommet ind, giver en fast nedre grænse; resten er et skøn baseret på mønstre, du kan se komme efter et par måneders tid.

• Planlæg først din faste kerne ind: de mennesker, der er nødvendige ved hver service, uanset travlhed.
• Tilføj derefter fleksible timer på de services, du forventer bliver travle.
• Hold dig til ét tidspunkt pr. uge, hvor du fastlægger vagtplanen for den kommende uge, så det ikke bliver en daglig genberegning.

Hvad du gør, når nogen melder sig syg

En sygmelding på en travl aften kan ikke undgås, men den kan håndteres, hvis du har tænkt på det på forhånd. Ved på forhånd hvem der kan ringes op og på hvilke services, i stedet for selv at skulle finde ud af, hvem der stadig kan nås ved en sygmelding. En kort liste med hvem der normalt arbejder på hvilken service og hvem man ringer til først ved fravær, sparer meget panik på selve dagen.

Afvej lønomkostninger mod forventet omsætning

At planlægge personale efter øjemål fører næsten altid til for mange timer på rolige services, fordi ingen tør sige bagefter, at en medarbejder kunne være sendt hjem. Regn groft ud pr. service, hvad den forventede omsætning er og hvad de planlagte lønomkostninger er: hvis det forhold er strukturelt skævt på særlige dage, er det et signal om at justere vagtplanen på disse dage, ikke at lade det være, som det altid har været.

En vagtplan, der passer med din travlhed, er ikke et spørgsmål om hårdere planlægning, men om at planlægge på basis af det, du allerede ved i stedet for ud fra vane. Med en fast kerne, fleksible timer til travle services og en klar linie for fraværelse, behøver du hver uge mindre at improvisere.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan laver du en god vagtplan til restauration?

Start med en fast kerne, der er nødvendig ved hver service, og fyld den på med fleksible timer på de services, du forventer bliver travle baseret på reserveringer, tidligere uger og kalender. Fastlæg det på et bestemt tidspunkt hver uge i stedet for at justere dagligt, og hold en liste over hvem der kan ringes op, hvis nogen bliver væk.

Hvor langt i forvejen er det bedst at lave en personalevagtplan?

De fleste restauranter planlægger omkring en uge i forvejen, med en fast kerne, der fastlægges længere i forvejen, og fleksible timer, som du justerer, når reserveringer og forventet travlhed bliver tydeligere.

Hvordan undgår jeg at planlægge for meget personale?

Planlæg efter forventet travlhed pr. dag i stedet for efter et fast mønster, og regn periodisk efter, om lønomkostningerne pr. service står i forhold til den omsætning, som servicen normalt genererer.

Hvad gør jeg, hvis nogen melder sig syg på en travl aften?

Hold en liste over hvem der kan ringes op og på hvilke services, så du ved en sygmelding straks ved hvem du ringer til først i stedet for selv at skulle finde ud af det.

Er personaleplanlægning på en restaurant anderledes end til et cateringsarrangement?

Ja. Ved et arrangement planlægger du personale én gang til én fast bemanding. På en restaurant laver du hver uge en ny vagtplan, der passer til skiftende travlhed, med en fast kerne og fleksible timer omkring den.

Vagtplan og travlhed nemmere at koordinere? Det gør du med Catermonkey.

Prøv gratis